FAKTURAFLÖDE: STEG, MATCHNING OCH ATTEST.
Gör fakturaflödet kontrollerbart innan ni automatiserar. Skriv källor, bevis, undantag och godkännande – utan att koppla in ett ekonomisystem.
Av Caspian Almerud · Läs om Caspian
Vad är ett fakturaflöde?
Ett fakturaflöde är vägen en faktura tar från att den tas emot eller skapas till att den är attesterad, betald och bokförd. För leverantörsfakturor ser stegen oftast ut så här:
- Mottagning: fakturan kommer in som e-faktura, PDF eller papper.
- Tolkning och registrering: uppgifterna läses av och läggs in i ekonomisystemet.
- Kontering: fakturan får konton, ofta med förslag från regler eller mallar.
- Kontroll: fakturan stäms av mot order eller avtal och mot leveransen.
- Attest: en behörig person godkänner fakturan.
- Bokföring och betalning: fakturan bokförs och betalas på förfallodagen.
- Arkivering: fakturan och underlagen sparas så att de går att hitta igen.
Samma begrepp används för kundfakturor. Där går flödet från fakturaunderlag till utskick, inbetalning och avstämning i kundreskontran.
E-faktura eller PDF?
En PDF som skickas med e-post är inte en e-faktura. En e-faktura är en strukturerad fil som mottagarens system kan läsa direkt, utan tolkning. Säljer ni till offentlig sektor ställs krav på e-faktura.
Tvåvägs- och trevägsmatchning
Vid tvåvägsmatchning jämförs fakturan med ordern eller avtalet. Vid trevägsmatchning jämförs den också med ett leverans- eller utförandebevis. Verktyget utgår från tre bevis, eftersom det gör det tydligt var en avvikelse uppstår.
Fakturaflödet som arbetsflöde: attest och undantag
Ett fungerande arbetsflöde för fakturor anger vem som attesterar, vilka beloppsgränser som gäller och vart avvikelser tar vägen. Det är ofta här flödet fastnar: en faktura saknar ordernummer, beloppet stämmer inte eller attestanten är borta. Skriv ned de fallen innan ni väljer verktyg.
Följ upp flödet
Mät ledtiden från mottagning till attest, hur många fakturor som fastnar i undantag och hur många som går direkt till attestanten. Då ser ni var flödet behöver ändras och om en automatisering faktiskt hjälper.
Testa fakturaflödet med tre bevis
Matcha faktura, order och leverans innan ni automatiserar. Här finns ingen koppling till bokföring eller ekonomisystem.
Innan ni väljer fakturaflödessystem
Fakturaflöden innehåller ofta flera källor och undantag. Tolkning och konteringsförslag går ofta att automatisera. En tydlig automationsgräns lämnar oklara fall, attest och avvikelser hos rätt ansvarig. Beskriv flödet och undantagen först, och jämför sedan system mot samma exempel.
För system och data kan du skapa en integrationsbrief. För en generell beredskapskontroll finns Automationskollen.
Resultatet är ett lokalt beslutstöd. Det är inte bokföringsråd, offert, garanti eller en koppling till ett ekonomisystem.
Frågor om fakturaflöden
Vad är skillnaden mellan fakturaflöde och fakturahantering?
Orden används ofta om samma sak. Fakturahantering brukar syfta på arbetet med fakturorna, medan fakturaflöde beskriver vägen fakturan tar mellan steg, system och personer. Det är flödet som behöver vara tydligt innan något automatiseras.
Kan hela fakturaflödet automatiseras?
Mottagning, tolkning och matchning går ofta att automatisera långt. Attest, avvikelser och fakturor utan tydlig order brukar fortfarande behöva en människa. Verktyget hjälper er att se var den gränsen går i ert flöde.
Vad gör Fakturaflödeskollen?
Den hjälper er att beskriva vilken information som ska matchas och var en människa måste godkänna eller hantera ett undantag.
Varför behövs tre bevis?
Faktura, order eller avtal och leverans- eller utförandebevis ger olika delar av bilden. Tre bevis gör gränsen synlig innan ni provar en liten automation.
Är verktyget kopplat till bokföring?
Nej. Det finns ingen systemkoppling, ingen import och ingen uppladdning. Skriv bara roller och exempel utan verkliga kund- eller leverantörsuppgifter.