Exempel på processautomatisering i mindre företag

Vad är processautomatisering?

En process är ett arbete som upprepas med ungefär samma steg: en order kommer in, en ny kund ska komma igång, en månadsrapport ska ut. Att automatisera administrativa processer handlar om att låta system sköta de steg som följer fasta regler, som att flytta uppgifter mellan system, skapa dokument från en mall eller skicka en påminnelse när något har legat för länge.

Det som inte följer fasta regler stannar hos människor. Att godkänna en avvikande faktura, säga ja till en offert med ovanlig rabatt eller avgöra om en kund är rätt för er är beslut, inte steg. En bra automation gör de besluten lättare att fatta, med rätt underlag på rätt ställe, i stället för att låtsas att de inte finns.

Verktygen kan vara inbyggda funktioner i Fortnox, Visma eller ert CRM, kopplingsverktyg som Zapier, Make eller n8n, en databas som Airtable eller ibland en egen lösning. Valet av verktyg kommer sist. Först behöver ni veta hur arbetet faktiskt går till.

Så väljer du den första processen

Den bästa första processen är sällan den som irriterar mest. Det är den som är tråkigast på ett förutsägbart sätt. Leta efter arbete som görs ofta, följer tydliga regler, ser ungefär likadant ut från vecka till vecka, går att mäta och inte orsakar stor skada om något blir fel under ett test. Leverantörsfakturor och påminnelser brukar passa. Lön och avtal med kunder brukar inte vara rätt första test, eftersom felen kostar mer.

Innan något byggs, kartlägg hur arbetet går till i dag. Vad startar det? Vilka steg görs, av vem, i vilket system? Vilken information behövs i varje steg? Och framför allt: vilka undantag finns, och hur löses de i dag? Undantagen är oftast där tiden går. Om de inte syns i kartan kommer automationen att bygga in dem som fel. Mer om det i guiden om processkartläggning före automatisering.

Fördelar med processautomatisering, ärligt beskrivna

Den vanligaste fördelen är färre avskrivningsfel, eftersom samma uppgift inte skrivs in på flera ställen. Den näst vanligaste är att arbetet blir jämnare: det görs på samma sätt oavsett vem som har semester. Ofta blir det också lättare att se var ett ärende befinner sig.

Hur mycket tid som sparas går inte att säga i förväg. Det beror på volym, hur många undantag som finns och vad automationen kostar att underhålla. Mät hur lång tid arbetet tar i dag innan ni börjar, och jämför efter ett avgränsat test. Den som lovar en siffra utan att ha sett er process gissar.

Ett exempel från mitt eget arbete

På webbplatsen finns ett gratis verktyg för processkartläggning. Där beskriver du steg, ansvar, system och undantag i en process. Jag trodde att det viktiga var frågorna och kalkylen. När jag testade det visade det sig att det viktiga var något annat: att du kan ta med dig arbetet därifrån.

Den första versionen såg ut att erbjuda nedladdning, men det fungerade inte pålitligt. Jag byggde om exporten så att du får den aktuella processen som användbara filer, en CSV-fil för kalkylprogram och en läsbar rapport i textformat. Om något saknas, till exempel ett namn på processen, står det tydligt vad som behöver kompletteras.

Lärdomen gäller all processautomatisering. Den är klar när det som kommer ut går att använda, inte när knappen ser rätt ut.