Zapier eller n8n? Så väljer du för ett litet företag

Är du ensam och har ingen teknisk hjälp, välj Zapier. Har du en konsult att ringa, eller är du van att läsa data och felmeddelanden, välj n8n, antingen i molnet eller på en egen server.

Båda kopplar ihop dina appar så att en händelse i den ena startar ett flöde i den andra. Skillnaden ligger i vem som underhåller maskineriet, hur felen syns och hur du betalar. Jag bygger i båda verktygen, så rekommendationen här utgår från vem som ska sköta flödet, inte från vilket som är roligast att bygga i.

Det här behöver du veta innan du väljer

Svara på tre frågor först:

Vem ska laga flödet när det går sönder: du, en kollega eller en konsult?
Vilka appar måste kopplas? Skriv listan, särskilt svenska system som Fortnox, Visma eller Bokio.
Hur många steg har flödet, och hur ofta körs det? Det styr kostnaden.

Jämförelsen på sex punkter

Vem underhåller. Zapier driver tjänsten, och du underhåller zapparna och kopplingarna. I n8n Cloud sköter n8n hosting, uppdateringar och skalning. På egen server är det ditt ansvar. Flödena underhåller du själv i båda.
Hosting. Zapier finns bara i Zapiers moln. n8n finns som n8n Cloud eller på en egen server.
Appar. Zapier uppger över tio tusen appar. n8n har hundratals inbyggda noder, community-noder och en HTTP Request-nod för tjänster med öppet API. Antalet säger lite: det avgörande är om just dina appar har de åtgärder du behöver. Kolla båda applistorna. Jag har inte kontrollerat varje svenskt system här.
Felhantering. Zapier har Zap history och omkörning av felaktiga steg, samt autoreplay och omkörning av hela zapen på betalda planer. n8n har körningslista, Retry On Fail och On Error per nod och ett felflöde med Error Trigger. Larmet bygger du själv, så n8n ger fler verktyg och Zapier mer färdigt.
Kostnadsmodell. Zapier räknar tasks, alltså lyckade åtgärder, så fler steg ger fler tasks. n8n Cloud räknar körningar av hela flödet oavsett antal steg, och bara skarpa körningar räknas, inte manuella tester. En kedja på tio åtgärder i andra appar blir tio tasks men en körning. På egen server är programvaran gratis i Community Edition, men servern och din tid är det inte. Räkna steg gånger körningar och se aktuell prislista hos båda. Ett räkneexempel med listpriserna finns i Vad kostar automatisering för ett litet företag?.
Kunskap. Zapier kräver ingen kod, se din första zap steg för steg. n8n Cloud kräver ingen installation men har enligt min erfarenhet en mer teknisk editor, och egen server kräver serverkunskap.

Ett förbehåll om delning: i n8n Community Edition kan flöden och inloggningsuppgifter inte delas. Bara instansägaren och skaparen når dem, vilket spelar roll om en konsult ska hjälpa dig.

Så väljer du, steg för steg

Skriv upp ditt viktigaste flöde: trigger, steg, appar och hur ofta det körs.
Kontrollera att båda verktygen har apparna du behöver.
Svara ärligt på vem som tar larmet en torsdag eftermiddag.
Räkna steg gånger körningar per månad.
Välj efter rekommendationerna nedan.

Rekommendation efter situation

Du är ensam utan teknisk hjälp: Zapier. Någon annan driver tjänsten, felen syns i en historik du kan läsa och du behöver inte veta vad en server är.
Du har en konsult att ringa eller är van vid data och felmeddelanden: n8n Cloud. Du slipper servern men får mer kontroll, och kostnadsmodellen kan gynna flöden med många steg.
Du eller någon du litar på är bekväm med en VPS och vill styra var datan ligger: n8n på egen server. Läs först Self-hosta n8n i Sverige? Du köper kontroll – och tar över driften. Det är inte billigare av sig självt, för någon måste äga uppdateringar, säkerhetskopior och larm.
Båda: Ett enkelt flöde i Zapier och ett tungt i n8n går bra, men du får två ställen att felsöka. Gör det när du vet varför.

Räkna med att bygga om, inte flytta, om du byter senare.

Så vet du att du valt rätt

Bygg samma verkliga flöde i båda en kväll. Zapier har en gratisplan, n8n Cloud har en gratis provperiod och Community Edition är gratis att köra själv. Titta sedan på fyra saker: hur lätt det var att se vad som hände vid det första felet, om du kan förklara flödet för någon annan, vad siffrorna säger om dina körningar, och vem du skulle ringa när det stannar.

Vanliga fel

Att välja efter pris utan att räkna steg och körningar.
Att välja n8n på egen server för att programvaran är gratis, och glömma driften.
Att anta att varje app finns som färdigt steg.
Att börja med två verktyg samtidigt.
Att bygga utan att någon är namngiven ägare till flödet.

Begränsningar

Körs flödet två gånger i månaden räcker en checklista. Ibland räcker också en färdig koppling i ditt eget system.
Hanterar flödet personuppgifter behandlar en molntjänst dem normalt åt dig, medan du på egen server själv ansvarar för driften och skyddet. IMY beskriver rollerna. Det här är inte juridisk rådgivning, så avgör med någon som kan.

Källor

Vanliga frågor

Är n8n gratis?

Community Edition går att köra själv utan licensnyckel, men servern och driften kostar tid och pengar. n8n Cloud har en provperiod och därefter betalda planer. Zapier har en gratisplan med tydliga gränser. Se aktuell prislista hos båda.

Är n8n svårare än Zapier?

n8n anger att Cloud inte kräver teknisk kunskap för driften, men editorn är enligt min erfarenhet mer teknisk. På egen server behöver du kunna hantera servrar, uppdateringar och säkerhetskopior.

Kan jag byta senare?

Ja, men räkna med att bygga om flödena i det nya verktyget. Det är ett skäl att välja noga med det första flödet.

Vad är skillnaden mellan en task och en körning?

En task i Zapier är en lyckad åtgärd, så ett flöde med fem åtgärder förbrukar fem per körning. En körning i n8n Cloud är ett helt flöde från start till slut, oavsett antal steg.

Fastnar du?

Att välja verktyg och bygga det första flödet är något jag gör åt enmansföretag och små team, ofta på en eller två timmar tillsammans på skärmen. Om du har fastnat i valet, eller hellre vill att jag sätter upp det och lämnar över det dokumenterat, mejla mig med rubriken "Fastnat: Zapier eller n8n". Skriv vilka verktyg du använder och var det tog stopp, så svarar jag med vad jag tror det tar. Jag sitter i Stockholm och jobbar med hela Sverige på distans. Vill du först se om flödet alls är värt att automatisera finns Automationskollen. Min sida om automatisering med Airtable, Zapier och n8n visar vad jag gör i båda.

Zapier eller n8n för ett litet företag: så väljer du