Automatisera onboarding av nyanställda: checklista och flöde

I ett litet företag automatiserar du onboarding av nyanställda bäst genom att låta ett enda formulär starta allt som annars hänger på ditt minne: en checklista med datum, påminnelser till dig och den som ska fixa kontot, och ett välkomstmejl med det den nya behöver veta. Själva kontot, avtalet och samtalet första dagen gör du fortfarande själv. Det automationen tar bort är att något glöms.

Det som absolut inte får glömmas är den skriftliga informationen om anställningen. Enligt lagen om anställningsskydd ska de viktigaste villkoren lämnas skriftligt så snart som möjligt och senast den sjunde kalenderdagen efter att personen börjat arbeta. Det är ett bra första datum att lägga in i flödet.

Vad lagen kräver att du lämnar skriftligt

Lagen om anställningsskydd, 6 c §, räknar upp vad den skriftliga informationen minst ska innehålla. Senast sju kalenderdagar efter första arbetsdagen ska bland annat det här vara lämnat:

namn och adress på dig som arbetsgivare och på den anställde, tillträdesdag och arbetsplats
arbetsuppgifter och titel
anställningsform: tills vidare, tidsbegränsad eller provanställning, med uppsägningstider, slutdag eller prövotid. Gäller det en särskild visstidsanställning ska slutdagen och formen lämnas redan när anställningen ingås.
lön och andra löneförmåner, och hur ofta och hur lönen betalas
normal arbetstid per dag eller vecka
vad som gäller för övertid eller mertid, i förekommande fall
hur långt i förväg arbetstiden förläggs, i förekommande fall

En del uppgifter har längre frist. Rätt till utbildning, semesterns längd, regler för att avsluta anställningen, arbetsgivaravgifter och socialt skydd samt kollektivavtal ska lämnas senast en månad efter första arbetsdagen. Vissa uppgifter får lämnas som en hänvisning till lag eller kollektivavtal. Läs hela paragrafen hos Riksdagen för detaljerna. Det här är inte juridisk rådgivning, så har du frågor om just din anställning, fråga någon som kan arbetsrätt eller din arbetsgivarorganisation.

Checklistan för första veckan

Skriv checklistan en gång, så kan flödet kopiera den för varje ny person. Ett förslag att utgå från:

Innan första dagen

Avtal och skriftlig information klar för underskrift.
Konto för mejl och kalender skapat.
Tillgång till de system personen behöver, och inget mer.
Utrustning beställd: dator, telefon, nycklar eller passerkort.
Välkomstmejl med tid, plats och vem personen möter.

Första dagen

Genomgång av säkerhet: lösenord, tvåstegsverifiering, vad man gör om något ser konstigt ut.
Var dokument, rutiner och kunder finns.
Vem man frågar om vad.

Senast dag sju

Den skriftliga informationen enligt 6 c § lämnad.
Uppföljningssamtal bokat.

Senast efter en månad

Resterande skriftlig information lämnad.
Uppföljning: vad fungerar, vad saknas.

Flödet: från formulär till checklista

Mönstret är detsamma oavsett verktyg. Ett formulär fyller du i när någon tackat ja. Formuläret skapar en checklista för personen med datum räknade från första arbetsdagen, och skickar påminnelser när något närmar sig.

Formuläret. Namn, titel, första arbetsdag, chef eller kontaktperson och vilka system personen behöver. Fråga inte efter mer än flödet använder. Personnummer, lön och bankuppgifter hör hemma i lönesystemet, inte i ett formulär och ett ark.
Checklistan. Flödet kopierar mallen till en ny lista eller en ny flik med personens namn, och räknar ut datumen: dagen före start, första dagen, dag sju och en månad.
Uppgifterna. Varje punkt blir en uppgift med förfallodatum hos den som ska göra den. Ingen extra app behövs om ni redan har en uppgiftslista, se Microsoft To Do eller Planner eller Google Tasks och kalendern som uppföljning.
Påminnelserna. Ett mejl eller meddelande dagen innan något ska vara klart, särskilt dag sju. Mönstret för påminnelser från ett ark finns i automatiska påminnelser från Google Sheets.
Välkomstmejlet. Ett utkast med personens namn, tid och plats, som du läser och skickar själv.

I Microsoft 365 kan du bygga detta i Power Automate med Microsoft Forms, Excel eller en SharePoint-lista och Outlook. Microsoft 365 för företag ger rätt att köra molnflöden med standardkopplingar, och Forms, Excel Online, SharePoint och Outlook är standardkopplingar, så det kostar oftast inget extra. Premiumkopplingar kräver en separat licens. Se Microsoft Forms till Excel och Teams för det första steget.

I Google Workspace fungerar samma mönster med Google Forms och Sheets, och ett verktyg som Zapier för påminnelserna. Se Google Forms med bekräftelse och lista.

Kontot gör du själv

Att skapa användarkontot är ett par minuter i administratörsvyn, och det är ett steg där ett fel blir dyrt. I Google Workspace lägger du till personen under Directory, Users, Add new user i Admin-konsolen. I Microsoft 365 gör du det under Users, Active users, Add a user i administrationscentret, eller med Add user om du har den förenklade vyn. Två saker är bra att veta:

Det kan kosta. Varje användare i Microsoft 365 behöver en licens, och saknas en lediga kan du köpa fler när du lägger till personen. Google skriver att en ny användare på Flexible-planen automatiskt höjer månadskostnaden, och att den som har årsplan kan behöva lägga till licenser först.
Dela inte konton. Google avråder uttryckligen från att flera personer använder samma konto. Varje anställd ska ha ett eget. Behöver någon utomstående åtkomst, se ge en konsult åtkomst utan att mejla lösenord.

När du lagt till en användare i Microsoft 365 kan du spara inställningarna som en mall att utgå från nästa gång. Det är ett enkelt sätt att slippa komma ihåg vad förra personen fick.

När någon slutar

Samma checklista behövs baklänges: konton som stängs eller stängs av, åtkomst som tas bort, utrustning som lämnas tillbaka och mejl som vidarebefordras. Gör en mall för det också, och starta den från samma ark.

Begränsningar

Uppgifter om anställda är personuppgifter. Samla bara det flödet behöver, bestäm vem som har tillgång till arket och ta bort det som inte längre behövs. Använder du en molntjänst som Zapier behandlar den uppgifterna åt dig, och IMY beskriver vad som gäller för biträden. Det här är inte juridisk rådgivning.
Ett flöde kan påminna om att informationen ska lämnas, men det kan inte avgöra vad som ska stå i den.
Anställer du någon en gång om året kan en checklista i ett dokument räcka. Flödet lönar sig när ni anställer ofta eller när flera personer delar på uppgifterna.

Källor

Vanliga frågor

Hur snabbt måste en nyanställd få skriftlig information om anställningen?

Enligt 6 c § i lagen om anställningsskydd ska de viktigaste villkoren lämnas så snart som möjligt och senast den sjunde kalenderdagen efter att personen börjat arbeta. Vissa uppgifter, som semesterns längd och kollektivavtal, ska lämnas senast en månad efter första arbetsdagen.

Kan jag automatisera att användarkontot skapas?

Det går, men i ett litet företag är det sällan värt det. Att lägga till en användare tar några minuter i administratörsvyn och kan kosta en licens. Låt flödet påminna om att kontot ska skapas och gör själva steget för hand.

Vilka verktyg behöver jag?

Har du Microsoft 365 för företag räcker Forms, Excel eller en SharePoint-lista, Outlook och Power Automate med standardkopplingar. Har du Google Workspace räcker Forms och Sheets, plus ett verktyg som Zapier om du vill ha påminnelser utan att skriva kod.

Ska personnummer och lön ligga i onboardingarket?

Nej. Lägg dem i lönesystemet och låt arket bara innehålla det checklistan behöver: namn, titel, startdatum och vem som ansvarar för vad.

Vill du ha hjälp?

Att bygga ett flöde som det här, och lämna över det dokumenterat, är något jag gör åt små team. Om du anställer och vill slippa hålla checklistan i huvudet, mejla mig med rubriken "Onboarding av nyanställda". Skriv vilka verktyg ni använder och hur ofta ni anställer, så svarar jag med vad jag tror det tar. Jag sitter i Stockholm och jobbar med hela Sverige på distans. Fler exempel finns i exempel på processautomatisering, och mer om vad jag gör på sidan om automatisering med Airtable, Zapier och n8n.

Automatisera onboarding av nyanställda i ett litet företag