Google Sheets påminnelse automatiskt: mejl utan kod

Ett Google Sheet kan inte själv mejla dig på ett datum, men det kan räkna ut vilka rader som är dags för något, och Zapier kan läsa svaret varje morgon och skicka det. Formler i arket avgör vad som ska påminnas, en tidsstyrd zap (Schedule by Zapier) slår upp svaret och Gmail mejlar det till dig. Inget skript behövs.

Guiden är till dig som har avtal som löper ut eller offerter som ska följas upp, och som håller koll på dem i ett ark du öppnar för sällan. När du är klar får du ett mejl på morgonen, bara de dagar något är dags. Räkna med två timmar.

Receptet gäller påminnelser till dig själv, och det jag skriver om Zapier och Google gäller i skrivande stund, oktober 2026. Påminnelser som ska gå till kunder tar jag upp längst ned, med goda skäl att vara försiktig.

Det här behöver du

Ett Google Sheet med en rad per avtal eller offert, rubriker i rad 1 och datum som riktiga datum. Är de högerställda i cellen är de det.
Ett Zapier-konto med flerstegsflöden. Schedule, uppslag och mejl är tre steg, och gratisplanen har tvåstegsflöden enligt prissidan. Se aktuell prislista. Schedule by Zapier och ett uppslag utan träff räknas inte som uppgifter, mejlet gör det de dagar det skickas.
Gmail kopplat till Zapier. Har du aldrig byggt en zap, börja med Zapier för nybörjare.
Svenska funktionsnamn i arket. Formlerna nedan använder dem. Under File, Settings, Display language avkryssar du Always use English function names, vilket kräver ett Google-konto med annat språk än engelska. Formlerna har semikolon mellan argumenten, vilket Kalkylark normalt använder när arkets språk och region är svenska (File, Settings, Locale). Får du ett fel, prova komma.

Steg för steg

Bygg bladet Avtal. Kolumner: A Kund, B Löper ut (datum), C Status (Aktivt, Förnyat eller Avslutat), D Dagar kvar, E Påminn, F Rad. I rad 2:
- D2: =OM(B2="";"";DAGAR(B2;IDAG()))
- E2: =OM(OCH(C2="Aktivt";D2<>"";D2<=30);"JA";"")
- F2: =OM(E2="JA";A2&": "&D2&" dagar kvar";"")
Dra ned formlerna så långt listan kan växa. Påminnelsen kommer varje dag från 30 dagar före slutdatum tills du ändrar Status, också efter att avtalet löpt ut. Det är meningen, och ett minustecken i Dagar kvar betyder att slutdatumet har passerats. Vill du bara ha den vid 30, 14 och 7 dagar byter du D2<=30 mot ELLER(D2=30;D2=14;D2=7).
Samla dagens påminnelser på en egen flik, Påminnelse. A1 heter Text och B1 heter Skicka.
- A2: =OMFEL(TEXTJOIN(TECKENKOD(10);SANT;FILTER(Avtal!F2:F;Avtal!F2:F<>""));"")
- B2: =OM(A2="";"NEJ";"JA")
TECKENKOD(10) är en radbrytning (TECKEN betyder något annat). TEXTJOIN limmar ihop raderna, FILTER väljer de som inte är tomma och OMFEL ger tom text när inget träffar.
Uppföljningar, valfritt. Skapa bladet Offerter: A Kund, B Skickad (datum), C Svar mottaget (Ja eller Nej, där Nej betyder att kunden inte hört av sig än), D Följ upp, E Rad. D2 är =ARBETSDAGAR(B2;5), alltså fem arbetsdagar efter utskick. E2 är =OM(OCH(C2="Nej";B2<>"";D2<=IDAG());A2&": följ upp offerten";""). Byt sedan A2 på fliken Påminnelse till =OMFEL(TEXTJOIN(TECKENKOD(10);SANT;OMFEL(FILTER(Avtal!F2:F;Avtal!F2:F<>"");"");OMFEL(FILTER(Offerter!E2:E;Offerter!E2:E<>"");""));"").
Skapa zapen med trigger Schedule by Zapier, Every Day. Välj klockslag, till exempel 08:00, och sätt Trigger on weekends till nej. Tidszonen är den du ställt in i Zapier-kontot, inte i zapen. Zapier garanterar inte minuten, bara att zapen körs inom några minuter från klockslaget.
Lägg till Google Sheets, Lookup Spreadsheet Row. Välj bladet Påminnelse, Lookup Column Skicka och Lookup Value JA. Skapa ingen rad om den saknas. Låt Successful if no search results are found stå på False, som är standard. När B2 säger NEJ får steget då status halted, vilket inte är ett fel, och inga uppgifter används. Nästa steg använder fält från uppslaget och körs därför inte heller.
Lägg till Gmail, Send Email till dig själv. Ämne: Påminnelser idag. Innehåll: fältet Text från uppslaget.
Testa och slå på. Test step ska visa texten i Data out. Publicera zapen.

Så vet du att det fungerar

Lägg en testrad som löper ut om tio dagar med Status Aktivt. Kolumn F ska visa kundens namn och tio dagar kvar, A2 på Påminnelse samma text och B2 JA. Kör Test step och läs mejlet. Ändra sedan Status till Förnyat: B2 ska bli NEJ och inget mejl komma dagen efter. Titta i Zap history efter första riktiga körningen. Tiderna där visas i UTC.

Vanliga fel

#NAME? i cellerna. Funktionsnamnen är på fel språk. Ändra inställningen under File, Settings eller skriv engelska namn. Byt också semikolon mot komma om arket inte har svenska inställningar.
#VALUE! i Dagar kvar. Datumet är text. Formatera kolumnen som datum, eller använd DATUMVÄRDE.
Zapier hittar inte kolumnen. Zapier skriver att kopplingen bryts när du byter namn på, lägger till, flyttar eller sorterar kolumner, eller byter namn på bladet. Stäng av zapen, ändra, testa om.
Mejlet kommer fel dag eller tid. Kontrollera tidszonen i Zapier-kontot och att zapen är påslagen.
Rader som en annan zap lägger till hamnar långt ned. Zapier räknar rader med formler som fyllda, även om de ser tomma ut.

Begränsningar

Googles eget alternativ är Apps Script, som har tidsstyrda utlösare (time-driven triggers) och kan skicka mejl. Det är kod som du själv måste underhålla, och mejlutskick har dagliga kvoter. Jag nämner det bara. Ligger listan i Excel finns samma idé som påminnelser med Power Automate.

Receptet samlar alla påminnelser i ett enda mejl, så uppslaget behöver bara hitta en rad. Vill du i stället ha ett mejl per kund måste zapen hämta flera rader och gå igenom dem en och en. Lookup Spreadsheet Rows (Advanced) hämtar upp till 500 rader, men det är ett steg upp i svårighet som jag inte går igenom här. Skicka inte automatiskt till kunder innan du testat noga. Mer om det i automatiska påminnelser om bokningar. Betalningspåminnelser för fakturor hör hemma i fakturaprogrammet, se påminnelser om obetalda fakturor i Fortnox. Vill du hellre se datumen i kalendern finns Google Sheets till Google Kalender.

En påminnelse du ignorerar är bara brus, så håll Status uppdaterad. Arket innehåller kundnamn: dela det med få. Det här är praktiska steg, inte juridisk rådgivning, och IMY:s sida om de registrerades rättigheter beskriver vad personerna har rätt att veta.

Källor

Vanliga frågor

Kan Google Sheets skicka mejl automatiskt på ett datum?

Inte av sig själv. Sheets kan räkna ut vilka rader som är dags, men något utanför måste skicka: Zapier med Schedule by Zapier, eller ett Apps Script med tidsstyrd utlösare.

Vad heter TODAY och IF på svenska i Google Sheets?

IDAG och OM. Andra namn i Googles svenska funktionslista är OCH, ELLER, DAGAR, EDATUM, ARBETSDAGAR, ANTAL.OM och OMFEL. Funktionsnamnen visas på svenska när du avkryssat Always use English function names.

Hur ofta kan Zapier köra ett schema?

Varje timme, dag, vecka eller månad, eller med Custom frequency, till exempel varannan vecka eller var tredje månad. Tidpunkten är inte exakt till minuten, utan inom några minuter.

Kostar påminnelserna uppgifter i Zapier?

Schedule by Zapier räknas inte, och inte heller ett uppslag som stannar utan träff. Mejlet räknas som en uppgift de dagar det skickas.

Går det att göra utan Zapier?

Ja, med Apps Script, som kan köra ett skript på schema och skicka mejl. Det kräver kod som du själv underhåller. För de flesta enmansföretag är en zap lättare att förstå och ändra.

Fastnar du?

Det här är ett av de flöden jag bygger åt enmansföretag och små team, ofta på en eller två timmar tillsammans på skärmen. Om du har fastnat på ett steg, eller hellre vill att jag sätter upp det och lämnar över det dokumenterat, mejla mig med rubriken ”Fastnat: Påminnelser från Google Sheets”. Skriv vilka verktyg du använder och var det tog stopp, så svarar jag med vad jag tror det tar. Jag sitter i Stockholm och jobbar med hela Sverige på distans. Vill du först se om flödet alls är värt att automatisera finns Automationskollen.

Automatiska påminnelser från ett Google Sheet, utan kod