AI som skriver formler i Excel och Google Sheets: testa på tre rader

Tre vägar leder till en AI-skriven formel i Excel eller Google Sheets: Copilot i Excel, Ask Gemini i Google Sheets och en vanlig chatt som ChatGPT. Alla tre kan skriva formeln. Det som går fel för svenska användare är sällan logiken utan språket: funktionsnamn som inte finns i din version och komma där Excel vill ha semikolon. Därför testar du varje formel på tre rader där du redan vet svaret, innan den får röra riktiga siffror.

Det tar ungefär 20 minuter per formel. Allt gäller i skrivande stund, oktober 2026. Hittar du en gammal guide som använder =COPILOT(...) i en cell fungerar den inte längre: Microsoft skriver att funktionen togs bort ur Excel den 14 september 2026.

Det här behöver du

• Excel med Copilot: enligt Microsofts FAQ krävs bland annat en företagsprenumeration som ger Copilot Chat eller en Copilot-licens. Etiketten i appen visar vad du har, se Copilot i Microsoft 365.
• Google Sheets med Gemini: Googles sida kräver en berättigad Workspace- eller Google AI-plan. Se Gemini i Google Workspace.
• Eller ChatGPT och liknande: inget extra, men välj konto med omsorg, se guiden för ChatGPT.
• En kopia av filen och tre till fem testrader utan riktiga kundnamn.

Steg för steg

1. Skriv uppgiften och facit först. Till exempel: "Summera belopp i kolumn C för kunder i Stockholm." Räkna ut rätt svar för testraderna själv. Bygg in två knepiga rader: en tom cell och en text där ett tal borde stå.

2. Välj väg och skriv kolumnnamnen exakt.

   • Copilot i Excel: öppna Copilot med ikonen nere till höger och beskriv kolumnen eller raden du vill ha. Microsofts exempelprompter beskriver till exempel en ny kolumn som räknar ut vinstmarginal per produkt. Redigeringsläget ändrar filen direkt och fungerar bara om beräkningsalternativet är Automatic, så arbeta på en kopia. Svenska finns på Microsofts språklista, men Microsoft noterar att Copilot främst tränats på engelska. Be om en förklaring av formeln.
   • Ask Gemini i Google Sheets: klicka Ask Gemini uppe till höger, eller skriv = i en cell och tryck Ctrl+Alt+G (Mac: ⌘+Ctrl+G). Svenska finns i Googles språklista för sidopanelen. Klicka Insert för att lägga in formeln eller Retry för en ny version. Gemini fungerar bäst med ett riktigt Google Kalkylark, så spara en .xlsx-fil som Google Kalkylark först (File, Save as Google Sheets). Chatten försvinner om du laddar om sidan eller stänger arket, så lägg in resultatet direkt.
   • ChatGPT eller annan chatt: klistra in rubrikraden och tre anonymiserade rader, inte hela filen. Skriv: "Jag har svensk Excel (eller Google Sheets med svenska funktionsnamn). Använd svenska funktionsnamn, semikolon mellan argumenten och decimalkomma. Skriv formeln för cell E2 och förklara varje del."

3. Rätta funktionsnamn och skiljetecken. Excel visar funktionsnamn på användarens språk. Microsofts dokumentation för utvecklare visar att =SUM i engelsk Excel blir =SUMME i tysk. Skriver du ett engelskt namn i svensk Excel känner Excel normalt inte igen det, och du får ett namnfel (#NAMN?). Så här ser namnen ut i Microsofts och Googles svenska funktionslistor:

   Engelska	Excel på svenska	Sheets, om du valt svenska namn
   SUMIF	SUMMA.OM	SUMMA.OM
   COUNTIF	ANTAL.OM	ANTAL.OM
   IF	OM	OM
   IFERROR	OMFEL	OMFEL
   VLOOKUP	LETARAD	LETARAD
   XLOOKUP	XLETAUPP	XLOOKUP
   FILTER	FILTRERA	FILTER

   Microsofts svenska exempel skriver argumenten med semikolon och decimaler med komma, till exempel =AVRUNDA(2,15; 1). Samma formel blir =SUMIF(B2:B100,"Stockholm",C2:C100) på engelska och =SUMMA.OM(B2:B100;"Stockholm";C2:C100) på svenska. Vilket tecken Excel accepterar styr Windows listavgränsare och Excels alternativ "Use system separators", enligt Microsofts felsökningssida. Visar Excel att det finns ett problem med formeln, börja med tecknet.

   I Sheets är namnen en inställning: funktioner kan visas på engelska eller på 21 andra språk, svenska inklusive. Du växlar under File, Settings, Display language genom att avmarkera "Always use English function names", och det kräver ett Google-konto med annat språk än engelska. Menynamnen kan vara på svenska eller se annorlunda ut hos dig, så kontrollera vilket läge ditt ark har innan du klistrar in. Googles svenska funktionslista skriver de flesta funktioner med semikolon men inte alla, så testa i ditt eget ark.

4. Lägg in formeln på testraderna. Jämför med facit. Tomma celler, texttal och dubbletter är där de flesta formler brister.

5. Be AI:n förklara formeln del för del, och läs den. Kontrollera vilket intervall den räknar (slutar det på rad 100 missar du rad 101), vilken kolumn den pekar på och om dollartecknen sitter rätt när du drar formeln nedåt.

6. Jämför totalen med ett annat sätt. Markera kolumnen och jämför med summan som visas längst ned i fönstret, eller bygg en PivotTable. Stämmer inte siffrorna ska du inte fylla nedåt.

7. Dokumentera. Skriv formeln, vad den gör, datum och att du testat den i en cellkommentar eller en flik som heter "Läs mig".

Så vet du att det fungerar

Facit stämmer på alla testrader, även de knepiga. Totalen stämmer mot en oberoende uträkning. En ny rad längst ned i listan ger rätt resultat utan att du rör formeln. Ändrar du ett värde i en testrad ändras svaret på rätt sätt.

Vanliga fel

• Engelska namn i svensk miljö. Se tabellen i steg 3.
• Komma i stället för semikolon, eller decimalpunkt i stället för decimalkomma. Ändra till det din version vill ha.
• Tal som egentligen är text. Belopp som importerats med valutatecken eller mellanslag räknas inte. Testraden med text fångar det.
• Copilot ändrar filen direkt. Microsoft varnar för att redigera delade eller känsliga filer, eftersom Copilot ändrar arbetsboken direkt, så arbeta på en kopia.
• Personuppgifter i testraderna. Byt namn mot "Kund A", se GDPR-checklistan.
• AI-funktionen i Sheets förväxlas med formelhjälp. =AI() eller =Gemini() genererar text från en instruktion i cellen, och Google skriver att svaren bara är text och att högst 350 markerade celler genereras åt gången. Den är inte till för uträkningar.

Begränsningar

Microsofts sida avråder från att förlita sig på Copilot i ekonomiska frågor, och Googles sida säger att Gemini inte ska ses som ekonomisk rådgivning. Låt AI skriva formeln men inte avgöra moms, löner eller avdrag. Det här är inte råd om bokföring eller redovisning; din redovisningskonsult avgör.

BFN skriver på sin sida för enskilda näringsidkare att det inte är tillåtet att bokföra i ett program där registreringen kan ändras i efterhand, till exempel Excel. Använd arket för uppföljning, inte som bokföring. Ett ark med flera formler som många redigerar är ofta bättre i en riktig databas, se Airtable som databas. Mer om uppföljning finns i nyckeltal i Google Kalkylark, och fler Excel-uppgifter i Copilot i Word och Excel.

Källor

• Microsoft Support – Frequently asked questions about Copilot in Excel
• Microsoft Support – Generate formula columns and rows with Copilot in Excel
• Microsoft Support – Format data for Copilot in Excel
• Microsoft Support – COPILOT function (no longer available)
• Microsoft Support – Supported languages for Microsoft Copilot
• Microsoft Support – Excel-funktioner (alfabetisk lista, svenska)
• Microsoft Support – Funktionen SUMMA.OM
• Microsoft Support – Funktionen AVRUNDA
• Microsoft Learn – Formula errors when list separator isn't set correctly
• Microsoft Learn – Range.FormulaLocal property (Excel)
• Google Docs Editors Help – Collaborate with Gemini in Google Sheets
• Google Docs Editors Help – Use the AI function in Google Sheets
• Google Help – Supported languages for Google Workspace with Gemini
• Google Docs Editors Help – Set a spreadsheet's location and calculation settings
• Google Docs Editors Help – Funktionslista för Google Kalkylark
• Bokföringsnämnden – Enskilda näringsidkare

Vanliga frågor

Kan Copilot skriva Excel-formler på svenska?

Svenska finns på Microsofts språklista för Copilot. Microsoft skriver ändå att Copilot främst tränats på engelska, så kontrollera varje formel mot testrader.

Varför får jag #NAMN? när jag klistrar in en formel från ChatGPT?

Oftast för att formeln har engelska funktionsnamn och din Excel är på svenska. Byt till svenska namn enligt tabellen, eller skriv funktionsnamnet och låt Excel föreslå det.

Fungerar =COPILOT() i Excel?

Nej, inte längre. Microsoft skriver att funktionen inte längre finns från och med den 14 september 2026, och att celler som räknas om visar ett namnfel. Använd Copilot-fönstret.

Kan jag ladda upp hela Excel-filen till ChatGPT?

Du kan, men gör det inte med kunduppgifter. Klistra in anonymiserade rader. Tänk på att filen i det läget lämnar din miljö.

Är AI-formler pålitliga nog för bokföring?

Inte utan kontroll. Tre testrader och en oberoende total är minimum, och momsregler och avdrag avgör du med din redovisningskonsult.

Fastnar du?

Det här är ett av de upplägg jag sätter upp åt enmansföretag och små team, ofta på en eller två timmar tillsammans på skärmen. Om du har fastnat på ett steg, eller hellre vill att jag sätter upp det och lämnar över det dokumenterat, mejla mig med rubriken "Fastnat: AI-formler i Excel och Sheets". Skriv vilka verktyg du använder och var det tog stopp, så svarar jag med vad jag tror det tar. Jag sitter i Stockholm och jobbar med hela Sverige på distans. Vill du först se om uppgiften alls är värd att automatisera finns Automationskollen. Mer om vad jag gör med AI finns på sidan om AI-specialist.