Fem nyckeltal räcker långt för ett enmansföretag: hur många förfrågningar som kommer in, hur många offerter som blir jobb, hur mycket du fakturerat, hur mycket som är obetalt och hur många timmar du arbetat. Mallen är ett Google Sheet med tre flikar. Du bygger det på en halvtimme och fyller i det på femton minuter i månaden.
Jag ger inga riktvärden för vad som är en bra offertträff, för de beror på din bransch och ditt sätt att sälja. Du jämför med dig själv, månad för månad. Bokslutets nyckeltal som soliditet hör till din redovisningskonsult. Det här är tal för att styra veckan. Uppgifterna är kontrollerade mot hjälpsidorna i oktober 2026.
Det här behöver du
- Ett Google-konto med Sheets. Mallen går att göra i Excel också, där finns COUNTIFS och SUMIFS.
- Åtkomst till Fortnox rapporter, eller motsvarande i ditt ekonomisystem.
- Ett CRM med exportfunktion, eller en lista där du själv skriver in förfrågningar och offerter. Har du ingen lista, se Gmail till Google Sheets.
- En kalender där du lägger din arbetstid.
De fem talen och var de kommer ifrån
| Tal | Så räknar du | Källa |
|---|---|---|
| Förfrågningar | Nya personer eller företag som vill ha något av dig under månaden | CRM-export, kundlista eller formulärsvar |
| Offertträff | Vunna offerter delat med skickade offerter | CRM eller din egen offertflik |
| Fakturerat | Månadens fakturering utan moms | Fortnox, Topplista kund för månaden |
| Obetalt | Kvar att betala på kundfakturor vid månadens slut | Fortnox, Reskontralista – Kundfakturor |
| Timmar | Timmar du lagt på kunduppdrag | Kalender eller tidrapport |
Bestäm vad en förfrågan är, och räkna likadant varje månad. Det är viktigare än vilken definition du väljer.
Steg för steg
- Skapa arket med tre flikar: Månad, Offerter och Timmar. Du ska se tre flikar längst ned.
- Fliken Månad. Rubriker i rad 1, A till H: Månad, Förfrågningar, Offerter skickade, Offerter vunna, Offertträff, Fakturerat, Obetalt, Timmar. I A2 skriver du månadens första dag som datum, till exempel 2026-10-01. Formatera E som procent.
- Fliken Offerter. Rubriker: Skickad (datum), Kund, Status och Månad. Gör Status till en rullista med Skickad, Vunnen, Förlorad och Ingen respons. I D2 skriver du formeln nedan och drar ned den.
=DATUM(ÅR(A2);MÅNAD(A2);1) - Fliken Timmar. Rubriker: Datum, Kund, Timmar och Månad. Månad i D är samma formel som ovan, men på kolumn A.
- Räkna ut tre av talen i Månad. Skriv formlerna i rad 2 och dra ned dem. Formlerna har svenska funktionsnamn och semikolon mellan argumenten. Svenska namn visas när rutan Always use English function names under File, Settings, Display language är avkryssad, och semikolon använder Kalkylark normalt när arkets språk och region är svenska (File, Settings, Locale). Får du ett fel, prova engelska namn och komma. Enligt Googles svenska funktionslista heter COUNTIFS ANTAL.OMF, SUMIFS SUMMA.OMF, IF OM, DATE DATUM, YEAR ÅR och MONTH MÅNAD.
Lägg in en testoffert och en timme och kontrollera att räknarna rör sig.C2: =ANTAL.OMF(Offerter!D:D;A2) D2: =ANTAL.OMF(Offerter!D:D;A2;Offerter!C:C;"Vunnen") E2: =OM(C2=0;"";D2/C2) H2: =SUMMA.OMF(Timmar!C:C;Timmar!D:D;A2)
Månadsrutinen, femton minuter
Första vardagen efter månadsskiftet, med en timer:
- Fortnox, fakturerat (3 minuter). Öppna Rapporter, under Fakturering, Topplista kund. Välj månaden. Fortnox beskriver rapporten som en lista över fakturerat belopp utan moms per kund, och den bygger bara på bokförda fakturor. Summera beloppen och skriv in dem i F.
- Fortnox, obetalt (3 minuter). Öppna Reskontralista – Kundfakturor. Sätt första datumet långt bak och det andra till månadens sista dag. Fortnox skriver att fakturor som betalats efter det andra datumet fortfarande visas som obetalda, så du kan ta siffran i efterhand. Välj Visa TXT om du vill öppna den i Excel. Skriv summan av saldot i G. Fortnox beskriver att kundfakturalistan i Fakturering Plus kan sorteras på obetalda förfallna, så titta efter samma sortering i din lista.
- CRM eller lista, förfrågningar och offerter (4 minuter). Räkna månadens förfrågningar och skriv in dem i B. Uppdatera statusen på dina offerter. HubSpot exporterar den vy du står i, som CSV, XLS eller XLSX, och Pipedrive exporterar en filtrerad dealslista med Export filter results. Små mängder räknar du i CRM:et.
- Kalender, timmar (3 minuter). Lägg en rad per jobb på fliken Timmar. Använd en egen kalender för debiterbar tid, så att privata händelser inte följer med.
- Läs (2 minuter). Skriv en mening i kolumn I om vad som ändrats och en sak du gör i nästa månad.
Importerar du en CSV kan du använda Arkiv, Importera och alternativet Append rows to current sheet i stället för att klistra.
Så vet du att det fungerar
Stäm av mot källan första gången. Fakturerat ska stämma mot Fortnox för månaden, obetalt mot Reskontralistan på samma datum, och antalet offerter mot din lista. Räkna ut offertträffen för hand för en månad och jämför med cellen.
Kolla också att rutinen går på femton minuter. Om inte, ta bort det som tar tid i stället för att hoppa över månaden.
Vanliga fel
- Fakturerat och intäkt blandas ihop. Topplista kund visar bokförda fakturor, inklusive frakt och fakturaavgift. Resultatrapporten visar bokförda intäkter, och Resultatrapport 12 månader visar tusental. De kan skilja sig, så fråga din redovisningskonsult vilket tal som gäller som omsättning.
- Offertträffen hoppar. Med tre offerter i en månad blir en vinst 33 procent. Titta på antalen i C och D bredvid procenten, och på flera månader tillsammans.
- Offerter som avgörs senare. En offert skickad i oktober kan bli vunnen i december. Uppdatera statusen i efterhand, och räkna offerten på månaden den skickades.
- Obetalt per idag och per månadsskifte blandas. Använd alltid månadens sista dag som datum.
- Datum blir text. Det händer vid import. Kontrollera att kolumnen räknas som datum, annars hittar COUNTIFS inga rader.
- För många tal. Lägger du till ett sjätte tal, ta bort ett annat först.
Begränsningar
Timmar är det svagaste talet. Google Calendars Time Insights räknar bara möten med minst en gäst och kortare än åtta timmar, så det duger inte för ensamt arbete. Jag hittar ingen inbyggd summering av timmar per kalender, och därför skriver du in dem. Vill du automatisera kan Zapier lägga en rad i arket när en händelse tar slut, med triggern Event Ended i Google Calendar. Hur fälten för start och slut heter måste du se i testdatan, och timmarna räknar du i arket som sluttid minus starttid gånger 24. Hela kedjan finns i tidrapport från Google Kalender till Sheets.
Fortnox Offert & Order är ett tillägg med kontroll över offertstatus. Jag hittar ingen beskrivning av hur du exporterar offertlistan, så CRM:et eller fliken Offerter sköter den delen.
Automatisera inte tolkningen. Fakturaöversikten kan fyllas av en zap, se Fortnox till Google Sheets, men att läsa talen är ditt arbete. Stiger obetalt är nästa steg påminnelser, som i påminnelser för obetalda fakturor i Fortnox. Vill du veta vilket system som ska äga offerterna börjar du i arbetsflödet före CRM-valet.
Arket innehåller kundnamn, alltså personuppgifter hos enskilda firmor. Dela det med få och skriv bara det du behöver. Det här är inte råd om bokföring, skatt eller juridik; din redovisningskonsult och Bokföringsnämndens vägledning avgör vad som gäller för din redovisning.
Källor
- Fortnox – Rapporter (Topplista kund, Reskontralista)
- Fortnox – Kundfakturalista i Fakturering Plus
- Fortnox – Offert & Order
- Google Docs Editors Help – COUNTIFS
- Google Docs Editors Help – SUMIFS
- Google Docs Editors Help – Funktionslista för Google Kalkylark
- Google Docs Editors Help – Set a spreadsheet’s location & calculation settings
- Google Docs Editors Help – Importera CSV och XLSX till Sheets
- HubSpot – Export records
- Pipedrive – Exporting data
- Zapier – How to get started with Google Calendar on Zapier
- Google Calendar Help – View how you spend time in meetings
Vanliga frågor
Vilka nyckeltal behöver ett enmansföretag?
Fem tal räcker långt: förfrågningar, offertträff, fakturerat, obetalt och timmar. De visar om det kommer in jobb, om du vinner dem, om du får betalt och vad det tar i tid.
Finns det en Excel-mall för nyckeltal?
Kolumnerna och formlerna ovan är mallen. Skapa den i Sheets eller Excel. Funktionerna COUNTIFS och SUMIFS finns i båda.
Hur räknar jag ut offertträff?
Antal vunna offerter delat med antal skickade offerter, för offerter skickade samma månad. Titta på antalen också, eftersom procenten hoppar med få offerter.
Kan Fortnox exportera till Google Sheets automatiskt?
Jag har inte hittat någon inbyggd knapp. Rapporter kan visas som TXT och klistras in, och med Zapier kan fakturor fyllas på automatiskt, se länken ovan.
Fastnar du?
Det här är ett av de upplägg jag hjälper enmansföretag och små team med, ofta på en eller två timmar tillsammans på skärmen. Om du har fastnat på ett steg, eller hellre vill att jag sätter upp det och lämnar över det dokumenterat, mejla mig med rubriken "Fastnat: Nyckeltal i Google Sheets". Skriv vilka verktyg du använder och var det tog stopp, så svarar jag med vad jag tror det tar. Jag sitter i Stockholm och jobbar med hela Sverige på distans. Vill du först se om arbetet alls är värt att automatisera finns Automationskollen. Mer om vad jag gör finns på sidan om automatisering med Airtable, Zapier och n8n.