SIE-fil import Fortnox: bokföringsunderlag från Sheets

Ja, du kan få in bokföring från Google Sheets i Fortnox, Bokio och Spiris, men inte som CSV. I de hjälpsidor jag har läst är CSV-import till för register som kunder och artiklar. Verifikat läses in som SIE-fil, vanligen typ 4, så bladet måste först bli en SIE-fil, och det är ett litet utvecklarjobb. För de flesta enmansföretag är det en dålig idé. Behåll bladet som underlag och låt programmet göra bokföringen.

Guiden visar hur det går till om du ändå vill, vilka fällor som finns och hur du behandlar bladet som underlag. SIE (Standard Import och Export) är ett öppet filformat som SIE-Gruppen förvaltar, och det finns i flera typer. Räkna med en halv dag om du har ett skript eller en utvecklare redo. Allt gäller i skrivande stund, oktober 2026.

Det här behöver du

Ett program med SIE-import. Fortnox läser SIE1 till SIE4 och kallar SIE4 den vanligaste typen. Bokio rekommenderar SIE4: en SE-fil har balanser, resultat och verifikat, en SI-fil bara verifikat. Spiris hjälp listar import av SI- eller SE-fil, men jag har inte kunnat bekräfta menyvägen.
Typ 4I, som enligt SIE-Gruppen bara innehåller verifikationer och är till för system som skapar bokföringsorder åt ett annat system. Det är den typen du bygger från bladet.
En redovisningskonsult som bestämmer konto, momskod och verifikatserie.
Något som gör bladet till en fil. Jag har inte hittat ett färdigt verktyg som jag vågar rekommendera. Fortnox marknadsplats har SIE Import från Integrati och SIE automatisk import från Standout AB, men båda tar emot SIE-filer, inte kalkylblad. Fortnox skriver att en aktiv integrationslicens krävs för att aktivera en integration, så kontrollera under Administrera integrationer om licensen redan ingår i ditt paket. Se aktuell prislista.

Steg för steg

Bestäm med din redovisningskonsult vilka rader som blir verifikat och hur de konteras. Skriv reglerna i ett blad, Kontering.
Bygg bladet Verifikat med en rad per konteringsrad: datum, ett eget verifikatnummer, text, konto, debet, kredit, länk till underlaget och en kolumn Bokfört. Lägg till en kontrollkolumn med skillnaden mellan debet och kredit per verifikatnummer. Den ska vara noll.
Låt ett skript eller en utvecklare skapa filen som SIE 4I. Formatet är strikt, så spara inte om filen i ett kalkylprogram eller Word. Håll texterna korta: Fortnox tillåter högst 50 tecken.
Testa en månad i en kopia eller ett testbolag, inte i ditt riktiga bolag.
Importera. Du ska se en rapport med eventuella fel innan något bokförs.
- Fortnox: klicka på företagsnamnet och välj Import, SIE-import, Läs in fil. Gå igenom blocken Konton, Lägg till momskod, Ingående balanser och Transaktioner tills alla har grön bock och klicka på Importera. Momskoder följer inte med i en SIE-fil, så de lägger du på kontona här. Hjälpen nämner SIE1 till SIE4, så en SI-fil får du pröva.
- Bokio: skapa räkenskapsåret först under Inställningar, Räkenskapsår. Klicka sedan på pilen vid Skapa ny, välj Importera från fil, Kontrollera filer och Importera. Ett år i taget.
- Spiris: följ hjälpsidan för att importera bokföringsdata, SI- eller SE-fil.
Kontrollera verifikationslistan, huvudboken, resultat- och balansrapporten och momsrapporten. Jämför med bladet.
Gick något fel: i Fortnox använder du Import, Ångra SIE. Det tar bara bort verifikaten från den senaste importen, och går inte om du har bokfört i samma serie efteråt. Hur Bokio hanterar en återimport av samma fil står inte på hjälpsidorna jag läst, så testa först med en kopia.

Behåll bladet som underlag

Det här är min läsning av reglerna, inte en tolkning åt just dig.

Bokföringslagen kräver en verifikation för varje affärshändelse (5 kap. 6 §), med bland annat tidpunkt, vad den avser, belopp, motpart och verifikationsnummer (5 kap. 7 §).
BFN skriver i sin vägledning att uppgifterna i en verifikation är räkenskapsinformation, och att en handling som kom elektroniskt, som en PDF-faktura, sparas i det format den hade. En rad i ett blad ersätter inte fakturan.
Räkenskapsinformation ska sparas till och med det sjunde året efter det kalenderår då räkenskapsåret avslutades, varaktigt och lätt åtkomligt (7 kap. 2 §).
Bladet är därför arbetsunderlag och sammanställning. I vissa fall får affärshändelser sammanställas i en gemensam verifikation, eller bokföras i sammandrag, enligt BFN:s kapitel 2 och 6. Om ett blad duger som det avgör din redovisningskonsult.
Jag ändrar aldrig en rad efter bokföring utan lägger en ny, skriver programmets verifikatnummer i kolumnen Bokfört och sparar originalen i en mapp som bladet länkar till.

Så vet du att det fungerar

Varje verifikat i bladet har skillnaden noll.
Antalet verifikat i programmet stämmer med antalet verifikatnummer i bladet.
Öppna tre verifikat i programmet och jämför konto, belopp, text och moms.
Momsrapporten för perioden stämmer med din egen uträkning.
Testa Ångra SIE i testbolaget, så vet du att du kan.

Vanliga fel

Fortnox: ogiltiga tecken eller datumfel. Hjälpen säger att du ska öppna filen i en textredigerare och ersätta tecknet, eller ta bort citattecken runt vissa rader i huvudet.
Fortnox: kostnadsställe eller projekt. Ett konto kan kräva kostnadsställe, och ett projekt måste ha status Pågår. Importen stannar vid första felet, så du kan behöva flera försök.
Bokio: Server error exception: 500. Filen saknar oftast en verifikatserie.
Bokio: Allvarliga fel hittades. Oftast stängda eller avvikande räkenskapsår.
Momsrapporten stämmer inte. Momskoder saknades vid importen.

När det här är en dålig idé

Har du få transaktioner är det snabbare att skriva dem i programmet. Kommer underlaget som fakturor eller kvitton finns flöden för det, se kvitton från mejlen till bokföringen. Finns en koppling för Stripe, Swish eller kassan, använd den: Fortnox och bokföringsgränsen förklarar varför. Att välja konto, moms och periodisering är bokföringsbeslut. Jag låter inte ett skript fatta dem utan att en människa granskat resultatet, och det gäller även om en koppling, som Standouts, kan läsa in SIE-filer automatiskt.

Det som passar är återkommande sammanställningar från system utan koppling, där konsulten har fastställt konteringen, som en daglig kassarapport. Det är precis vad typ 4I är till för. Behöver du flytta hela historiken till ett nytt program, se byta bokföringsprogram. Det här är inte redovisnings-, skatte-, juridisk eller säkerhetsrådgivning. Din redovisningskonsult och programmets anvisningar avgör vad som gäller hos dig.

Källor

Vanliga frågor

Kan jag importera verifikat som CSV eller Excel till Fortnox?

Inte enligt de hjälpsidor jag läst. Fortnox registerimport listar artiklar, kunder, leverantörer och tillgångar, och verifikat läses in som SIE. Kontrollera om din version har fler vägar.

Vilken SIE-typ ska jag använda?

SIE4 för verifikat. Bokio och Spiris rekommenderar den typen vid import och byte. Typ 4I innehåller bara verifikat och är gjord för import från system som skapar bokföringsorder.

Följer momskoderna med i en SIE-fil?

Nej, enligt Fortnox. Du lägger på dem under importen, och de sparas på kontona för räkenskapsåret.

Kan jag ångra en SIE-import i Fortnox?

Ja, med Ångra SIE, men bara den senaste importens verifikat och inte om du har bokfört i samma serie efteråt. Andra importerade uppgifter får du rätta för hand.

Hur länge ska jag spara bokföringsunderlaget?

Räkenskapsinformation sparas sju år efter det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Slutar året den 31 december 2026 sparar du till och med 2033.

Fastnar du?

Det här är ett av de arbeten jag gör åt enmansföretag och små team, ofta på en eller två timmar tillsammans på skärmen. Om du har fastnat på ett steg, eller hellre vill att jag sätter upp det och lämnar över det dokumenterat, mejla mig med rubriken "Fastnat: Bokföringsunderlag från Sheets". Skriv vilka verktyg du använder och var det tog stopp, så svarar jag med vad jag tror det tar. Jag sitter i Stockholm och jobbar med hela Sverige på distans. Vill du först se om arbetet alls är värt att automatisera finns Automationskollen.

Bokföringsunderlag från Google Sheets via CSV eller SIE