Dagskassa automatiskt till mejlen: Shopify, Zettle, Sheets

Du kan få dagens försäljning i mejlen varje kväll utan att logga in någonstans, men vägen skiljer sig åt. Från Shopify går det med Shopify Flow, som är en gratisapp. Zettle skapar Z-rapporten när du stänger kassan och låter dig mejla den till dig själv, men jag hittade inget dokumenterat sätt att schemalägga rapporter där. Ligger försäljningen i Google Sheets kan en Zap läsa dagens rad och skicka den.

Guiden är för dig som vill ha en siffra i inkorgen i stället för en inloggning. Rapporten är en överblick, inte bokföring. Räkna med en till två timmar. Allt gäller i skrivande stund, oktober 2026.

Det här behöver du

Shopify: appen Flow, som enligt Shopify är gratis på Basic, Grow, Advanced och Plus, och en avsändaradress inställd i Shopifys e-postinställningar.
Zettle: ägarkonto och ett aktiverat kassaregister. Z-rapporterna är bara åtkomliga för kontoägaren.
Sheets-varianten: Google-konto med Sheets och Gmail samt ett Zapier-konto. Se aktuell prislista. Nybörjare börjar med Zapier för nybörjare.
Ett beslut om vem som ska läsa rapporten.

Steg för steg

Väg 1: Shopify Flow, utan extra tjänst

Skapa ett workflow i Flow med triggern Scheduled time. Välj en kvällstid och upprepa varje dag. Tidszonen är butikens om du inte ändrar den. Följ Shopifys råd och sätt första körningen några minuter fram för att testa.
Lägg till åtgärden Get order data. Den ger högst 100 ordrar per körning. Shopifys exempel filtrerar på updated_at med variabeln scheduledAt. Så som jag läser det fångar det också äldre ordrar som ändrats under dygnet, så pröva created_at och jämför med dagens ordrar i adminen.
Lägg till Send internal email. Skriv dina adresser med komma emellan. Mottagaren kan inte styras av en variabel. Loopa över resultatet för att lista ordernummer och belopp. Åtgärden Sum kan summera en lista, men vilket fält du summerar väljer du i editorn, så kontrollera mot en dag du räknat för hand.

Väg 2: Zettle

Stäng kassan varje dag. Z-dagrapporten skapas automatiskt vid stängning, ligger under Kassaregister, Z-dagrapporter, och går att skriva ut eller mejla till ägaren. En X-dagrapport kan du ta fram under dagen.
För en översikt utan kassastängning: på my.zettle.com finns Rapportöversikt för dag, vecka eller månad med betalsätt, och en exportknapp för PDF eller Excel. Hjälpen beskriver ingen schemaläggning. Zettle har ett utvecklar-API för försäljningsdata, men det kräver en utvecklare.

Väg 3: Sheets och Zapier

Skapa en flik Försäljning med kolumnerna Datum, Belopp inklusive moms, Betalsätt och Ordernummer. Datumkolumnen ska bara innehålla datum, inte klockslag. Fyll den med en Zap: Shopify-triggern New Paid Order, ett Formatter-steg (Date/Time, Format) som gör om orderns tid till bara datum, till exempel i formatet YYYY-MM-DD, och åtgärden Create Spreadsheet Row. Kontrollera att Sheets tolkar cellen som ett datum. Från Zettle klistrar du in Excel-exporten, som finns på my.zettle.com men inte i Go-appen.
Skapa en flik Dagssumma med ett datum per rad, även dagar utan försäljning. Summera med =SUMMA.OM(Försäljning!A:A; A2; Försäljning!B:B). I en engelsk Sheets heter funktionen SUMIF, och fler par finns i tabellen över svenska funktionsnamn.
Skapa en Zap med Schedule by Zapier, Every Day, vald timme och tidszon.
Lägg till Google Sheets, Lookup Spreadsheet Row, och sök dagens datum i Dagssumma. Datumformatet måste vara detsamma som i arket.
Lägg till Gmail, Send Email, med datum i ämnet och summan i texten. Kör Zapen en gång. Du ser mejlet i inkorgen.

Digest by Zapier kan i stället samla poster och släppa dem som en sammanställning. Zapiers appsida beskriver ingen summering, så räkna med en lista snarare än en total.

Vad rapporten ska innehålla, och vem som läser den

Datum, summa inklusive moms, antal köp och hur mycket som gick per betalsätt.
Returer, och kassadifferens om du tar kontanter.
Samma veckodag förra veckan, för jämförelsens skull.
Inte kundnamn eller e-postadresser. Du behöver dem inte, och då slipper du fundera över personuppgifter i mejlen.

Bestäm en läsare. Du läser den på två minuter, och den som stänger kassan kan få den också. Fler flöden för ett serveringsställe finns i automatisera som restaurang eller café. Din redovisningskonsult behöver månadsunderlag, inte en dagsrapport. Läser ingen den på två veckor, stäng av den. Fler nyckeltal finns i Fem nyckeltal i ett Google Sheet.

Så vet du att det fungerar

Jämför mejlets summa med Shopifys rapporter, Zettles Rapportöversikt eller Z-rapporten för samma dag.
Testa en dag utan försäljning. Du ska få en rapport med noll.
Lägg en order strax före midnatt och kolla att den hamnar på rätt dag.
Gör en retur och se att den syns.

Vanliga fel

Mer än 100 ordrar. Flow tar högst 100 per körning, så listan blir ofullständig.
Mejlet landar i skräpposten. Shopify skriver att vissa domäner kräver extra autentisering. Kontrollera avsändaren.
SUMMA.OM ger noll. Datumen har klockslag eller ligger som text.
Zapen stannar. En sökning utan träff kan avbryta flödet. Därför ska arket ha en rad varje dag.
Dubbla ordrar. Använd New Paid Order, inte också New Order.
Siffran stämmer inte med bokföringen. Rapporten visar dagens försäljning, bokföringen har moms, returer och avgifter.

När du inte ska automatisera det här

Har du kassaregister ersätter mejlet inte Z-rapporten. Skatteverket skriver att du ansvarar för att det finns en Z-dagrapport för varje försäljningsdag. Med många ordrar per dag är Shopifys egna rapporter bättre än Flow, och ett manuellt kvällsögonkast kan räcka. Vill du slippa Zapier kan Apps Script köra en funktion varje dag med en tidsstyrd trigger, men det är kod. Zapier är en internationell tjänst, så läs IMY:s vägledning om överföring till tredjeland om dina rader har personuppgifter. Det här är inte redovisnings-, skatte-, juridisk eller säkerhetsrådgivning. Din redovisningskonsult och myndigheternas vägledning avgör vad som gäller dig. Hur Zettle når bokföringen står i Zettle-kassan till bokföringen.

Källor

Vanliga frågor

Kan Shopify mejla en daglig försäljningsrapport?

Shopifys hjälp om rapporter beskriver export för hand, och jag hittade ingen schemalagd mejlning där. Med Shopify Flow kan du bygga en själv, men den hämtar högst 100 ordrar per körning.

Kan Zettle skicka en dagsrapport automatiskt?

Z-dagrapporten skapas när du stänger kassan och kan mejlas till ägaren. Jag hittade ingen dokumenterad schemaläggning av rapporter i Zettles hjälp.

Ersätter rapporten Z-rapporten?

Nej. Z-dagrapporten är kassaregistrets egen handling, och Skatteverket skriver att den ska finnas för varje försäljningsdag.

Går det utan Zapier i Google Sheets?

Ja, med Apps Script. Google beskriver tidsstyrda triggers som kör ett skript på ett visst klockslag eller intervall. Det kräver kod, och den skriver jag gärna åt dig.

Vem ska få rapporten?

Den som kan agera på siffran. För de flesta är det ägaren, och ibland den som stänger kassan.

Fastnar du?

Det här är ett av de flöden jag bygger åt enmansföretag och små team, ofta på en eller två timmar tillsammans på skärmen. Om du har fastnat på ett steg, eller hellre vill att jag sätter upp det och lämnar över det dokumenterat, mejla mig med rubriken "Fastnat: Daglig försäljningsrapport". Skriv vilka verktyg du använder och var det tog stopp, så svarar jag med vad jag tror det tar. Jag sitter i Stockholm och jobbar med hela Sverige på distans. Vill du först se om flödet alls är värt att automatisera finns Automationskollen.

Daglig försäljningsrapport till mejlen från Shopify, Zettle eller Sheets