Zettle Fortnox: så kopplar du kassan till bokföringen

Zettle har färdiga kopplingar till Fortnox och Visma eEkonomi, och Bokio har en egen Zettle-koppling. Alla tre hämtar dagens försäljning till bokföringen så att du slipper skriva in dagskassan för hand. Kopplingen ersätter inte kassaregistrets dagsavslut. Z-rapporten är en egen handling, och den ska finnas för varje försäljningsdag om du omfattas av kassaregisterreglerna.

Namnet håller på att byta. Zettles svenska sida skriver att Zettle by PayPal blir PayPal Point of Sale, och Zettles hjälpsidor använder båda namnen, medan Fortnox och Spiris fortfarande skriver Zettle by PayPal. Jag skriver Zettle här. Guiden är för dig med Zettle i butik, café eller på marknad som bokför själv eller skickar underlag till en redovisningskonsult. Räkna med en timme för kopplingen och fem minuter om dagen. Allt gäller i skrivande stund, oktober 2026.

Det här behöver du

Ett Zettle-konto och inloggning på my.zettle.com.
Ett bokföringsprogram. Fortnox kräver en användare med behörighet till Bokföring och en integrationslicens, så kontrollera under Administrera integrationer om licensen redan ingår i ditt paket. Spiris kopplas inifrån programmet. Bokio kopplas under Tilläggstjänster, Integrationer, och kräver API-åtkomst, som ingår i Business och Plus men behöver ett tillägg i Premium. Se aktuell prislista.
Ett kassaregister i Zettle om du omfattas av kravet.

Steg för steg

Avgör om du omfattas av kassaregisterkravet. Skatteverket skriver att företag som tar emot kontant- eller kortbetalningar måste registrera försäljningen i ett kassaregister, och att Swish räknas som kortbetalning. Undantag finns för försäljning upp till fyra prisbasbelopp inklusive moms per räkenskapsår (236 800 kronor för 2026 enligt Skatteverket i oktober 2026, kontrollera aktuell nivå) och för fakturerad försäljning. Registret ska vara tillverkardeklarerat, kopplat till en kontrollenhet och anmält till Skatteverket. Zettles kassaregister aktiverar du på my.zettle.com under Kassaregister.
Fortnox: gå till Integrationer i Zettle, välj Anslut vid Fortnox, logga in i Fortnox och bekräfta behörigheterna. Välj sedan Fortnox-konton för försäljning, moms, avgifter och utbetalningar och spara. Du ser kopplingen som ansluten. Startdatumet måste ligga i innevarande räkenskapsår och går inte att ändra efter att du sparat, eftersom det skulle ge dubbletter.
Räkna med vad som skickas. Enligt Zettles Fortnox-guide körs överföringen varje natt, så data syns dagen efter. Du får daglig försäljning och returer per momssats, utgående moms, avgifter, utbetalningar och transaktionstyper som dricks, presentkort, Swish och Klarna. Det blir ett eller två verifikat per dag, beroende på inställning: ett för försäljningen och ett för avgifter och utbetalningar.
Spiris: aktivera Zettle i Visma eEkonomi. Zettle skriver att försäljningen importeras dagligen och bokförs på de konton du valt, men nämner inte avgifter eller utbetalningar. Titta därför på första dagens verifikat.
Bokio: logga in i Zettle från Bokio, välj betalkonto för dagskassan och välj från vilket datum du vill hämta. Bokio samlar dagens försäljning i ett verifikat, och avgifter och utbetalningar hamnar i egna. Sidan säger inte tydligt om hämtningen sker automatiskt, så kontrollera det efter första veckan. Zettles egen lista nämner inte Bokio, men Bokios lista nämner Zettle.
Stäng kassan varje dag. Zettle skriver att Z-dagrapporten skapas automatiskt när kassaregistret stängs, att den innehåller total försäljning och returer, och att du hittar den under Kassaregister, Z-dagrapporter. Efter stängning går det inte att göra fler transaktioner. Du kan ta fram en X-dagrapport under dagen.
Jämför Z-rapportens totalsumma med dagens verifikat i programmet. Skiljer de sig åt är det oftast returer, dricks, presentkort eller ett betalsätt som hamnat fel.
Gör en veckorutin: jämför utbetalningarna med bankraderna och titta på avgifterna.

Hur du får dagens siffror i mejlen finns i En daglig försäljningsrapport till mejlen.

Kassaregisterreglerna i ord

Det här är Skatteverkets text i korthet, inte en rådgivning. Du ska registrera all försäljning, registrera växelkassan före dagens första köp, erbjuda ett kassakvitto på papper eller digitalt som visar hur kunden betalat, och göra returer med returkvitto. Går registret sönder ska du dokumentera försäljningen på annat sätt och inte föra in den i efterhand. Du ansvarar för att det finns en Z-dagrapport för varje försäljningsdag. Från 1 januari 2027 ska registret uppfylla Skatteverkets föreskrift SKVFS 2021:17.

Bokföringsnämnden skriver att den gemensamma verifikationen för ett företag med kassaregister består av tömningskvitton och kontrollremsor eller journalminne för en dag, plus sammanställningar av kortbetalningar och andra elektroniska betalningar. Så läser jag det: Z-rapporten hör hemma i det underlaget. Fråga din redovisningskonsult hur du sparar den.

Så vet du att det fungerar

Använd en vanlig försäljningsdag. Jag har inte hittat att Zettles hjälp beskriver något övningsläge för kassaregistret.
Dagen efter ska verifikatet finnas, och summan ska vara lika med Z-rapportens summa.
När utbetalningen kommer ska bankraden vara lika med utbetalningsverifikatet.
Vid månadsslut: kassans försäljning i bokföringen ska vara lika med summan av månadens Z-rapporter.

Vanliga fel

Du glömmer att stänga kassan. Zettle skriver att du ska stänga i slutet av varje dag för att bokföringen ska bli rättvisande.
Fel startdatum eller dubbel import. Använder du en annan kassaapp mot Fortnox, stäng av Zettles försäljningsimport.
Kontot syns inte. Konton med obligatoriskt kostnadsställe eller projekt visas inte, och bara verifikatserier med manuell kontering går att välja.
Allt landar på ett konto. Kontona väljs per kategori, och i ett omdöme på Fortnox marknadsplats saknas konto per varugrupp. Fråga din redovisningskonsult om fördelningen räcker.
Du litar på en gammal hjälpsida. Beloppsgränsen räknas om varje år, så gå alltid på Skatteverkets aktuella siffra.

När du inte ska automatisera det här

Har du få försäljningar kan du exportera rapporten från my.zettle.com som PDF eller Excel och skicka den till din redovisningskonsult varje månad. Excel-export finns inte i Go-appen. Kopplingarna bokför åt dig, så granska verifikaten de första veckorna och sedan månadsvis. Jag har läst leverantörernas sidor men inte kört kopplingarna i ett konto. Det här är inte redovisnings-, skatte-, juridisk eller säkerhetsrådgivning. Din redovisningskonsult och myndigheternas vägledning avgör vad som gäller dig. Swish och bank beskrivs i Swish Företag och Swish Handel, och mer om Bokio i Bokio: vad går att koppla ihop.

Källor

Vanliga frågor

Kopplas Zettle till Spiris?

Ja. Zettles guide heter Visma eEkonomi, och Spiris listar Zettle by PayPal som rekommenderad integration för Bokföring & Fakturering under Kassasystem.

Vad är en Z-rapport?

Skatteverket kallar den Z-dagrapport. Zettle skapar den automatiskt när du stänger kassaregistret, och den visar dagens försäljning och returer.

Måste jag ha kassaregister om jag använder Zettle?

Det beror på din försäljning. Företag som tar kontant- eller kortbetalningar måste ha kassaregister, med undantag för låg försäljning och fakturerad försäljning. Kontrollera hos Skatteverket.

Ersätter kopplingen min redovisningskonsult?

Nej. Kopplingen flyttar siffror till verifikat. Konton, moms och granskning är fortfarande dina eller din redovisningskonsults.

Hur länge sparas Z-rapporterna?

Zettle skriver att de sparas digitalt i sju år och bara är åtkomliga för kontoägaren.

Fastnar du?

Det här är ett av de flöden jag bygger åt enmansföretag och små team, ofta på en eller två timmar tillsammans på skärmen. Om du har fastnat på ett steg, eller hellre vill att jag sätter upp det och lämnar över det dokumenterat, mejla mig med rubriken "Fastnat: Zettle-kassan till bokföringen". Skriv vilka verktyg du använder och var det tog stopp, så svarar jag med vad jag tror det tar. Jag sitter i Stockholm och jobbar med hela Sverige på distans. Vill du först se om flödet alls är värt att automatisera finns Automationskollen.

Zettle-kassan till bokföringen: integrationer och dagsavslut