Klarna bokföring: så får du in utbetalningarna rätt

Klarna betalar ut till dig i klumpar, inte order för order, så beloppet på bankkontot stämmer aldrig mot en enskild order. Lösningen är Klarnas avräkningsrapport. Den visar vad varje utbetalning består av, och en betalningsreferens på kontoutdraget leder dig till rätt rapport.

Guiden är för dig med en liten webbutik som tar Klarna och bokför i Fortnox, Spiris eller Bokio. Du får veta varför utbetalning och order skiljer sig, vilka kopplingar som finns och en rutin per utbetalning om du bokför för hand. Räkna med en till två timmar. Allt gäller i skrivande stund, oktober 2026.

Det här behöver du

Åtkomst till Klarnas Merchant Portal och dess Settlements-app. Jag har läst Klarnas dokumentation för avtal direkt med Klarna. Tar du Klarna via en betalväxel som Stripe eller Adyen är det betalväxeln som rapporterar, så titta där.
Koll på Kustom. Kustom skriver att de föddes ur Klarna Checkout och blev fristående. Har du Klarna Checkout i webbshopen kan utbetalningen alltså komma från Kustom. Kontrollera vem som är avtalspart.
En koppling kostar extra hos sin leverantör, se aktuell prislista. Fortnox kräver en integrationslicens, så kontrollera under Administrera integrationer om den redan ingår i ditt paket. Bokio kräver API-åtkomst, som enligt Bokio ingår i Business och Plus men kostar extra i Premium.
Webbshopens orderexport.

Steg för steg

Förstå rytmen. Utbetalningsschema och fördröjning står i ditt avtal och i Settlements-appen. Klarnas exempel är utbetalning varje onsdag med en veckas fördröjning, så en order som skickas på en fredag betalas ut två onsdagar senare. Rapporten kommer dagen efter utbetalningsdatum och pengarna hos banken några dagar efter det.
Hitta betalningsreferensen. Varje utbetalning har en payment_reference som står på kontoutdraget. Den kopplar bankraden till rapporten.
Ladda ner CSV-rapporten i Settlements-appen. Klarna rekommenderar CSV för att stämma av betalningar mot bankkontot och bokföra avgifter. PDF-rapporten är en sammanfattning, och när avgiften dras från utbetalningen fungerar den som momsfaktura för avgifterna.
Läs raderna. Fältet order_id binder ihop allt som hänt med en order, och merchant_reference1 och merchant_reference2 kan innehålla ditt eget ordernummer. Avgifter står som egna rader, fasta och procentuella för sig, och returer som RETURN. Klarna skriver att fasta avgifter inte återbetalas automatiskt vid retur.
Kontrollera summan. Sammanfattningen har bland annat total_sale_amount, total_fee_amount och total_return_amount, och utbetalningen är total_settlement_amount. Den ska vara lika med bankraden.
Välj väg. För hand: bokför försäljningen när ordern läggs, mot en fordran på Klarna i stället för mot banken, och bokför bankraden mot fordran när utbetalningen kommer, med avgifterna på sin egen rad. Bokios hjälp använder kontot Fordringar för kontokort och kuponger (1580) för Klarna och bokför avgifterna som factoringavgifter (6064). Det är deras exempel, och din redovisningskonsult avgör vad som gäller dig. Hur ordrarna blir fakturor beskriver jag i Webbutiksorder till Visma (Spiris) och Shopify-order till Fortnox.
Eller välj en koppling. De finns, men Klarna själva byggde ingen av dem så vitt jag hittat. Du tecknar avtal med leverantören.
- Fortnox: Klarna från Linkbase skapar verifikat per betalning, utbetalningsverifikat och kreditfakturor för återbetalningar. Klarna/Kustom helautomation från Wetail gör varje utbetalningsrapport till ett verifikat. Klarna PayConnect matchar utbetalningar mot öppna fakturor och har få användare ännu. Kustom Pro från Automatisera Mera skapar samlingsverifikat per dag eller vecka men inga fakturor.
- Spiris: Klarna by Sharespine ingår i Sharespines plattform för Bokföring & Fakturering och stämmer av fakturor och utbetalningar.
- Bokio: Klarna Pro från Automatisera Mera hämtar utbetalningar, skapar försäljnings- och utbetalningsverifikat, hanterar returer och momssatserna 25, 12 och 6 procent och bifogar en PDF.
Lägg konton och momskoder i kopplingen. Låt din redovisningskonsult titta på dem först.

Så vet du att det fungerar

Ta en utbetalning. Summan i CSV-filen ska vara lika med bankraden.
Varje order_id i rapporten ska finnas i webbshopens orderlista.
Fordran på Klarna ska motsvara ordrar som ännu inte betalats ut. Blir saldot konstigt har en order eller retur missats.
Vid månadsslut: Klarna-försäljningen i bokföringen ska vara lika med Klarna-ordrarna i webbshopen.

Vanliga fel

Du matchar på belopp. Bankraden är en nettosumma av flera ordrar, avgifter och returer.
Ordern saknas i rapporten. Klarna tar med ordrar som skickats, så en lagd men oskickad order syns inte än.
Rader utan order_id. Det kan vara en hållen del av utbetalningen, som Klarna kallar holdback. De matchas på orsak och belopp.
Kopplingen och orderflödet bokför samma sak. Linkbase kan köras bredvid en webbshopintegration och bara ta utbetalningarna. Kustom Pro skapar inga fakturor. Bestäm vem som äger vad.
Avgiftsunderlaget saknas. Spara PDF-rapporten eller fakturan om Klarna skickar en särskild.

Begränsningar

Har du några få Klarna-ordrar i månaden går det fortare att ta utbetalningarna för hand. Har du flera länder, valutor eller momssatser är en koppling lättare, men den skapar verifikat åt dig, så bestäm var bokföringsgränsen går. Granska dem de första veckorna och sedan månadsvis. Jag har läst leverantörernas sidor men inte kört kopplingarna i ett konto. Det här är inte redovisnings-, skatte-, juridisk eller säkerhetsrådgivning. Din redovisningskonsult och myndigheternas vägledning avgör vad som gäller dig. Hur du vet om flödet är värt att bygga ser du i Orderflödeskollen.

Källor

Vanliga frågor

Hur ofta betalar Klarna ut?

Det står i ditt avtal och i Settlements-appen. Klarnas dokumentation använder veckoutbetalning med en veckas fördröjning som exempel.

Var hittar jag avräkningsrapporten?

I Merchant Portals Settlements-app för manuell nedladdning. Klarna kan också leverera rapporter via ett API eller SFTP.

Hur bokför jag Klarnas avgifter?

Avgifterna står som egna rader i rapporten, och de kan ha moms. Bokio använder factoringavgifter i sitt exempel. Be din redovisningskonsult om konton och momsbehandling.

Är Klarna och Kustom samma sak?

Inte längre. Kustom säger att det föddes ur Klarna Checkout och blev fristående. Fortnox har Klarna- och Kustom-kopplingar bredvid varandra.

Går Klarna att få in automatiskt?

Ja, via en koppling från en tredje part, till exempel Linkbase, Sharespine eller Automatisera Mera. De kostar extra och bokför åt dig, så de behöver granskas.

Fastnar du?

Det här är ett av de flöden jag bygger åt enmansföretag och små team, ofta på en eller två timmar tillsammans på skärmen. Om du har fastnat på ett steg, eller hellre vill att jag sätter upp det och lämnar över det dokumenterat, mejla mig med rubriken "Fastnat: Klarna till bokföringen". Skriv vilka verktyg du använder och var det tog stopp, så svarar jag med vad jag tror det tar. Jag sitter i Stockholm och jobbar med hela Sverige på distans. Vill du först se om flödet alls är värt att automatisera finns Automationskollen.

Klarna-betalningar till bokföringen för en liten webbutik