Kvitton app bokföring: Fortnox, Spiris eller Bokio?

Papperskvittot fotar du i appen samma dag, och det digitala kvittot låter du gå via mejl till programmets inkorg. För de flesta enmansföretag är svaret båda, med en tydlig regel för vilket kvitto som tar vilken väg. Fortnox, Spiris och Bokio har alla en mobilapp som fotograferar kvitton och en mejladress för underlag. Skillnaden ligger i vad som händer efter fotot.

Guiden är för dig som bokför själv eller skickar underlag till en redovisningskonsult. Appen och inkorgen samlar in och läser av kvittot, men bokföringen granskar du. Räkna med en timme, mest för att ge rätt personer behörighet och testa.

Det här behöver du

Ett konto i Fortnox, Spiris eller Bokio och en telefon.
Fortnox: en användare som kan logga in i appen. Enligt Fortnox behövs ingen programlicens för att bara skicka in underlag via appen, men vyn Mejl i Inkorgen kräver en bokföringslicens. Alternativen i appen beror på licenser och användarinställningar.
Spiris: en administratör som ger varje användare tillgång till appen under Hantera användare på spiris.se.
Bokio: för utlägg måste användaren vara tillagd som anställd i Bokio.
En regel för privata utlägg som du stämt av med din redovisningskonsult. Hur ett utlägg bokförs beror på bolagsform.

Steg för steg

Menynamnen kommer från leverantörernas hjälp i oktober 2026 och kan se annorlunda ut i din version.

Bestäm regeln först. Papperskvitto: fota i appen samma dag. Digitalt kvitto: vidarebefordra mejlet till inkorgen, eller dela PDF-filen till appen. Betalat med egna pengar: märk det som utlägg. Ett kvitto tar en väg, annars får du dubbletter.
Fortnox: ladda ned appen Fortnox, tryck på plus och välj Skanna. Välj dokumenttypen Kvitto, svara på Hur betalade du? med Utlägg med egna pengar eller Företagets pengar, och tryck Tolka underlag. För företagets pengar visar appen datum, belopp och moms och föreslår ett bokföringskonto. Fyll i Inköpsställe, som är obligatoriskt, granska och tryck Skicka in. Du ska se kvittot i bildpanelen under Meny, Bokföring, Skapa verifikation.
Spiris: ladda ned appen Spiris Scanner och logga in med samma uppgifter som på spiris.se. Fota kvittot. Bilden skickas till Inköp, Bildunderlag. Spiris hjälp beskriver att Bildunderlag läser av belopp, moms och inköpsställe med AI och att du kopplar bilden till en bokning med Koppla bild.
Bokio: tryck på plus i appen, välj foto eller Ladda upp PDF och sedan en kategori: Skapa som utlägg, Kvitto eller utgift, Inkomst, Leverantörsfaktura eller Annat. Underlaget syns i Att göra och Uppladdat. Det går inte att bokföra direkt i appen, utan det gör du på webben.
Mejlvägen. Stegen för adresser, godkända avsändare och regler i Gmail och Outlook står i Kvitton från mejlen rakt in i bokföringen. Fortnox Inkorgen godkänner automatiskt adresser som tillhör användarna i abonnemanget, så vidarebefordra från din egen adress. Bokio tar bara bifogade PDF-filer och högst 4 MB per mejl.
Utlägg. I Fortnox går Utlägg med egna pengar till Fortnox Lön, medan Företagets pengar går till Bokföring. Alternativen beror på dina licenser, så utan Lön kan utläggsvalet saknas. I Bokio visas utlägget som Obehandlat tills en administratör attesterar det. För Spiris har jag hittat appen och Bildunderlag men ingen särskild utläggsfunktion. Fråga din redovisningskonsult hur privata utlägg ska hanteras.
Sätt en veckorutin på tio minuter. Öppna Inkorgen, Bildunderlag eller Att göra, koppla varje underlag till rätt verifikation eller bankhändelse och granska konto och moms själv.

Så vet du att det fungerar

Fota ett riktigt papperskvitto och mejla ett digitalt kvitto som PDF. Båda ska dyka upp i programmet inom några minuter, i inkorgen, bildunderlaget eller Att göra. Koppla dem till varsin verifikation och kontrollera att originalfilen följer med. Gör det också med ett utlägg, så ser du vem som måste godkänna.

Vanliga fel

Fotot är oläsligt. Fota mot en mörk yta, med hela kvittot i bild, och kontrollera datum och belopp efteråt.
Appen skickar inget. I Spiris saknas åtkomsten tills administratören gett den.
Kvittot kommer aldrig fram via mejl. Avsändaren är inte godkänd, filen är inte en PDF (Bokio) eller mejlet är för stort.
Du litar på förslaget. Fortnox och Spiris föreslår eller läser av uppgifter. Du granskar konto och moms.
Samma kvitto kommer två gånger. Du fotade det och mejlade det. Välj en väg.

Det BFN säger om digitala kvitton

Jag återger vad BFN skriver, jag ger inte råd. Bokföringsnämnden (BFN) skriver i ett svar om utlägg att ett digitalt kvitto ska sparas i det elektroniska format det hade när det togs emot. Spara därför PDF:en som den kom, i programmet eller ett arkiv, och räkna inte med att brevlådan är ett arkiv.

Fick företaget kvittot både på papper och elektroniskt får det välja i vilken form det sparas. Fotar du ett pappersoriginal är det en överföring, och enligt BFN får pappersoriginalet kasseras direkt efter överföringen om den inte innebär risk att informationen förändras eller försvinner. Regeln gäller sedan 1 juli 2024, och BFN:s sida tar upp pappersoriginal och inte digitala original.

Räkenskapsinformation sparas sju år efter det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Lagras den utanför Sverige gäller villkor, bland annat att Skatteverket ska underrättas och kunna få åtkomst. Det här är inte redovisnings-, skatte-, juridisk eller säkerhetsrådgivning. Din redovisningskonsult och myndigheternas vägledning avgör vad som gäller dig.

När du inte ska automatisera det här

Har du ett par kvitton i månaden är det snabbast att ladda upp dem i webbläsaren. Fortnox säljer tolkning av kvitton som tjänsten Kvitto & Utlägg, och produktsidan nämner en avgift per kvitto utanför företagskortet. Titta därför efter vad det kostar i ditt abonnemang innan du fotar hundra kvitton. Lägger du både kvitton och leverantörsfakturor i samma inkorg, tänk på att fakturorna kräver fler kontroller: läs tre bevis före bokföring. Vill du se var ditt underlagsflöde fastnar finns Fakturaflöde.

Källor

Vanliga frågor

Räcker det att fota kvittot med appen?

För ett pappersoriginal ja, om överföringen inte riskerar att ändra eller förlora informationen, enligt BFN. Bekräfta rutinen med din redovisningskonsult innan du slänger pappret.

Kan jag kasta pappret efter att jag fotat det?

Sedan 1 juli 2024 får pappersoriginal enligt BFN kasseras direkt efter överföringen under det villkoret. För digitala kvitton skriver BFN i ett svar om utlägg att de ska sparas i det format de hade när de togs emot.

Hur länge ska jag spara kvitton?

Sju år efter det kalenderår då räkenskapsåret avslutades, enligt BFN.

Vad är skillnaden mellan ett kvitto och ett utlägg?

Ett kvitto är underlaget. Ett utlägg betyder att du betalat med egna pengar för företagets räkning. Hur det bokförs beror på bolagsform, så fråga din redovisningskonsult.

Kan programmet bokföra kvittot åt mig?

Fortnox och Spiris läser av uppgifter och föreslår konto, men du granskar och bokför. Hos Bokio har jag inte verifierat någon avläsning.

Fastnar du?

Det här är ett av de jobb jag gör åt enmansföretag och små team, ofta på en eller två timmar tillsammans på skärmen. Om du har fastnat på ett steg, eller hellre vill att jag sätter upp appar, inkorg och regler och lämnar över det dokumenterat, mejla mig med rubriken "Fastnat: Utlägg och kvitton". Skriv vilka verktyg du använder och var det tog stopp, så svarar jag med vad jag tror det tar. Jag sitter i Stockholm och jobbar med hela Sverige på distans. Vill du först se om flödet alls är värt att automatisera finns Automationskollen.

Utlägg och kvitton: appen, mejlinkorgen eller båda i bokföringen