Automatisera kvitton till bokföringen direkt från mejlen

Du kan få kvitton att hamna i bokföringsprogrammet utan att öppna dem. En regel i Gmail eller Outlook vidarebefordrar mejl från vissa avsändare till programmets egen inkorgsadress, och Fortnox, Spiris och Bokio har alla en sådan. Det som skiljer dem åt är vad adresserna accepterar och hur avsändare godkänns.

Guiden är för dig som får kvitton i mejlen och bokför själv eller skickar dem vidare till en redovisningskonsult. Den gör kvittoresan automatisk, men inte bokföringen. Kvittot hamnar i kön, och du eller din redovisningskonsult bokför det. Räkna med en timme, och en andra timme om du lägger till Zapier-varianten som sparar en kopia i Drive och loggar en rad.

Det här behöver du

Ett bokföringsprogram med mejladress för underlag. Det heter olika: i Fortnox finns inbox-adresser under Inkorgen (en för Bokföring och en för Leverantörsfakturor), i Spiris funktionen "Ta emot underlag via e-post" och i Bokio "Kvittoinkorg". I Fortnox krävs en användare med bokföringslicens. Spiris hjälp beskriver leverantörsfakturor och "underlag" men nämner inte kvitton uttryckligen, så testa med ett riktigt kvitto.
Gmail eller Outlook. Gmail kräver en verifierad adress för vidarebefordran. I Microsoft 365 kan administratören ha stängt av vidarebefordran utanför organisationen.
Valfritt: ett Zapier-konto och Google Drive.

Steg för steg

Hitta adressen. Fortnox: uppe till höger under Meny, Bokföring, och på Skapa verifikation i bildfliken. Leverantörsfakturor har en egen adress under Inställningar, Leverantörsfakturor, Digitalt flöde. Spiris: aktivera "Ta emot underlag via e-post" under Företagsinställningar, Faktureringsuppgifter, och adressen visas under Inköp, Bildunderlag. Bokio: Inställningar, Kvittoinkorg, där du kan döpa om adressen. Menynamn kan se annorlunda ut i din version.
Godkänn avsändare. Alla tre kräver det. Fortnox håller mejl från okända avsändare tills du godkänner dem under Granska avsändare. Spiris läser in dokumentet först efter att du markerat avsändaren som Godkänd under Hantera avsändare. Bokio kräver att avsändaren är inlagd som tillåten.
Gmail: lägg till adressen. Inställningar, Visa alla inställningar, Vidarebefordran och POP/IMAP, Lägg till en adress för vidarebefordran. Gmail skickar då ett verifieringsmejl till adressen, och du måste klicka på länken där. Programmets inkorg är ingen vanlig brevlåda, och jag har inte kunnat verifiera att du kan läsa mejlet i Fortnox, Spiris eller Bokio. Misslyckas det, använd Zapier-varianten i steg 6 eller vidarebefordra för hand. Slå inte på vidarebefordran av alla inkommande mejl i samma meny, för då går all ny post utom skräppost till bokföringen. Filtret i nästa steg ska styra.
Gmail: skapa filtret. Skriv sökningen i sökfältet, till exempel from:kvitto@butiken.se has:attachment, tryck Sök och kontrollera att rätt mejl dyker upp. Välj Skapa filter, välj alternativet för vidarebefordran och adressen. Börja med några bestämda avsändare i stället för ordet kvitto. Då slipper du privata mejl. Hur filter och etiketter fungerar beskriver jag i Gmail-filter för företag.
Outlook: Inställningar, E-postregler, ny regel. Välj villkor (avsändare eller ord) och åtgärden "Vidarebefordra till" med adressen. Ett vidarebefordrat mejl ser ut att komma från dig, medan ett omdirigerat ser ut att komma från ursprungsavsändaren. Det spelar roll för avsändargodkännandet, så testa vilket din inkorg vill ha. Var gränsen för en vanlig regel går står i Outlook-regler eller Power Automate.
Zapier-varianten, som arkiverar och loggar. Skapa en Zap med Gmail-triggern "New Attachment", sedan Filter by Zapier på avsändare eller ämne, Google Drive "Upload File" och Google Sheets "Create Spreadsheet Row". Logga datum, avsändare, ämne, länk till filen i Drive och en kolumn Bokförd som är tom. Filtret behövs, för bilagor kan vara signaturbilder. Vilka fält som följer med ser du i testet.

Behöver du hantera leverantörsfakturor som ska betalas är det en annan sak med mer kontroll, som jag beskriver i tre bevis före bokföring. Verktyget Fakturaflöde visar var din fakturering fastnar idag.

Så vet du att det fungerar

Skicka ett riktigt kvitto från en godkänd avsändare till dig själv.
Fortnox: kolla Meny, Inkorgen, Mejl och fliken Underlag, eller bildpanelen på Skapa verifikation. Spiris: Inköp, Bildunderlag. Bokio: kvittot ska ligga i bokföringskön.
Kolla att filen ligger i Drive och att raden finns i kalkylbladet.
Vid månadsslut: jämför raderna i kalkylbladet med det som blev bokfört. Skillnaden är kvitton som kan ha tappats bort.

Vanliga fel

Avsändaren väntar på godkännande. Mejlet ligger kvar tills du godkänt, och då ser det ut som att inget hänt.
Kvittot finns bara i mejltexten. Hos Bokio fungerar i dagsläget bara bifogade PDF-filer, högst 4 MB per mejl. Fortnox och Spiris beskriver också bilagor, och jag har inte hittat något som säger att en ren mejltext läses in. Spara mejlet som PDF först.
Administratören blockerar vidarebefordran. Du får ett studsmejl med koden 5.7.520. Fråga administratören eller använd Zapier.
För brett filter. Ordet kvitto skickar även privata mejl till bokföringen. Filtrera på avsändare.

Det som ändå måste granskas

Du eller din redovisningskonsult behöver fortfarande kontrollera att kvittot hör till en faktisk betalning, att rätt konto och moms väljs och att inget är privat eller dubbelt. En orderbekräftelse är inte alltid ett kvitto. Flödet samlar in underlag, det bokför inte.

Regler om kvitton och digitala original

Skatteverket skriver att bokföringen normalt ska grunda sig på en skriftlig handling, ett underlag, och att räkenskapsinformation ska arkiveras i ordnat skick och på betryggande sätt inom landet i minst sju år. Bokföringsnämnden anger sju år efter det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.

Det digitala originalet är det som kom i mejlet. Bokföringsnämnden skriver, i ett svar om anställdas digitala kvitton, att företaget ska spara kvittot i det elektroniska format det hade när det togs emot. Spara därför PDF:en som den kom, i Drive eller i bokföringsprogrammet, och räkna inte med att mejlbrevlådan är ett arkiv.

Sedan 1 juli 2024 gäller att pappersoriginal kan kasseras direkt efter att informationen överförts till en annan handling, om överföringen inte innebär risk att den förändras eller försvinner. Bokföringsnämndens sida tar inte upp elektroniska original. Själv behåller jag originalet, och du bör fråga din redovisningskonsult innan du gör dig av med ett.

Ligger din kopia i Google Drive finns också regler om lagring utanför Sverige. Bokföringsnämnden nämner bland annat att du ska meddela Skatteverket var lagringsplatsen finns och att Skatteverket ska kunna få omedelbar elektronisk åtkomst. Det här är inte redovisnings-, skatte-, juridisk eller säkerhetsrådgivning. Din redovisningskonsult och myndigheternas vägledning avgör vad som gäller dig.

När du inte ska automatisera det här

Får du bara ett fåtal kvitton i månaden går det fortare att ladda upp dem för hand. Mejl som innehåller mer än kvittot, som kundkonversationer, ska inte vidarebefordras i bulk. Zapier är en internationell tjänst, och Spiris skriver att den lagrar data utanför EU, så läs IMY:s vägledning om överföring till tredjeland om kvittona innehåller personuppgifter.

Källor

Vanliga frågor

Hur länge ska jag spara kvitton?

Bokföringsnämnden anger sju år efter det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Har du brutet räkenskapsår blir tiden längre än sju år räknat från räkenskapsårets slut.

Får jag kasta pappret när jag har skannat eller fotat kvittot?

Sedan 1 juli 2024 får du enligt Bokföringsnämnden och Skatteverket det direkt efter överföringen, om överföringen inte innebär risk att informationen förändras eller försvinner. Det gäller pappersoriginal, och du bör bekräfta rutinen med din redovisningskonsult.

Räcker det att kvittot ligger kvar i mejlen?

Sällan. Räkenskapsinformation ska arkiveras i ordnat skick och på betryggande sätt. En brevlåda du rensar då och då är ingen arkivering, så spara kvittot i bokföringsprogrammet eller ett arkiv.

Kan programmet läsa av kvittot och bokföra det själv?

Fortnox har Fakturatolkning för leverantörsfakturor och Spiris har automatisk bokföringshjälp av leverantörsfaktura. Hos Bokio har jag inte verifierat någon automatisk avläsning. Granska alltid resultatet. Läs om vad Bokio kan koppla ihop.

Fungerar det för kvitton som finns i mejltexten?

Jag har inte kunnat verifiera att någon av de tre inkorgarna läser av en mejltext. Spara kvittot som PDF och bifoga det.

Fastnar du?

Det här är ett av de flöden jag bygger åt enmansföretag och små team, ofta på en eller två timmar tillsammans på skärmen. Om du har fastnat på ett steg, eller hellre vill att jag sätter upp det och lämnar över det dokumenterat, mejla mig med rubriken "Fastnat: Kvitton till bokföringen". Skriv vilka verktyg du använder och var det tog stopp, så svarar jag med vad jag tror det tar. Jag sitter i Stockholm och jobbar med hela Sverige på distans. Vill du först se om flödet alls är värt att automatisera finns Automationskollen.

Kvitton från mejlen rakt in i bokföringen