Bokio integration och Zapier: vad går att koppla ihop?

Ja, Bokio har både ett API (det gränssnitt program använder för att prata med varandra) och en Zapier-app. Zapier-appen kan skapa saker i Bokio, men enligt sin appsida har den inga triggers, alltså händelser som startar ett flöde när något händer i Bokio. Utöver det har Bokio bankkoppling, e-faktura, en kvittoinkorg för mejl och en lista med färdiga integrationer.

Guiden är för dig som använder Bokio och undrar om du behöver ett annat program eller en utvecklare. Den går igenom vad jag har kunnat kontrollera mot Bokios egna sidor, vilka rutiner som fyller luckorna och när du kan ha vuxit ur Bokio. Räkna med en timme för att slå på det som finns och sätta en veckorutin. Zapier och API är extra, och API:t kräver en utvecklare.

Det här behöver du

Ett Bokio-konto, och koll på din prisplan. Bokio har Basic, Premium, Business och Plus, och funktionerna skiljer sig. Enligt Bokios hjälp ingår bankkoppling och e-faktura i Premium, Business och Plus, och på Basic kan du köpa till dem som tillägg. Se aktuell prislista.
Tänker du använda Zapier eller API:t: enligt Bokios utvecklardokumentation ingår API-åtkomst för egna (privata) integrationer i Premium, Business och Plus, men inte i Basic. För publika integrationer ingår den i Plus och Business, och Premium behöver ett tillägg. Zapier-appen loggar in med OAuth2 (appen får tillfällig åtkomst utan ditt lösenord), som dokumentationen kopplar till publika integrationer, och Bokios Zapier-sida säger samma sak om planerna. Under de 14 dagarna i provperioden fungerar alla API-funktioner.
Ett Zapier-konto om du vill testa Zapier-appen.

Steg för steg

Börja med Bokios integrationslista. I skrivande stund finns bland annat Zettle by PayPal, Mynt, Reco, Zapier och flera appar för e-handel och betalningar, som Klarna, PayPal, Stripe och Svea. Listan har flera sidor och kategorier som Bank, Betalningshantering och E-handel. Finns din kassa eller din betaltjänst där, är det den enklaste vägen. Kassan tas upp i Zettle-kassan till bokföringen och kortbetalningar i Bokio med Stripe och Swish.
Slå på bankkopplingen under Bank: sök din bank, bekräfta med bankens identifiering och välj konton. Stegen kan se annorlunda ut i din version. Därefter hämtar Bokio dina banktransaktioner automatiskt. Saknas din bank (Bokio nämner Avanza och Marginalen Bank) finns manuell bankimport, där du klistrar in ett kontoutdrag.
Slå på e-faktura om du fakturerar företag: Inställningar, Konfigurera e-faktura. Bokio skickar e-fakturan över Peppol-nätverket. Kunden behöver en mottagare vald, och e-faktura kan inte användas för påminnelser.
Skapa kvittoinkorgen: Inställningar, Kvittoinkorg. Du får en adress som du kan döpa om. Lägg till de avsändare som får mejla in. Bokio tar i dagsläget bara emot bifogade PDF-filer, och hela mejlet får vara högst 4 MB. Hur du vidarebefordrar kvitton automatiskt beskriver jag i Kvitton från mejlen rakt in i bokföringen.
Flytta in det du redan har. Kunder importerar du under Fakturering, Kunder, menyn med tre punkter, Importera kunder. Du klistrar in rader från Excel eller CSV.
Sätt en veckorutin på femton minuter: bokför bankhändelserna, bokför det som ligger i kvittoinkorgen och gå igenom obetalda fakturor. Det är det som ersätter flödena som inte går att bygga.
Vill du koppla ihop med andra program, prova Zapier-appen. På Zapiers appsida finns åtgärder som Create a Customer, Create an Invoice, Create a Journal Entry och sökningar som Get Customer och Get Invoice by InvoiceId. Bokios egen guide visar en Zap som skapar en faktura när ett tidrapportprogram skapar en. Kontrollera om fakturan skapas som utkast eller publiceras innan du går live. Bokios Zapier-guide har fortfarande en varning om att innehållet är under utveckling.
Vill du bygga något eget finns API:t. Du skapar en privat integration i Bokio-appen och får en token för ditt eget bolag. Det rör sig om journalposter, uppladdade filer, kunder, fakturor, artiklar, räkenskapsår och SIE-filer. Gränsen för privata integrationer är 5 000 anrop per månad. Det här är ett utvecklarjobb.

Ska flödet runt fakturan bli bättre, börja med verktyget Fakturaflöde.

Så vet du att det fungerar

Bankkoppling: ny transaktion syns i Bokio efter att den dragits på kontot.
Kvittoinkorg: mejla en PDF från en tillåten adress. Kvittot ska dyka upp i bokföringskön.
Zapier: kör en testfaktura för en påhittad kund och kolla att den hamnar där du väntar dig, som utkast. Ta bort testposten.
API: ett 403-svar med koden price_plan_feature_required betyder att din plan saknar API-åtkomst.

Vanliga fel

Kvittot kommer aldrig fram. Avsändaren är inte tillåten, filen är inte en PDF eller mejlet är över 4 MB. Gmail kan dessutom skriva samma adress med och utan punkt, så lägg till båda.
Skannern fungerar inte. Skannerns avsändaradress måste vara en tillåten avsändare. Går det inte, mejla till dig själv först och vidarebefordra sedan.
Du väntar på en trigger som inte finns. Zapier-appen listar inga triggers, så "när fakturan betalas" går inte att bygga med den.
403 i Zapier eller API. Din plan saknar API-åtkomst. Kontrollera Price Plan Requirements.
Bankkopplingen vill inte ansluta. Kontrollera att banken finns på Bokios lista över stödda banker och att du har behörighet till kontot hos banken. Försök sedan igen, gärna i en annan webbläsare, och hör av dig till Bokios support om det inte hjälper.
Kvittoinkorgens namn är upptaget. Välj ett annat.

Begränsningar och när du vuxit ur Bokio

Det här är min bedömning, inte en regel. Jag tycker att det är dags att titta på något annat när du behöver att Bokio startar flöden åt dig och Zapier-appen saknar triggern för det, när du behöver lagersaldon i systemet (Bokios hjälp beskriver lager som bokföring av lagerförändring efter en inventering du gör själv), eller när 5 000 anrop i månaden inte räcker. Då kan ett system som Fortnox eller Spiris passa bättre, men det löser inte allt automatiskt.

Du tar med dig bokföringen genom att exportera en SIE-fil: Inställningar, Exportera data, SIE 4. Hela bytet beskriver jag i byta bokföringsprogram utan att tappa historik. Verifikaten i PDF exporteras separat. Be den nya leverantören om en importguide.

Det här är inte redovisnings-, skatte-, juridisk eller säkerhetsrådgivning. Din redovisningskonsult och Bokios egna anvisningar avgör vad som gäller hos dig. Kundnamn och fakturor som passerar Zapier kan innehålla personuppgifter. Läs Zapiers villkor och IMY:s vägledning om överföring till tredjeland.

Källor

Vanliga frågor

Har Bokio ett öppet API?

Ja. Bokio har ett API med dokumentation på docs.bokio.se. Du kan göra en privat integration för ditt eget bolag, om din plan tillåter det, eller en publik integration för flera bolag. Det kräver en utvecklare.

Finns det en Zapier-app för Bokio?

Ja. Appen har åtgärder och sökningar för kunder, fakturor, artiklar och journalposter, men inga triggers på sin appsida. Bokio skriver att API-åtkomst ingår i Business och Plus.

Hur får jag in kvitton i Bokio utan att göra det för hand?

Använd kvittoinkorgen. Du mejlar eller vidarebefordrar kvitton som PDF till din Bokio-adress från en tillåten avsändare. Du kan också ladda upp direkt i appen.

Kan jag få Bokio att skicka e-fakturor?

Ja, om din plan har e-faktura. Du aktiverar det under Inställningar, Konfigurera e-faktura, och kunden behöver en mottagare.

Går det att byta från Bokio senare?

Ja, du kan exportera en SIE-fil och dina verifikat. Hur den importeras i det nya programmet avgör det programmet, så fråga dem först.

Fastnar du?

Det här är ett av de flöden jag bygger åt enmansföretag och små team, ofta på en eller två timmar tillsammans på skärmen. Om du har fastnat på ett steg, eller hellre vill att jag sätter upp det och lämnar över det dokumenterat, mejla mig med rubriken "Fastnat: Bokio och integrationer". Skriv vilka verktyg du använder och var det tog stopp, så svarar jag med vad jag tror det tar. Jag sitter i Stockholm och jobbar med hela Sverige på distans. Vill du först se om flödet alls är värt att automatisera finns Automationskollen.

Bokio: vad går att koppla ihop, och vad du gör när integrationen inte finns