Bokio export till Excel och Google Sheets: månadsrutin

Bokio kan inte skicka data till Google Sheets av sig själv. Zapier-appen för Bokio har enligt sin appsida inga triggers, alltså inga händelser som startar ett flöde, och en inbyggd Sheets-koppling hittar jag inte. Men det mesta du vill följa upp går att exportera som Excel-fil och läsa in i Sheets på en kvart i månaden: resultat, kundreskontra, leverantörsreskontra och fakturor.

Guiden ger dig en månadsrutin, en översikt som räknar ut det du brukar undra över och ett enkelt kassaflödesark för kommande veckor. Räkna med två timmar första gången. Kalkylbladet är en kopia. Bokio är facit.

Det här behöver du

Ett Bokio-konto med aktiv prisplan. Bokio skriver att du kan exportera så länge du har det. Se aktuell prislista.
Ett Google-konto med Kalkylark.
En bokföring som är uppdaterad. Rapporterna visar det du har bokfört, inte mer.
Bara om du vill testa Zapier eller API: API-åtkomst, som enligt Bokios utvecklardokumentation i skrivande stund ingår för privata integrationer i Plus, Premium och Business. För publika integrationer, som Zapier-appen, ingår den i Plus och Business, och Premium behöver ett tillägg. Basic har ingen.

Steg för steg

Menynamnen kommer från Bokios hjälp i oktober 2026 och kan skilja i din version.

Bokför klart månaden: bankhändelser, kvitton och fakturor. Hur du får in kvitton beskriver jag i Kvitton från mejlen rakt in i bokföringen.
Exportera resultatet. Öppna Rapporter och Resultatrapport, välj period, klicka på de tre punkterna uppe till höger och välj Excel. Bokios hjälp visar samma meny för PDF. Gör likadant med Balansrapport om du vill ha den.
Exportera Kundreskontra på samma sätt, under Rapporter, och Leverantörsreskontra om den har samma meny i din version. Bokio visar också kundreskontran under Fakturering, Kunder och Historik. Bokios hjälp beskriver inte kolumnerna, så titta i filen.
Vill du ha fakturorna som lista: Inställningar, Exportera data, Fakturor. Hjälpsidan anger inget filformat. Bokios sida om EU:s Data Act listar utställda kundfakturor och betalningsstatus i CSV, PDF och XML. Se vad du får.
Läs in filerna i Kalkylark: Arkiv, Importera, välj filen och sedan "Infoga nytt/nya arbetsblad", så skriver du inte över något. Google beskriver de valen för Excel-filer. Döp bladen till Resultat, Kundreskontra och Leverantörsreskontra och rör inte innehållet. Bokios export av verifikationer är en TSV-fil, och Bokio tipsar om att öppna den i en textredigerare och klistra in texten i kalkylprogrammet.
Skapa bladet Översikt som pekar på rådatabladen. Vilka siffror som är värda en rad där går jag igenom i nyckeltal för enmansföretag i Sheets. Resultatet för månaden hämtar du med en enkel cellreferens. Förfallet belopp räknar du ut så här, där du byter D mot kolumnen med förfallodatum och F mot kvarvarande belopp i din fil:
```
=SUMPRODUCT((SIGN(TODAY()-Kundreskontra!D2:D)=1)*Kundreskontra!F2:F)
```
Kontrollera att filen bara innehåller öppna poster, annars hamnar betalda fakturor i summan.
Lägg tre rader i ett blad Logg varje månad: månad, resultat och förfallet belopp. Efter ett halvår ser du trenden utan att leta. Vill du bara ha kurvor över resultatet finns Resultatanalys i Bokio, kolla om din plan har den.

Ett enkelt kassaflödesark

Bladet Poster har kolumnerna Datum, Vad, In och Ut. Lägg in obetalda kundfakturor med förfallodatum, leverantörsfakturor, och dina fasta utgifter som hyra, lön, moms och skatt. Datum för moms hittar du hos Skatteverket, se Deklarera moms, och lägg dem gärna i kalendern som i moms- och deklarationsdatum i kalendern. Bladet Vecka summerar per vecka. Först ger du tre intervall i Poster var sitt namn, så att formlerna inte flyttar sig när du drar ned dem: markera A2:A, välj Data och Namngivna intervall (kan heta något annat i din version) och döp det till PostDatum. Gör likadant med C2:C (PostIn) och D2:D (PostUt). Skriv sedan bankens saldo i dag i H1 (med texten Startsaldo i G1) och formlerna för rad 2 och 3 nedan. Kopiera området B2:D2 till B3:D3, markera sedan A3:E3 och dra ned det ett kvartal, ungefär tretton rader:

A2: =TODAY()-WEEKDAY(TODAY();2)+1
A3: =A2+7
B2: =SUMPRODUCT((PostDatum-WEEKDAY(PostDatum;2)+1=A2)*PostIn)
C2: =SUMPRODUCT((PostDatum-WEEKDAY(PostDatum;2)+1=A2)*PostUt)
D2: =B2-C2
E2: =H1+D2
E3: =E2+D3

Rubriker i A1 till E1: Vecka börjar, In, Ut, Netto, Saldo. Visar ditt kalkylblad svenska funktionsnamn låter du Sheets föreslå rätt namn när du skriver (tabellen i AI som skriver formler i Sheets visar de vanligaste), och byter semikolon mot komma om formeln inte går igenom. Rensa de rader som kommer från reskontran varje månad och klistra in nya. Inbetalningar sker sällan på förfallodagen, så lägg gärna kunder som betalar sent några dagar senare. Fakturor som redan förfallit lägger du på ett datum i den här veckan eller senare, annars hamnar de före första veckan och räknas inte med.

Så vet du att det fungerar

Jämför Översiktens resultat med Resultatrapporten i Bokio för samma period. Siffrorna ska vara lika.
Lägg ihop kvarvarande belopp i Kundreskontra och jämför med det Bokio visar för obetalda kundfakturor. Det ska stämma.
Ändra datumet på en testrad i Poster. Beloppet ska flytta till rätt vecka.
Fyll i en testrad med In och en med Ut samma vecka och kontrollera Netto och Saldo.

Vanliga fel

Datum eller belopp blir text. Språkinställningen under Arkiv, Inställningar styr hur Sheets tolkar decimaler och datum. Google beskriver den under Språk och region.
Formeln ger #VALUE! En cell i datum- eller beloppskolumnen innehåller text, till exempel en summarad eller en tom sträng.
Kolumnerna har flyttat. Bokio kan ändra exporten. Därför pekar Översikt på rådatabladen och inte tvärtom.
Du importerade över gammal data. Välj att infoga nytt blad och byt ut det gamla.
Exporten fungerar inte. Kontrollera att du har aktiv prisplan. Saknas den datatyp du vill ha, skriver Bokio att du kan kontakta support@bokio.se.
Saldot stämmer inte. Du har glömt moms, lön eller skatt i Poster.

När du inte ska automatisera det här

Vill du ha Sheets att uppdateras av sig själv behövs mer. Zapier-appen listar inga triggers, så Bokio kan inte själv starta något. Appen har sökningarna "Get All Invoices" och "Get All Journal Entries", och i teorin kan ett flöde med Schedule by Zapier köra dem varje månad. Hur många fakturor en sökning returnerar och hur de blir rader har jag inte kunnat testa, så jag bygger inte rutinen på det. Bokios Zapier-sida nämner att man kan exportera verifikat till andra program, men jag hittar ingen åtgärd på appsidan som gör det.

API:t är det mest hållbara: det kan lista fakturor och journalposter, och filtreringen går att göra på bland annat status och förfallodatum. Det kräver en utvecklare, en token som förvaras säkert och en plan med API-åtkomst. Börja inte där.

Tittar du bara på siffrorna en gång i kvartalet räcker Bokios egna rapporter. SIE-filen är gjord för bokföringsprogram och din redovisningskonsult, inte för kalkylblad. Kundnamn i reskontran är personuppgifter, så dela kalkylbladet med så få som möjligt och läs IMY om överföring till tredjeland. Det här är inte redovisnings-, skatte-, juridisk eller säkerhetsrådgivning, och din redovisningskonsult avgör vad som gäller. Se också vad som går att koppla i Bokio, Fortnox till Google Sheets och verktyget Fakturaflöde.

Källor

Vanliga frågor

Kan Bokio exportera till Excel?

Ja. Bokios hjälp beskriver att rapporter som resultatrapport, balansrapport och huvudbok går att ladda ned som PDF eller exportera till Excel via de tre punkterna i rapporten. Kundreskontra går att exportera på samma sätt.

Kan Bokio skicka data till Google Sheets automatiskt?

Inte av sig själv, så vitt jag hittar. Zapier-appen har inga triggers, och en automatisk hämtning kräver antingen ett Zapier-flöde med sökningar som jag inte har kunnat testa eller en utvecklare som använder API:t.

Hur exporterar jag fakturor från Bokio?

Under Inställningar, Exportera data finns Fakturor och Kunder. Filformatet anger inte hjälpsidan, men Bokios Data Act-sida nämner CSV, PDF och XML.

Kan jag öppna en SIE-fil i Google Sheets?

SIE är gjord för bokföringsprogram och din redovisningskonsult, så jag använder rapporterna i stället. Behöver du hela bokföringen utanför Bokio är SIE rätt format, men inte för uppföljning i kalkylblad.

Behöver jag en viss Bokio-plan för att exportera?

Bokio skriver att du kan exportera så länge du har en aktiv prisplan. API och Zapier kräver en plan med API-åtkomst.

Fastnar du?

Det här är ett av de flöden jag bygger åt enmansföretag och små team, ofta på en eller två timmar tillsammans på skärmen. Om du har fastnat på ett steg, eller hellre vill att jag sätter upp det och lämnar över det dokumenterat, mejla mig med rubriken "Fastnat: Bokio till Google Sheets". Skriv vilka verktyg du använder och var det tog stopp, så svarar jag med vad jag tror det tar. Jag sitter i Stockholm och jobbar med hela Sverige på distans. Vill du först se om rutinen alls är värd att automatisera finns Automationskollen.

Bokio till Google Sheets: exportera och följa upp fakturor och resultat