Byta från Bokio till Fortnox utan att tappa historik

Du byter från Bokio till Fortnox genom att exportera en SIE-fil, helst typ 4, ur Bokio och läsa in den i Fortnox. Samma väg gäller åt andra hållet och till Spiris. SIE-filen tar med verifikat, kontoplan och balanser men inte bilagor, reskontra eller dina kopplingar, så de flyttar du separat. Och du ska spara allt i sju år, oavsett vilket program du använder nu.

Guiden är för dig som sköter bokföringen själv och funderar på att byta. Räkna med en till två dagar utspritt, mest för avstämning och omkoppling. Fortnox och Spiris erbjuder också att göra flytten åt dig. Allt gäller i skrivande stund, oktober 2026.

Det här behöver du

Ett aktivt abonnemang i det gamla programmet tills allt är exporterat. Bokio skriver att exporten finns så länge du har en aktiv prisplan.
Behörighet som administratör i båda programmen. Ska din redovisningskonsult in i det nya? Se ge konsult åtkomst utan att mejla lösenord.
En mapp för arkivet. Lägger du den i en molntjänst kan filerna hamna utomlands, och BFN beskriver villkoren för det. Fråga din redovisningskonsult.

Steg för steg

Välj tidpunkt, se längre ned, och skriv en lista över allt som hänger ihop med det gamla programmet: bank, kvittomejl, Zapier-flöden, betaltjänster, kassa, lön och konsult. En kartläggning av ditt systemlandskap visar vilka system som pratar med vilka.
Gör klart det gamla: bokför ikapp, stäm av banken, lämna momsen för perioden och stäng året om det är bokslut.
Exportera allt. I Bokio går du till Inställningar, Exportera data, väljer räkenskapsår och SIE 4 (en .se-fil). På samma sida finns Verifikationer, Kvitton, Kunder, Fakturor och Artiklar, och under Behandlingshistorik kan du ladda ned en CSV. I Fortnox klickar du på företagsnamnet och väljer Export. I Spiris listar hjälpen Exportera bokföringsdata som SE-fil. Du ska ha en fil per år och en mapp med bilagorna.
Spara exporterna i arkivmappen och skriv en kort arkivplan: vad som ligger där och var. BFN tar upp arkivplanen i sin vägledning.
Importera. I Fortnox väljer du Import, SIE-import, Läs in fil, går igenom blocken och klickar på Importera. Momskoder följer inte med i filen, så lägg dem på kontona. Saknas räkenskapsåret skapar Fortnox det. I Bokio skapar du alla räkenskapsår först, under Inställningar, Räkenskapsår, och laddar sedan upp filerna under Inställningar, Bokföring, och Kontrollera filer. Importerar du inte alla år anger du ingående balanser själv. Spiris rekommenderar SIE4 vid byte, och verifikationsnumreringen fortsätter utan avbrott.
Vill du slippa: Fortnox skriver att de läser in data åt dig. De börjar vanligen inom fyra arbetsdagar och flytten tar ofta en arbetsdag. Spiris skriver att flytten är gratis och oftast klar inom 24 timmar om de laddar upp åt dig.
Flytta registren och öppna fakturor. Spiris skriver att kund- och leverantörsreskontra inte följer med en SIE-fil. Fortnox listar för Bokio verifikat, kund- och artikelregister och obetalda kundfakturor. Kunder och artiklar kan du läsa in från CSV, se prislistan och artikelregistret.
Stäm av. Bokio ber dig kontrollera att utgående balans år 1 är lika med ingående balans år 2 och att Beräknat resultat under Eget kapital är noll. Jämför också reskontran med de gamla listorna.
Koppla om (se nedan) och säg upp det gamla programmet först när allt är exporterat, importerat och avstämt.

Vad som inte följer med

Bilagor och kvitton. Spiris nämner underlag bara för SIE 5, som få program stöder. Bokio exporterar kvitton separat. Spiris skriver att de tar med bildunderlag vid flytt från Fortnox, men Fortnox sida om bytet nämner inte bilagor, så fråga innan du stänger.
Kundhistorik. Fakturor och kunder exporterar du separat. Mejl och anteckningar ligger i ditt CRM, inte i bokföringen, se kundregister, synk mellan Fortnox och CRM.
Dina kopplingar. De hör till programmet. Se nedan.

Timing vid årsskiftet

Fortnox och Spiris skriver båda att du kan byta när som helst på året. Min bedömning är att det renaste är efter bokslutet och sista momsperioden, så att det nya programmet börjar året med balanser från ett stängt år. Byter du mitt i året importerar du årets verifikat hittills och väljer ett datum då du slutar bokföra i det gamla. Räkna in väntetiden om du lämnar över till Fortnox eller Spiris.

Sju år, även efter bytet

Räkenskapsinformation ska bevaras till och med det sjunde året efter det kalenderår då räkenskapsåret avslutades (7 kap. 2 § bokföringslagen). Slutar året den 31 december 2026 sparar du till och med 2033. BFN skriver att du ska se till, till exempel genom avtal, att du har tillgång till all räkenskapsinformation, bokföringen och behandlingshistoriken även efter ett byte av leverantör. En SIE-fil räcker alltså inte som arkiv. Behåll verifikat, bilagor och behandlingshistorik i läsbar form.

Koppla om och godkänn på nytt

Zapier. Varje program har en egen app, så dina Zaps följer inte med. Pausa de gamla före flytten, bygg om flödena och godkänn kopplingen i det nya. Spiris Bokföring & Fakturering heter fortfarande Visma eAccounting i Zapiers katalog, se Visma eEkonomi och Zapier. Fortnox skriver att en aktiv integrationslicens krävs för att aktivera en integration, så kontrollera under Administrera integrationer om licensen redan ingår i ditt paket. Se Bokio, vad går att koppla för vad Bokios app saknar.
Bank. Bankkopplingen sitter i programmet. Hur bankens samtycke förnyas står inte på Bokios sida, så fråga banken och det nya programmet.
Swish, Stripe, kassa. Fortnox marknadsplats listar kopplingar för Swish och Stripe, de flesta från partners, se till exempel Stripe-betalningar till Fortnox. Kolla att din finns i det nya programmets lista innan du säger upp det gamla. Se Swish och bokföringen.
Dubbla flöden. Stäng av de gamla kopplingarna, så att inget skickas till båda.

Så vet du att det fungerar

Balansrapporten för varje år stämmer med det gamla programmet.
Momsrapporten för sista perioden är lika i båda.
Reskontrorna summerar lika.
En banktransaktion och en betalning dyker upp i det nya.
Ett testflöde i Zapier når det nya programmet.

Vanliga fel

Bara balanser exporterades. Bokio skriver att exporten från Spiris Enskild Firma ger bara ingående och utgående balanser (SIE 1), och att verifikat kräver en annan exportväg. Läs Bokios guide för det.
Bokio: Failed to get spec. Filen har projekt eller kostnadsställen som inte stöds.
Bokio: Server error exception: 500. Filen saknar oftast en verifikatserie.
Bokio: Allvarliga fel hittades. Oftast stängda räkenskapsår, eller räkenskapsår i filen som skiljer sig från Bokios inställningar.
Momsrapporten stämmer inte i Fortnox. Momskoderna saknades.
Du sa upp för tidigt. Exporten kräver en aktiv plan hos Bokio.

När du inte ska byta

Byt inte mitt i en momsperiod eller när du ligger efter med bokföringen. Byt inte heller bara för att en trigger saknas: kolla först om en rutin löser det. Ett byte kostar ett par dagar och en omkoppling. Det här är inte redovisnings-, skatte-, juridisk eller säkerhetsrådgivning. Din redovisningskonsult och programmens anvisningar avgör vad som gäller hos dig. Se också Fortnox och bokföringsgränsen.

Källor

Vanliga frågor

Kan jag byta från Bokio till Fortnox mitt i året?

Ja, Fortnox skriver att du kan byta när som helst under året. Du importerar då årets verifikat hittills och väljer ett tydligt datum då du slutar bokföra i Bokio.

Följer bilagorna med SIE-filen?

Nej. SIE 1 till 4 innehåller bokföringsdata. Bokio exporterar kvitton separat, och Spiris skriver att de tar med bildunderlag när de flyttar åt dig från Fortnox.

Hur länge ska jag spara bokföringen efter att jag bytt program?

Sju år efter det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Det gäller verifikat, bilagor och behandlingshistorik, inte bara SIE-filen.

Kan Fortnox eller Spiris göra flytten åt mig?

Ja, båda erbjuder det. Spiris skriver att flytten är gratis. Fortnox beskriver hjälp med inläsning och en kontaktperson men anger inget om kostnaden på sidan, så fråga dem.

Fastnar du?

Det här är ett av de arbeten jag gör åt enmansföretag och små team, ofta på en eller två timmar tillsammans på skärmen. Om du har fastnat på ett steg, eller hellre vill att jag sätter upp det och lämnar över det dokumenterat, mejla mig med rubriken "Fastnat: Byta bokföringsprogram". Skriv vilka verktyg du använder och var det tog stopp, så svarar jag med vad jag tror det tar. Jag sitter i Stockholm och jobbar med hela Sverige på distans. Vill du först se om arbetet alls är värt att automatisera finns Automationskollen.

Byta bokföringsprogram: Bokio, Spiris och Fortnox utan att tappa historik