Synka kundregister Fortnox och CRM utan dubbletter

Synka inte allt åt båda hållen. Låt varje fält ha en enda ägare, använd Fortnox kundnummer som nyckel som båda systemen lagrar, låt Zapier föra över nya kunder och stäm av hela registret en gång i månaden i Google Sheets. Fortnox låter dig enligt sin hjälp ändra allt på en kund utom kundnumret, och det gör numret till den naturliga nyckeln.

Guiden är för dig som har Fortnox och ett CRM, jag utgår från HubSpot och Pipedrive, och som hittat samma kund två gånger. Räkna med två till tre timmar, där första avstämningen är den stora delen. Sist finns en rad om hur länge en kund får finnas kvar, med GDPR och bokföringslagen.

Det här behöver du

Fortnox med Fakturering och Zapier-appen. Kontrollera under Administrera integrationer om integrationslicensen redan ingår i ditt paket.
Ett CRM med Zapier-app. HubSpot har bland annat Company Recently Created or Updated och Update Company. Pipedrive har New Organization, Updated Organization och Update Organization.
Google Sheets.
Rätt att skapa ett eget fält i CRM:et. Hos Pipedrive kräver enligt hjälpen redan namn och typ på ett eget fält minst planen Lite, och antalet fält beror på planen. Se aktuell prislista.

Steg för steg

Regeln i en tabell:

Fält	Ägare
Kundnummer, organisationsnummer, företagsnamn	Fortnox
Momstyp, betalvillkor, fakturaadress	Fortnox
Aktiv eller inaktiv kund	Fortnox
Kontaktpersoner, e-post, telefon, anteckningar, affärer	CRM

Skriv ned regeln där du och andra ser den. Ett fält, en ägare. Där båda får ändra vinner den som ändrade sist, och då är dubbletter och försvunna ändringar nära.
Skapa fältet "Fortnox kundnummer" på bolag. I HubSpot: Settings, Properties, välj Company, Create property, fälttypen single-line text. I Pipedrive: Personal preferences, Data fields, Organization, och Custom field. Du ser: ett tomt fält på bolagskortet.
Gör en engångsmatchning i Sheets. I Fortnox tar du Rapporter, Kundregister under Register och listor och Ladda ner fil, vilket ger en CSV. Från CRM:et exporterar du bolagen. Lägg dem i två blad, Fortnox och CRM, med samma kolumner: A kundnummer, B namn, C organisationsnummer, D hjälpkolumn utan bindestreck, =SUBSTITUTE(C2;"-";""). Fortnox hjälp beskriver inte exportens kolumner, så flytta dem efter vad du får.
- I bladet CRM, kolumn E, nummer från Fortnox: =IFERROR(INDEX(Fortnox!A:A;MATCH(D2;Fortnox!D:D;0));"Saknas i Fortnox")
- I bladet Fortnox, kolumn E: =IF(COUNTIF(CRM!D:D;D2)=0;"Saknas i CRM";"OK")
- I bladet Fortnox, kolumn F: =IF(COUNTIF(D:D;D2)=1;"OK";"Dubblett")
Funktionsnamnen kan vara svenska i ditt blad. Läs in de hittade numren i CRM:ets fält med CRM:ets egen import, och kontrollera där hur befintliga poster uppdateras.
Zap A, nya kunder i Fortnox: trigger Fortnox Customer Created. Enligt Zapier startar den när en kund skapas eller första gången en uppdatering på kunden syns, så den kan köra på gamla kunder. Lägg en sökning på bolaget i CRM:et (HubSpot Find Company, Pipedrive Find Organizations), helst på organisationsnumret om du har det i ett eget fält och annars på exakt företagsnamn, och ett Filter by Zapier som fortsätter bara om fältet Fortnox kundnummer är tomt. Sedan Update Company (HubSpot) eller Update Organization (Pipedrive) med numret. Hittas inget bolag skickar du ett mejl i stället för att skapa ett.
Zap B, nya kunder från CRM: följ Fortnox och Zapier: skapa kund och offert, och för specifika CRM HubSpot eller Pipedrive. Det receptet använder CRM:ets id som kundnummer. Har du redan ett Fortnox-register är det omvänt: numret kommer från Fortnox och skrivs i fältet. Välj en väg, annars får du två nummerserier.
Ändringar efteråt fångas av avstämningen. Zapiers Fortnox-app har ingen trigger för ändrad kund utöver Customer Created, och jag skickar inte kontaktuppgifter från CRM:et in i Fortnox automatiskt.
Avstämning varje månad, tio minuter: ladda ner båda listorna, klistra in, läs flaggorna Saknas i CRM, Saknas i Fortnox och Dubblett. Rätta i det system som äger fältet. Vill du också se namnskillnader: =IF(B2=INDEX(CRM!B:B;MATCH(D2;CRM!D:D;0));"OK";"Namn skiljer").

Hur länge får en kund finnas kvar?

GDPR. IMY skriver att personuppgifter får sparas så länge de behövs för ändamålet, att de därefter ska raderas eller avidentifieras och att du bör ha rutiner för gallring. IMY ger ingen fast tid. Du bestämmer en tid per ändamål, till exempel för prospekt utan kontakt och för tidigare kunder, och skriver ned den.
Bokföringslagen. Räkenskapsinformation, som verifikationer, ska enligt 7 kap. 2 § bevaras fram till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. BFN skriver detsamma. IMY säger att uppgifter som måste sparas bör hållas avskilda från den dagliga verksamheten.
Så här blir det i praktiken. Fortnox är underlaget. En kund du inte säljer till längre inaktiverar du (Aktiv: nej), eftersom Fortnox skriver att kunder med kopplingar till bokförda dokument ska ligga kvar. Radera går bara när alla affärshändelser är avslutade, och sparade fakturor kan bara makuleras. CRM:et är inte bokföringsunderlag, så där gallrar du efter din egen tid.

Det här är inte redovisnings-, skatte-, juridisk eller säkerhetsrådgivning. IMY och din redovisningskonsult avgör vad som gäller dig.

Så vet du att det fungerar

Skapa en testkund i Fortnox med ett påhittat organisationsnummer. Efter en stund ska bolaget i CRM:et få numret, eller ett mejl att det saknas.
Ändra något på kunden i Fortnox. Det ska inte bli en ny post.
Vinn en testaffär i CRM:et. Det ska bli en kund i Fortnox, inte två.
Kör avstämningen. Den ska ge noll Dubblett.
Städa: inaktivera testkunderna i Fortnox och ta bort dem i CRM:et.

Vanliga fel

Ingen matchning. Organisationsnummer med och utan bindestreck. Det är därför D finns.
Privatkunder utan organisationsnummer. De saknar nyckeln, så formlerna kan flagga dem som Dubblett eller ge ingen matchning. Filtrera bort dem, eller matcha dem på namn och adress för hand.
Samma kund under två nummer. Fortnox hjälp beskriver inget sätt att slå ihop kunder. Inaktivera dubbletten, historiken ligger kvar på den.
Flödena går i cirklar. Zap A skriver i CRM:et och får Zap B att skriva i Fortnox. Filtret på tomt fält stoppar det.
Luckor i nummerserien. Nummer på borttagna kunder kan inte återanvändas.
Bolag mot kontakt. Matcha mot bolag eller organisation i CRM:et, inte mot kontaktpersoner.
Namnsökning ger dubbletter. Zapiers Find Customer söker på kundnummer och Find Customer by Name på exakt namn. Organisationsnummer kräver ett API Request, och Fortnox API kan filtrera kunder på det.

När du inte ska automatisera det här

Har du några tiotal kunder räcker den månatliga jämförelsen i Sheets, och du slipper flöden att underhålla. Är du osäker på om systemen alls behöver kopplas, läs när system bör kopplas ihop. Är registret rörigt, städa först, för ett flöde sprider röran fortare än du. Vill du ha löpande synk finns färdiga appar i Fortnox marknadsplats, till exempel för HubSpot och Pipedrive. Läs vad varje app faktiskt synkar. Läs också CRM för småföretag: arbetsflöde före system och Google Kontakter i synk med CRM. Zapier är en internationell tjänst och kunduppgifter är personuppgifter, så läs Zapiers villkor innan du kopplar på.

Källor

Vanliga frågor

Hur undviker jag dubbletter mellan Fortnox och CRM?

Låt varje fält ha en ägare, lagra Fortnox kundnummer i CRM:et, sök först och skapa sedan, och stäm av månadsvis i Sheets.

Kan jag ändra kundnummer i Fortnox?

Nej, enligt Fortnox hjälp kan du ändra all information utom kundnumret. Kundnummer på borttagna kunder kan inte heller återanvändas.

Hur länge måste jag spara kunduppgifter?

Räkenskapsinformation ska sparas till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Övriga personuppgifter får sparas så länge de behövs för ändamålet.

Vad händer med dubbletter när jag importerar kunder till Fortnox?

Registerimporten låter dig välja att bara lägga till nya kunder eller även uppdatera befintliga. Hjälpen säger inte hur befintliga matchas, så testa med en liten fil.

Finns det en färdig synk mellan Fortnox och HubSpot eller Pipedrive?

Ja, Fortnox marknadsplats listar appar för båda, bland annat från Resultify och Cloudify. Jag har inte jämfört dem i detalj.

Fastnar du?

Det här är ett av de flöden jag bygger åt enmansföretag och små team, ofta på en eller två timmar tillsammans på skärmen. Om du har fastnat på ett steg, eller hellre vill att jag sätter upp det och lämnar över det dokumenterat, mejla mig med rubriken "Fastnat: Kundregister Fortnox och CRM". Skriv vilka verktyg du använder och var det tog stopp, så svarar jag med vad jag tror det tar. Jag sitter i Stockholm och jobbar med hela Sverige på distans. Vill du först se om flödet alls är värt att automatisera finns Automationskollen, och för att planera CRM-flödet före systemvalet finns CRM-arbetsflöde.

Håll kundregistret i Fortnox och CRM:et i synk utan dubbletter