Fortnox och Zapier: skapa kund och offert automatiskt

Ja, det går att få en ny kund och ett orderutkast att dyka upp i Fortnox när en affär vinns i ditt CRM eller någon fyller i ett formulär. Det finns en Zapier-app för Fortnox. Den listas på Fortnox marknadsplats med Standout AB som leverantör och kan skapa kunder och ordrar. För offerter har den i skrivande stund ingen färdig åtgärd, så där behövs ett API-anrop, alltså ett direkt anrop till Fortnox gränssnitt för program.

Guiden är för dig som driver ett litet företag och sköter Fortnox själv. Jag bygger det så att Zapier gör det tråkiga (skriver in kunden, lägger upp utkastet) och du gör det som har konsekvenser (läser igenom, trycker på Skicka). Räkna med en till två timmar första gången, mest för att koppla ihop och testa att samma kund inte skapas två gånger. Kund- och orderdelen går utan kod. Offertdelen kräver en liten textbit i formatet JSON (ett textformat för data) och kan vänta.

Det här behöver du

Ett Fortnox-abonnemang med Fakturering. Order och offerter hör till Fortnox Offert & Order, ett tilläggsprogram som enligt Fortnox bara fungerar tillsammans med Fakturering.
En integrationslicens på abonnemanget, som du beställer under Administrera integrationer (knappen Beställ fler licenser). En systemadministratör aktiverar sedan integrationen från marknadsplatsen. Räkna med flera separata kostnader: licensen, själva Zapier-kopplingen från Standout och ett Zapier-konto. Se aktuell prislista hos respektive leverantör.
Ett Zapier-konto. Kontrollera om Fortnox-appen kräver en betald plan.
Ett CRM eller formulärverktyg som Zapier kan lyssna på. Jag utgår från HubSpot, där det finns triggers (händelser som startar flödet) som "Updated Deal Stage" och "New Form Submission". Utgår du från ett formulär finns beställningsformulär i Google Forms.

Det finns tre vägar, och jag väljer den första:

Zapier-appen för Fortnox. Triggers är bland annat Customer Created och New Order. Åtgärderna är bland annat Create or Update Customer, Create or Update Order, Create Order Row och API Request.
Färdiga CRM-appar på marknadsplatsen. Pipedrive-appen från Cloudify ApS omvandlar enligt sin sida affärer till fakturor och ordrar, men nämner inte offerter, se Pipedrive-affär till Fortnox-order. Det finns även HubSpot-appar, som jag jämför i HubSpot till Fortnox. Du aktiverar dem via Fortnox och kontrollerar själv vad de gör.
n8n eller egen kod mot Fortnox API. Jag hittade ingen färdig Fortnox-nod i n8n:s dokumentation och kan inte bekräfta någon community-nod, så räkna med HTTP Request mot API:t. Fortnox skickar händelser via en WebSocket (en öppen anslutning), inte som webhooks (webbanrop som skickas när något händer). Det är ett utvecklarjobb och sällan värt det för det här flödet.

Steg för steg

Skapa en ny Zap och välj din CRM-trigger. I HubSpot: "Updated Deal Stage" och det steg som betyder vunnen. Låt flödet starta sent, inte när en ny kontakt skapas, annars får du kunder i Fortnox som aldrig köper. Kunduppgifterna ligger ofta på bolaget och inte på affären, så du kan behöva ett extra steg som hämtar bolaget från CRM:et. Du ser: Zapier hämtar en exempelaffär.
Lägg till ett steg som heter Filter by Zapier. Låt flödet fortsätta bara om landet är Sverige och organisationsnummer finns. Skälet kommer i steg 5.
Lägg till Fortnox-steget "Find or Create Customer" (hitta kunden, skapa den annars). Anslut Fortnox när Zapier frågar. Det går via OAuth, alltså att du godkänner åtkomsten inne i Fortnox utan att lämna ut lösenord. Enligt Zapiers appsida söker steget på kundnummer (varianten "Find or Create Customer By Name" söker på exakt namn), så sök på kundnummer och använd CRM:ets id som nummer. Då hittar steget kunden igen nästa gång.
Fyll i kundfälten. Kundnummer och kundnamn är obligatoriska i Fortnox. Behandla kundnumret som permanent, för jag har inte sett att Fortnox låter dig byta det i efterhand. Använd CRM:ets id, för en egen löpande serie ger Zapier inget att söka på. Ta med e-post, adress och betalningsvillkor.
Sätt momstyp. Fortnox har SE (försäljning inom Sverige), SE omvänd skattskyldighet, EU omvänd skattskyldighet (företag i annat EU-land med giltigt VAT-nummer), EU momspliktig försäljning (till exempel privatperson i EU utan VAT-nummer) och Export (utanför EU). Min regel: flödet sätter bara SE. Allt som inte är svenskt stoppas i filtret och läggs upp för hand. Svenska kunder med omvänd skattskyldighet (enligt Fortnox främst byggbranschen) fångar filtret inte, så titta på momstypen i utkastet.
Skapa utkastet med "Create or Update Order" (kräver kundnumret från steg 3) och sedan "Create Order Row" för raden eller raderna. En order som bara är sparad har inte skickats till kunden, och uppgifterna går enligt Fortnox hjälp att ändra. Vill du ha en offert i stället kan steget "API Request" i samma app anropa offertfunktionen i Fortnox API. Fältnamnen finns i Fortnox API-dokumentation. Annars skapar du offerten själv under Offert i Fortnox.
Lägg till ett Gmail- eller Slack-steg som skickar dig ett meddelande, till exempel "Ny kund och orderutkast väntar", med kundnamn, organisationsnummer och orderbelopp.
Gör en andra Zap med omvänt filter som mejlar dig när en affär inte är svensk: "Lägg upp kunden för hand". Slå på båda flödena.

Gränsen som aldrig flyttas: Fortnox-appen har också Create Invoice, Create Invoice From Order, Bookkeep Invoice och Create Voucher (en bokföringspost). Använd dem inte här. En skickad faktura är ett krav på kunden, och momsval går enligt Fortnox hjälp bara att ändra på fakturor som inte är bokförda. Fakturan skapar du själv när du har läst utkastet. Mer om den gränsen finns i Fortnox-integration: bygg en bokföringsgräns, och verktyget Fakturaflöde visar var fakturan fastnar idag.

Ny på Zapier? Börja med din första Zap, steg för steg.

Så vet du att det fungerar

Skapa en testaffär med ett påhittat bolagsnamn och flytta den till vunnen.
Kontrollera i Fortnox under Register, Kunder: kunden finns, med rätt kundnummer och momstyp SE. Fliken Affärshändelser på kundkortet visar ordern.
Flytta affären tillbaka och fram igen. Det ska fortfarande finnas en enda kund.
Gör en testaffär med ett land utanför Sverige. Ingen kund ska skapas, och du ska få mejlet från den andra Zapen.
Läs Zapiers körhistorik efter felmeddelanden.

Vanliga fel

Dubbletter. "Bygg AB" och "Bygg Aktiebolag" blir två kunder om du söker på namn. Sök på kundnummer och använd CRM:ets id som nummer.
Kundnumret används redan. Din nummerregel krockar med kunder du lagt upp för hand. Håll serierna isär.
Flödet körs flera gånger per affär. "Updated Deal Stage" startar varje gång affären når steget. Find or Create är ditt skydd.
Kopplingen slutar fungera. Aktivera om integrationen som administratör under Administrera integrationer i Fortnox. Licensen måste vara beställd först.

När du inte ska automatisera det här

Får du bara ett par nya kunder i månaden går det snabbare att lägga upp dem för hand än att underhålla ett flöde. Är varje offert unik, automatisera bara kunden. Är kundregistret rörigt, städa det först. Ett flöde sprider röran snabbare än du gör.

Kund- och kontaktuppgifter är personuppgifter. Zapier är en internationell tjänst, och Spiris skriver på sin Zapier-sida att den lagrar data utanför EU. Läs Zapiers villkor och IMY:s vägledning om överföring till tredjeland. Det här är inte redovisnings-, skatte-, juridisk eller säkerhetsrådgivning. Din redovisningskonsult och Fortnox egna anvisningar avgör vad som gäller hos dig.

Källor

Vanliga frågor

Finns det en officiell Zapier-app för Fortnox?

Det finns en Zapier-app som heter Fortnox. Den listas på Fortnox marknadsplats med Standout AB som leverantör, så det är dit du vänder dig med frågor om den. Om Fortnox själva står bakom den framgår inte av sidan.

Kan Zapier skapa en offert i Fortnox?

Inte med en färdig åtgärd, så som appen ser ut i skrivande stund. API Request-steget kan anropa Fortnox API:ts offertfunktion, men det kräver JSON. Enklast är att göra offerten själv.

Hur undviker jag dubbletter av kunder?

Använd "Find or Create Customer", som enligt Zapier söker på kundnummer, och sätt kundnumret till CRM:ets id. Bestäm det före första körningen, eftersom jag inte har sett att Fortnox låter dig byta kundnummer efteråt.

Kan Zapier skapa eller skicka fakturan åt mig?

Jag har inte sett någon sändåtgärd, men appen kan skapa och bokföra fakturor. Jag bygger inte det. En bokförd faktura går inte att ändra fritt och en skickad går inte att ta tillbaka, så låt en människa göra det.

Funkar det med Pipedrive, HubSpot eller ett vanligt formulär?

Ja, så länge verktyget har en Zapier-trigger. De färdiga CRM-apparna på marknadsplatsen är ett alternativ om du vill slippa Zapier.

Fastnar du?

Det här är ett av de flöden jag bygger åt enmansföretag och små team, ofta på en eller två timmar tillsammans på skärmen. Om du har fastnat på ett steg, eller hellre vill att jag sätter upp det och lämnar över det dokumenterat, mejla mig med rubriken "Fastnat: Fortnox och Zapier". Skriv vilka verktyg du använder och var det tog stopp, så svarar jag med vad jag tror det tar. Jag sitter i Stockholm och jobbar med hela Sverige på distans. Vill du först se om flödet alls är värt att automatisera finns Automationskollen.