Återkommande faktura Fortnox: avtal, Spiris och Stripe

Återkommande fakturor sätts upp i bokföringsprogrammet, inte med ett Zap. I Fortnox heter funktionen Återkommande fakturering (äldre konton kan ha Avtalsfakturering). I Spiris Bokföring & Fakturering gör du en mall med Återkommande faktura. Båda kan skapa och skicka fakturan åt dig varje period, men bara om du väljer automatisk hantering. Betalar kunderna med kort kan Stripe-abonnemang passa bättre.

Guiden är för dig som fakturerar samma sak regelbundet: serviceavtal, hyra, underhåll, en prenumeration. Räkna med en till två timmar per program och en halvtimme i månaden för avstämning. Det går utan kod. Allt gäller i skrivande stund, oktober 2026.

Det här behöver du

Fortnox: Fakturering Plus. Hjälpen om Återkommande fakturering beskriver den menyn, och Fortnox produktsida listar funktionen som utökad utan att visa nivån, så kontrollera i ditt konto. Har du aldrig haft Avtalsfakturering aktiverad går den inte att slå på nu, enligt Fortnox.
Spiris: Bokföring & Fakturering. Spiris namnlista kallar den tidigare Visma eEkonomi Smart. Funktionen finns under Försäljning, Kundfakturor.
Stripe: ett Stripe-konto med abonnemang. Se aktuell prislista hos respektive leverantör.
Kundens e-postadress i kundregistret.
Ett blad i Google Sheets som kontrollista: kund, artikel, intervall, första fakturadatum, slutdatum, belopp, hantering (manuell eller automatisk) och status. Bladet är din kontroll, inte källan. Priserna kommer från artikelregistret, se prislistan i Sheets.

Steg för steg

Fortnox

Öppna Meny, Fakturering Plus, Återkommande och välj Skapa ny.
Steg 1, Kund & Erbjudande: välj kund och artikelrader. Momstyp, betalningsvillkor och liknande kan du ändra bara för den här återkommande fakturan eller spara på kundkortet.
Steg 2, Perioder och avvikelser: sätt första fakturadatum, period och slutdatum. Du kan hoppa över enstaka fakturor och se dem i förväg med den gröna pilen.
Steg 3, Hantering & Aktivering: välj Manuellt till en början och klicka på Aktivera nere till höger. Utan det blir den kvar som Utkast.
När fakturan ska skapas väljer du den i listan och Hantera, Skapa faktura. Fortnox varnar att en manuellt skapad faktura inte går att ångra.
Litar du på mallen byter du till Automatiskt. Enligt Fortnox skapas, bokförs och skickas fakturorna då per automatik på fakturadatumet. Kunden måste ha e-post, mallen ska vara aktiv och komplett dagen innan och räkenskapsåret måste finnas. Har första datumet redan passerat går det inte: skicka en manuell först och byt sedan.
Ändrade priser: använd Uppdatera från artikelregistret eller redigera raderna.

Har du äldre Avtalsfakturering skapas inte fakturorna av sig själva. Du går till Avtalsfakturor, Skapa avtalsfakturor, sätter periodens slut, väljer Visa fakturaunderlag, markerar avtalen och väljer Skapa fakturor. De dyker upp som ej bokförda och bokförs och skickas som vanliga kundfakturor. Intervallet är ett tal i avtalet: 1 är varje månad, 3 var tredje. Du kan flytta avtal till Återkommande via Meny, Avtalsfakturering, Flytta avtal till Återkommande, men flytten går inte att ångra. Fortnox har en äldre hjälpsida som säger att det inte går, så följ den nyare sidan om flytten.

Spiris

Välj Försäljning, Kundfakturor, Ny kundfaktura och markera Återkommande faktura.
Fyll i Fakturadatum (första fakturan), Sista faktura och eventuellt att perioden ska skrivas på fakturan. Välj kund och rader.
Välj Spara mall som... och leveranssätt: e-post, e-faktura eller brev. PDF finns bara för manuella.
Vill du ha automatik kryssar du i att fakturorna skickas automatiskt. Annars hittar du mallen under fliken Återkommande fakturor och väljer Bokför och skicka. Spiris hjälp säger inte om automatiskt skickade fakturor bokförs, så testa det.
Mallen gäller en kund. Du kan starta och stoppa automatiken när som helst, och mallen är aktiv tills sista fakturadatum har passerat.

Stripe för kortbetalning

Skapar du ett abonnemang i Stripe skapar Stripe själv fakturorna, försöker ta betalt och håller reda på status. Du väljer mellan att debitera kortet automatiskt och att mejla kunden en faktura med förfallodatum. Misslyckas en betalning försöker Stripe igen enligt dina regler, och vad som händer efter sista försöket bestämmer du i inställningarna. Betalningarna måste in i bokföringen. Fortnox marknadsplats har flera Stripe-kopplingar, bland annat en från Fortnox som bokför transaktioner dagligen och kräver Fortnox Bokföring, och Spiris listar partnerlösningar. Läs Stripe-betalningar till bokföringen.

Avstämning varje månad

Antal. Aktiva mallar eller abonnemang ska stämma med raderna med status Aktiv i bladet.
Belopp. Månadens skapade fakturor ska motsvara summan du väntar dig. Skillnader beror oftast på överhoppade, inaktiva eller avslutade mallar.
Betalt. Jämför oreglerade fakturor med banken: Reskontralista i Fortnox eller fliken Obetalda kundfakturor i Spiris. Påminnelser tar Fortnox: påminnelser för obetalda fakturor upp, och för Spiris finns påminnelser i Visma (Spiris).
Stripe. Kör Payout reconciliation-rapporten och ladda ned den itemiserade CSV-filen. Kolumner för faktura- och abonnemangs-id finns att välja bland, så du kan följa varje utbetalning till betalningarna och avgifterna.
Efter prisändring. Kontrollera att nästa faktura fick nytt pris. Fortnox sida om den nya matmomsen nämner inte återkommande fakturor, så kolla momsen själv.

Så vet du att det fungerar

Gör en mall med ditt eget företag som kund och hantera den manuellt. Ett testutkast kan du kassera, men en bokförd och skickad faktura får du kreditera.
Kontrollera text, period, pris, moms och att mejlet kom fram.
Först när manuella fakturor blivit rätt några gånger byter du till automatik, och då med en riktig kund som är införstådd.

Vanliga fel

Mallen blev kvar som utkast. I Fortnox måste du klicka på Aktivera.
Automatiken går inte att välja. Kunden saknar e-post, första datumet har passerat eller räkenskapsår saknas.
Dubbel fakturering. Du skapade en faktura för hand samma period. Fortnox stoppar manuell faktura när hanteringen är automatisk.
Fel pris eller moms efter ändring. Uppdatera mallen och kontrollera nästa faktura.
Stripe nekar kortet. Kunden behöver uppdatera sitt kort. Bestäm i Stripe vad som händer efter sista försöket.

När du inte ska automatisera det här

Automatisk hantering betyder att fakturan skapas, bokförs och skickas utan att du ser den. Jag låter inte automatiken vara ensam: avstämning varje månad är priset. Fakturor som bokförs automatiskt använder de konton och momssatser som står på mallens rader, så få dem granskade av din redovisningskonsult innan du slår på automatik. Varierar beloppet varje period, som vid förbrukning eller timmar, är en vanlig faktura bättre. Fakturerar du i förskott för flera månader kan intäkten behöva periodiseras, vilket din redovisningskonsult avgör.

Säljer du abonnemang till privatpersoner finns regler. Konsumentverket anger bland annat information om hela priset per faktureringsperiod och per månad, bindningstid på högst 12 månader och uppsägningstid på högst 30 dagar. Det här är inte redovisnings-, skatte-, juridisk eller säkerhetsrådgivning. Din redovisningskonsult och programmets egna anvisningar avgör vad som gäller hos dig. Se också Visma eEkonomi och Zapier och verktyget Fakturaflöde.

Källor

Vanliga frågor

Vad är skillnaden mellan avtalsfakturering och återkommande fakturering i Fortnox?

Avtalsfakturering är den äldre funktionen, där du själv skapar fakturorna när det är dags. Återkommande fakturering är den nyare och kan skapa, bokföra och skicka automatiskt. Saknar du Avtalsfakturering går den inte att slå på nu.

Kan Spiris skicka återkommande fakturor automatiskt?

Ja, om du kryssar i automatiskt utskick på mallen. Sedan skickas de på valt intervall. Mallen gäller en kund.

Går det att pausa en återkommande faktura i Fortnox?

Ja. Du kan hoppa över en faktura, eller göra mallen Inaktiv. När den aktiveras igen blir nästa period nästa faktura, och inga fakturor skapas i efterhand. Enligt Fortnox blir hanteringen manuell när mallen aktiveras igen.

Är Stripe bättre än en återkommande faktura?

Det beror på hur kunderna betalar. Betalar de med kort passar Stripe, som hanterar betalning och nya försök. Betalar de mot faktura passar programmets egen funktion bättre.

Fastnar du?

Det här är ett av de flöden jag bygger åt enmansföretag och små team, ofta på en eller två timmar tillsammans på skärmen. Om du har fastnat på ett steg, eller hellre vill att jag sätter upp det och lämnar över det dokumenterat, mejla mig med rubriken "Fastnat: Återkommande fakturering". Skriv vilka verktyg du använder och var det tog stopp, så svarar jag med vad jag tror det tar. Jag sitter i Stockholm och jobbar med hela Sverige på distans. Vill du först se om flödet alls är värt att automatisera finns Automationskollen.

Återkommande faktura i Fortnox och Visma (Spiris): avtal och abonnemang