Visma eEkonomi och Zapier: vad går att automatisera?

Ja, Zapier fungerar med Visma eEkonomi, som numera heter Bokföring & Fakturering och säljs av Spiris (tidigare Visma Spcs). Appen heter fortfarande Visma eAccounting i Zapiers katalog, och Spiris beskriver själva hur Zapier används med den. Tre saker går att automatisera tryggt: skapa kunder, lägga upp orderutkast och bli påmind om obetalda fakturor, den sista med en gräns. Bokföringsposter och betalningar lämnar jag ifred.

Guiden är för dig som driver ett litet företag och sköter bokföringen eller fakturorna i Spiris själv. Räkna med en till två timmar per flöde. Allt går att göra utan kod. Det enda som inte fungerar rakt av är en daglig lista över obetalda fakturor, och varför beskriver jag nedan.

Det här behöver du

Bokföring & Fakturering. Spiris skriver att integrationer kräver tillvalet Integration under Appar & Tillval. Hjälpsidan för Zapier nämner det inte, så kontrollera i ditt konto om det behövs. Se aktuell prislista.
Ett Zapier-konto. En Zap kan bara kopplas till ett bolag (en licens) i taget, enligt Spiris hjälp.
Ett CRM eller formulärverktyg med en trigger, alltså händelsen som startar flödet. I HubSpot finns "Updated Deal Stage" och "New Form Submission".
Koll på vad appen faktiskt kan. På Zapiers appsida finns triggers som New Customer, New Sales Invoice och New Order, och åtgärder som Create Customer, Create Order Draft och Create Sales Invoice Draft. Spiris egen hjälpsida listar bara tre triggers, så den kan vara äldre än appen. Jag hittar ingen åtgärd för offerter, bokföringsposter eller betalningar.

Steg för steg

Flöde 1: ny kund från CRM

Skapa en Zap med HubSpot-triggern "Updated Deal Stage" och välj steget som betyder vunnen. Hela flödet, med orderutkast, finns i Visma och HubSpot: vunnen affär blir kund.
Lägg till åtgärden "Find or Create Customer" i Visma eAccounting-appen. Anslut genom att godkänna kopplingen och välja bolag.
Fyll i namn, organisationsnummer, e-post och adress. Skicka med CRM:ets id som kundnummer om fältet finns. Appen söker nämligen på namn eller nummer, och ett nummer är säkrare än en stavning.
Testa med en påhittad affär. Du ser: kunden dyker upp i kundregistret.

Flöde 2: orderutkast från ett formulär

Skapa en Zap med formulärtriggern, till exempel "New Form Submission". Ett komplett exempel är beställning via Google Forms till Spiris.
Lägg till "Find or Create Customer" som i flöde 1.
Lägg till "Create Order Draft". Den stöder rader, så sätt artikel, antal och pris från formuläret. Behöver du fakturera direkt finns "Create Sales Invoice Draft", men order är ett säkrare första steg.
Lägg till ett Gmail- eller Slack-steg som skickar dig länk och sammanfattning. Du öppnar utkastet i Spiris, läser och skickar själv. Jag hittar ingen offertåtgärd i appen, så offerten skriver du i Spiris.

Spiris varnar på sina Zapier-sidor för att överförd data inte går att ångra automatiskt. Skapar du ett fakturautkast av misstag får du ta bort det för hand.

Flöde 3: daglig påminnelse om obetalda fakturor

Här kommer begränsningen. Appen har triggern New Sales Invoice och sökningen Find Sales Invoice (på fakturanummer eller kundnamn), men ingen trigger eller sökning för obetald, förfallen eller betald. En daglig lista går därför inte att bygga rent. Det här gör jag i stället:

Använd det som finns inbyggt. Under Försäljning, Kundfakturor, fliken Obetalda kundfakturor, ser du dem alla. Lägg en återkommande kalenderpåminnelse hos dig själv. För ett enmansföretag slår det de flesta automationer, och rutinen beskriver jag i påminnelser om obetalda fakturor i Spiris.
Behöver du skicka påminnelser till kunder gör du det därifrån med Åtgärder, Manuell påminnelse. Spiris hjälp varnar för att en skickad påminnelse inte går att ångra.
Spiris har också Påminnelsehantering, som drivs av Visma Amili. Spiris beskriver den som utan extra kostnad för dig, men den inleder automatiskt inkassohantering om kunden inte betalar påminnelsen, och den gäller inte utländska fakturor, ROT- och RUT-fakturor eller andra valutor än svenska kronor. Bestäm själv om du vill ha det.
Vill du ändå ha en automatisk lista behövs Spiris API. Det kräver att du är registrerad partner hos Spiris och börjar i en testmiljö, så det är ett utvecklarjobb.

Det jag låter vara

Bokföringsposter. Jag hittar ingen åtgärd för verifikationer i appen, och jag skulle inte bygga det via API utan en tydlig avstämning.
Betalningar och leverantörsfakturor. Appen kan skapa utkast på inköpsfakturor, vilket är frestande från en mejlbilaga. Nästa steg är attest och betalning, och då behövs mer kontroll. Se tre bevis före bokföring.
Utskick. Fakturor och påminnelser ska en människa skicka.

Verktyget Fakturaflöde hjälper dig se var din fakturering faktiskt tar tid innan du bestämmer vad som ska automatiseras.

Så vet du att det fungerar

Kör flöde 1 med en påhittad affär och kontrollera kunden i kundregistret.
Kör samma affär igen. Det ska fortfarande finnas en kund.
Skicka in ett testformulär och kontrollera att orderutkastet har rätt rader.
Ta bort testkund och testutkast för hand.
Läs Zapiers körhistorik efter fel.

Vanliga fel

Fel bolag. Har du flera bolag i Spiris, välj rätt när du godkänner kopplingen.
Dubblettkunder. Sökningen går på namn eller nummer, så "Bygg AB" och "Bygg Aktiebolag" blir två. Använd kundnummer.
Utkast som glöms. Mejla dig varje gång ett skapas.
Kopplingen faller bort. Godkänn den igen i Zapier.
Appen verkar sakna något. Spiris hjälp och Zapiers appsida stämmer inte alltid överens. Titta i Zapier.
Tillvalet saknas. Får du åtkomstfel, kontrollera Integration under Appar & Tillval.

När du inte ska automatisera det här

Skapar du några kunder i månaden är det snabbare att göra det för hand. Och är din bokföring ostädad, städa den först. Det här är inte redovisnings-, skatte-, juridisk eller säkerhetsrådgivning, och din redovisningskonsult avgör vad som gäller.

Spiris skriver att Zapier är en internationell plattform som lagrar data utanför EU. Kundnamn är personuppgifter, så läs IMY:s vägledning om överföring till tredjeland och Zapiers villkor innan du skickar mer än du behöver.

Källor

Vanliga frågor

Heter det fortfarande Visma eEkonomi?

Inte på Spiris webbplats. Visma Spcs är numera Spiris, och produktsidorna säger Bokföring & Fakturering. Så vitt jag hittar finns namnet Visma eEkonomi i skrivande stund bara kvar i supportens ordlista Tidigare Visma eEkonomi, som pekar ut Bokföring & Fakturering som ersättare till flera varianter. I Zapier heter appen Visma eAccounting.

Finns det en Zapier-app för Visma eEkonomi?

Ja, under namnet Visma eAccounting. Spiris egna sidor beskriver Zapier som en integration för Bokföring & Fakturering. Kontrollera i ditt konto att din licens kan använda den.

Kan Zapier skapa fakturor i Spiris?

Zapier kan skapa utkast av försäljningsfakturor, order och inköpsfakturor. Jag låter det stanna vid utkast, så att en människa skickar.

Kan jag automatisera bokföringen?

Inte med Zapier-appen, som så vitt jag ser saknar en sådan åtgärd. Vill du ändå göra det via API behövs ett utvecklarjobb och en avstämning som någon äger.

Går det med n8n i stället?

Det går via Spiris API, men det kräver registrering som partner och en utvecklare. Jag har inte kontrollerat om det finns en färdig n8n-nod.

Fastnar du?

Det här är ett av de flöden jag bygger åt enmansföretag och små team, ofta på en eller två timmar tillsammans på skärmen. Om du har fastnat på ett steg, eller hellre vill att jag sätter upp det och lämnar över det dokumenterat, mejla mig med rubriken "Fastnat: Visma eEkonomi och Zapier". Skriv vilka verktyg du använder och var det tog stopp, så svarar jag med vad jag tror det tar. Jag sitter i Stockholm och jobbar med hela Sverige på distans. Vill du först se om flödet alls är värt att automatisera finns Automationskollen.

Visma eEkonomi och Zapier: vad går att automatisera, och vad går inte