Visma HubSpot integration: vunnen affär till orderutkast

Ja, det går, men inte med en inbyggd knapp. Spiris listar HubSpot via Zapier bland sina partnerintegrationer, men partnersidan beskriver bara riktningen från Spiris till HubSpot. Åt andra hållet bygger du flödet själv: när en affär i HubSpot flyttas till steget vunnen kan Zapier skapa kunden i Spiris (tidigare Visma eEkonomi, numera Bokföring & Fakturering) och lägga upp ett orderutkast. Du öppnar utkastet, kontrollerar det och skickar själv. Vunnen affär till faktura är också ett av mina exempel på systemintegration.

Guiden är för dig som säljer själv, har affärerna i HubSpot och är trött på att skriva in samma kunduppgifter en gång till i Spiris. Räkna med en till två timmar. I Zapiers katalog heter appen fortfarande Visma eAccounting, så det är den du söker efter. Vad appen kan och inte kan går jag igenom i Spiris och Zapier: vad går att automatisera. Flödet stannar vid ett utkast, och längre ned förklarar jag varför.

Det här behöver du

Spiris Bokföring & Fakturering. Det kan finnas ett tillval som heter Integration under Appar & Tillval. Spiris egen Zapier-hjälp nämner inget sådant krav, så kontrollera i ditt konto. Se aktuell prislista.
Ett HubSpot-konto med affärer i en pipeline, alltså en rad steg från ny affär till vunnen.
Ett Zapier-konto. Flödet har fler än två steg, och enligt Zapiers prissida i skrivande stund (oktober 2026) tillåter gratisplanen bara en trigger, händelsen som startar flödet, och en åtgärd. Räkna med en betald plan, se aktuell prislista.
Kunduppgifter på företaget i HubSpot: namn, e-post, adress och helst organisationsnummer. Saknar du ett fält för organisationsnummer kan du skapa ett eget.

Steg för steg

Lägg in de tjänster och varor du säljer som artiklar i Spiris. Då kan orderraden peka på en artikel i stället för fri text.
Bestäm vilket steg i HubSpot som betyder vunnen, och skapa ett eget affärsfält, till exempel "Order skapad" med värdena ja och nej.
Skapa en Zap med HubSpot-triggern "Updated Deal Stage". Anslut HubSpot, välj pipeline och steg. Provkörningen ska visa en affär.
Lägg till ett filter som bara släpper igenom affärer där "Order skapad" inte är ja.
Hämta företaget. Triggern ger affärens egna uppgifter, och kundens namn och adress ligger oftast på företaget. Lägg till HubSpot-sökningen "Find Associations" (affär till företag) och därefter åtgärden "Get Company" med företagets id. Titta i provkörningen på vilka fält du faktiskt har.
Lägg till Spiris-åtgärden "Find or Create Customer". Det finns också en ren "Create Customer", men den här söker först och skapar bara om kunden saknas. Godkänn kopplingen och välj bolag. Fyll i namn, organisationsnummer, e-post och adress. Sätt ett kundnummer du bestämmer själv, till exempel organisationsnumret, om fältet finns. Appen söker nämligen på namn eller nummer, och ett nummer är säkrare än en stavning.
Lägg till "Create Order Draft". Välj kunden från steg 6 och börja med en orderrad: artikel, antal 1 och affärens belopp som pris. Produktrader från HubSpot kan du lägga till senare. Kontrollera om beloppet i HubSpot gäller med eller utan moms, för det är ett av de lättaste felen.
Lägg till ett Gmail- eller Outlook-steg som mejlar dig kundens namn och texten "Orderutkast skapat, öppna Spiris". Utan det glöms utkast.
Lägg till HubSpot-åtgärden "Update Deal" som sätter "Order skapad" till ja. Då skapas inget andra utkast om någon flyttar affären fram och tillbaka.
Slå på Zapen. Zapier hämtar ändringar i HubSpot med intervall, och Spiris hjälp skriver att Zapier kontrollerar triggerappen var 15:e minut, så räkna med minuter, inte sekunder.

Offerten skriver du kvar i Spiris, eftersom jag inte hittar någon offertåtgärd i appen. Partnersidan hos Spiris nämner bara riktningen från Spiris: en ny kund i Spiris kan skapa eller uppdatera en kontakt i HubSpot.

Använder du Fortnox finns motsvarande flöde i Fortnox och HubSpot: kund och affär till order. Hur Zapier fungerar i grunden går jag igenom i din första Zap.

Så vet du att det fungerar

Skapa en påhittad affär med ett påhittat företag och flytta den till vunnen.
Vänta några minuter. Kunden ska finnas i kundregistret i Spiris, och orderutkastet ska ha rätt rad och belopp.
Flytta affären ut ur vunnen och tillbaka. Inget nytt utkast ska skapas.
Ta bort testkund och testutkast för hand. Spiris varnar för att överförda uppgifter inte kan ångras automatiskt.
Läs Zapiers körhistorik efter fel.

Vanliga fel

Dubblettkunder. "Bygg AB" och "Bygg Aktiebolag" blir två. Använd kundnummer.
Fel bolag. En Zap kopplas till ett bolag, en licens, i taget. Välj rätt när du godkänner kopplingen.
Spiris avvisar kunden. Spiris skriver att vissa uppgifter är obligatoriska att föra över, till exempel kundinformation. Lägg ett filter som stoppar tomma fält.
Beloppet är fel. Med eller utan moms, eller affärsvärdet i fel valuta.
Dubbla utkast. Utan steg 4 och 9 skapas ett nytt utkast varje gång affären når vunnen.
Kopplingen faller bort. Godkänn den igen i Zapier.

När du inte ska automatisera det här

Jag låter flödet stanna vid utkast. Att skicka en faktura eller bokföra är beslut som en människa ska fatta. Vinner du några affärer i månaden går det snabbare att skapa kunden för hand. Har affärerna rabatter, flera rader eller särskilda villkor, blir utkastet ändå skrivet om. Och är HubSpot fullt av halvifyllda företag blir flödet bara en snabbare väg till skräp i kundregistret.

Det här är inte redovisnings-, skatte-, juridisk eller säkerhetsrådgivning, och din redovisningskonsult avgör vad som gäller för dig. Spiris skriver att Zapier är en internationell plattform som lagrar data utanför EU, och att du själv ansvarar för det du skapar där. Kundnamn och kontaktpersoner är personuppgifter, så läs IMY:s vägledning om överföring till tredjeland. Vill du se hela kedjan innan du bygger finns Orderflödeskollen.

Källor

Vanliga frågor

Finns det en inbyggd integration mellan Visma (Spiris) och HubSpot?

På Spiris partnerlista hittar jag HubSpot bara via Zapier. Utbudet ändras, så sök också på HubSpots marknadsplats och i Spiris integrationslista innan du bygger.

Kan jag skapa en offert i Spiris från HubSpot?

Inte med Zapier-appen så vitt jag ser. Den har åtgärder för kund, order, orderutkast och fakturautkast, men ingen för offert.

Kan flödet skapa en faktura direkt?

Appen har "Create Sales Invoice Draft", alltså ett fakturautkast. Jag börjar ändå med orderutkast, eftersom du hinner kontrollera ordern innan något skickas.

Heter det fortfarande Visma eEkonomi?

Produkten heter numera Bokföring & Fakturering hos Spiris. I Zapier heter appen Visma eAccounting.

Går det med Pipedrive i stället för HubSpot?

Principen är densamma, men triggers och fält heter annorlunda. Se Fortnox och Pipedrive: vunnen affär till order för upplägget.

Fastnar du?

Det här är ett av de flöden jag bygger åt enmansföretag och små team, ofta på en eller två timmar tillsammans på skärmen. Om du har fastnat på ett steg, eller hellre vill att jag sätter upp det och lämnar över det dokumenterat, mejla mig med rubriken "Fastnat: Visma (Spiris) och HubSpot". Skriv vilka verktyg du använder och var det tog stopp, så svarar jag med vad jag tror det tar. Jag sitter i Stockholm och jobbar med hela Sverige på distans. Vill du först se om flödet alls är värt att automatisera finns Automationskollen.

Visma (Spiris) och HubSpot: vunnen affär blir kund och orderutkast