Fortnox HubSpot integration: vunnen affär till order

Ja, det går att koppla HubSpot till Fortnox så att en vunnen affär blir en kund och ett orderutkast. Jag hittar ingen Fortnox-koppling som HubSpot själva står bakom, men det finns två färdiga appar från tredje part och en väg via Zapier. Här ser du skillnaden, och sedan bygger jag Zapier-varianten steg för steg.

Guiden är för dig som säljer i HubSpot, fakturerar i Fortnox och idag skriver av kunduppgifterna för hand. Säljer du i Pipedrive finns vunnen Pipedrive-affär till Fortnox-order, och fakturerar du i Spiris HubSpot till Visma (Spiris). Räkna med en till två timmar. Mest tid går åt till kundnumret och dubblettprovet. Fortnox-stegen i detalj finns i Fortnox och Zapier: skapa kund och offert. Här är HubSpot-delen ny.

Det här behöver du

Fortnox med Fakturering och tillägget Offert & Order, där orderutkastet hamnar.
En integrationslicens i Fortnox. Fortnox skriver att en aktiv licens krävs för att aktivera en integration. Kontrollera under Administrera integrationer om licensen redan ingår i ditt paket. En systemadministratör aktiverar kopplingen.
HubSpot med affärer som flyttas genom en pipeline.
Ett Zapier-konto. Kontrollera om Fortnox-appen och stegen du använder kräver en betald plan.

Tre vägar, och när jag väljer vilken

Resultifys app. Den finns på både HubSpots och Fortnox marknadsplats. Enligt Resultifys egen sida synkas bolag och produkter, en HubSpot-affär kan bli en Fortnox-faktura och en godkänd HubSpot-offert skapar en order. Fortnox-listningen säger att order kan skapas från affärer. HubSpot-listningen skriver att du också behöver köpa appen via Fortnox marknadsplats, så fråga Resultify vem avtalet är med.
Cloudifys app. Även den finns på båda marknadsplatserna. Den skapar Fortnox-fakturor eller ordrar när HubSpot-affärer går framåt, skapar kunder och produkter, visar Fortnox-fakturadata i HubSpot och ger felmeddelanden med omkörning av misslyckade synkar. Du köper den av Cloudify, och Cloudifys Fortnox-sida skriver att Fortnox inte är part i avtalet.
Zapier. Mest kontroll, minst färdigt. Fortnox-appen har åtgärder för kund och order men ingen färdig åtgärd för offert.

Min tumregel: ett normalt flöde, omkörning med en knapp och en leverantör att fråga talar för apparna. Egna regler och viljan att äga flödet talar för Zapier. Alla tre aktiveras som integrationer i Fortnox, så licensfrågan ovan gäller dem alla. Vem avtalet är med står på leverantörens sida, där du också ser priser och planer.

Steg för steg

Förbered HubSpot. Öppna inställningar, Properties, välj objekttyp (bolag, sedan affär) och Create property. Skapa tre fält av typen Single-line text: Fortnox-kundnummer och Organisationsnummer på bolag, och Fortnox-order på affärer. Bestäm vilket affärssteg som betyder vunnen. I standardpipelinen heter det Closed won. Du ska se fälten på ett bolagskort och en affär.
Starta flödet sent. Ny Zap, HubSpot, triggern Updated Deal Stage, rätt pipeline och steget för vunnen. Triggern är enligt Zapier en polling-trigger, alltså kontrollerar Zapier med jämna mellanrum, så det kan dröja. Du ska se en exempelaffär.
Hämta bolaget. Kunduppgifterna ligger på bolaget, inte på affären. Lägg till Find Associations från affär till bolag och därefter Get Company. En affär kan vara kopplad till flera bolag, så kontrollera i testdatat att det är rätt bolag. Du ska se namn, organisationsnummer och land.
Filter. Använd Filter by Zapier: fortsätt bara om organisationsnumret finns, landet är Sverige och Fortnox-order är tomt. Gör som i grundreceptet en andra Zap med omvänt filter, som mejlar dig "Lägg upp kunden för hand" när organisationsnumret saknas eller landet inte är Sverige. Låt också den kräva att Fortnox-order är tomt, så att du inte får mejl om affärer som redan är hanterade.
Välj kundnummer. Fortnox låter dig ändra allt på ett kundkort utom kundnumret, och nummer på borttagna kunder kan inte användas igen. Därför gäller en regel: finns ett Fortnox-kundnummer på bolaget (en befintlig kund du fyllt i själv) används det, annars bolagets HubSpot-id. Lägg ett Formatter-steg som väljer det ifyllda fältet och annars id:t. Zapier skriver att Formatter kan sätta ett standardvärde när data saknas, men namnet kan skilja i din editor. Testa att Fortnox godtar id:ts längd.
Kund i Fortnox. Välj Find or Create Customer. Enligt Zapiers appsida söker steget på kundnummer. Fyll i kundnamn, organisationsnummer, e-post, adress och momstyp SE. Kundnummer och kundnamn är de enda obligatoriska fälten.
Orderutkast. Välj Create or Update Order och sedan Create Order Row. Börja med en rad: affärens beskrivning och belopp. Vill du ha HubSpots produktrader som egna orderrader måste du hämta dem först, och det steget har jag inte provat i din portal. Fortnox räknar priser exklusive moms som standard på ordern, så kontrollera att beloppet i HubSpot menas så. Ordern går att ändra så länge den bara är sparad.
Skriv tillbaka. Använd Update Company för Fortnox-kundnummer och Update Deal för Fortnox-order (ordernumret från steg 7). Då hittar nästa affär samma kund, och filtret i steg 4 stoppar en andra order om affären öppnas och vinns igen.
Berätta för dig själv. Skicka ett mejl eller Slack-meddelande: "Ny kund och orderutkast väntar", med bolag, organisationsnummer och belopp. Du läser, du bestämmer.

Ny på Zapier? Börja med din första Zap.

Vad du inte ska synka

Fakturor. Fortnox-appen kan skapa och bokföra fakturor, men inte här. Läs bokföringsgränsen först.
Alla bolag och kontakter. Bara de med en vunnen affär, annars fylls Fortnox med kunder som aldrig köper.
Personnummer, anteckningar och mejlinnehåll. Ett kundkort behöver namn, adress, e-post och referens, inte säljhistoriken.
Rabatter och villkor skrivna i fritext. Avtalade villkor lägger du in själv vid granskningen.
Kontering. Vilka konton som gäller avgör du tillsammans med din redovisningskonsult, inte ett flöde.

Så vet du att det fungerar

Skapa en testaffär med ett påhittat bolag och flytta den till vunnen.
Kontrollera i Fortnox: ett kundkort med rätt nummer och momstyp SE, och ett orderutkast på kunden.
Flytta affären tillbaka och fram igen. Det ska fortfarande finnas en kund och en order.
Kör en affär med bolag utanför Sverige. Ingen kund ska skapas och mejlet ska komma.
Läs Zapiers körhistorik efter fel och prova med en riktig affär när flödet är på, inte bara testknappen.

Vanliga fel

Inget bolag på affären. Då hittar Find Associations ingenting och körningen brukar stanna utan att något läggs upp i Fortnox. Den syns i Zapiers körhistorik. Kräv ett bolag på vunna affärer i HubSpot.
Fel bolag. Affären är kopplad till flera bolag och Zapier hämtade ett annat än du menade. Rätta kopplingen på affären i HubSpot.
Dubbletter. Du sökte på namn i stället för kundnummer.
Kundnumret är upptaget. Din serie krockar med kunder du lagt upp för hand. Håll serierna isär.
Flödet körs om. Triggern startar varje gång affären når steget. Fältet Fortnox-order är skyddet.
Kopplingen slutar fungera. Aktivera om integrationen som administratör under Administrera integrationer.

När du inte ska automatisera det här

Vinner du några få affärer i månaden går det snabbare att lägga upp kunden själv. Är registret rörigt, städa först, för ett flöde sprider röran snabbare än du gör. Hur registren sedan hålls ihop står i kundregistret i synk mellan Fortnox och CRM. Offerter gör du för hand eller via en app, inte här.

Kunduppgifter är personuppgifter och Zapier är en internationell tjänst. Läs IMY:s vägledning om överföring till tredjeland. Det här är inte redovisnings-, skatte-, juridisk eller säkerhetsrådgivning. Din redovisningskonsult och Fortnox anvisningar avgör vad som gäller hos dig.

Källor

Vanliga frågor

Finns det en officiell HubSpot-integration för Fortnox?

Jag hittar ingen som HubSpot själva står bakom. På HubSpots marknadsplats finns två Fortnox-appar, från Resultify och Cloudify, och båda listas även på Fortnox marknadsplats. Cloudifys sida skriver att Fortnox inte är part i avtalet. Fråga Resultify hur det ser ut hos dem.

Ska jag välja Resultify eller Cloudify?

Resultifys sida betonar att kund- och produktregister hålls i takt och att offerter kan bli ordrar. Cloudifys betonar att en affär i ett visst steg blir order eller faktura, med felanteckningar och omkörning. Båda har prov enligt sina sidor, så testa med en testaffär.

Kan HubSpot skapa en offert i Fortnox?

Zapiers Fortnox-app har ingen färdig offertåtgärd i skrivande stund, oktober 2026. Resultify skriver att en godkänd HubSpot-offert blir en order, och Cloudifys sida nämner inte offerter. Kontrollera själv i en provperiod.

Hur undviker jag dubbletter av kunder?

Sök på kundnummer, inte på namn, och bestäm numret innan första körningen. Det går inte att byta efteråt.

Kan flödet skapa och skicka fakturan åt mig?

Tekniskt går det med vissa av apparna och med Fortnox-appen i Zapier. Jag låter en människa göra det, eftersom en skickad faktura är ett krav på kunden.

Fastnar du?

Det här är ett av de flöden jag bygger åt enmansföretag och små team, ofta på en eller två timmar tillsammans på skärmen. Om du har fastnat på ett steg, eller hellre vill att jag sätter upp det och lämnar över det dokumenterat, mejla mig med rubriken "Fastnat: Fortnox och HubSpot". Skriv vilka verktyg du använder och var det tog stopp, så svarar jag med vad jag tror det tar. Jag sitter i Stockholm och jobbar med hela Sverige på distans. Vill du först se om flödet alls är värt att automatisera finns Automationskollen, och för valet av CRM CRM-arbetsflödet.

Fortnox och HubSpot: från vunnen affär till kund och order