Zapier för nybörjare: så fungerar det steg för steg

Zapier kopplar ihop dina appar så att något som händer i den ena automatiskt gör något i den andra. Flödet kallas en zap och består av en trigger (händelsen som startar det) och en eller flera åtgärder (det som sedan sker). Varje gång triggern inträffar kör Zapier åtgärderna åt dig. Står du mellan två verktyg, läs Zapier eller n8n för ett litet företag.

Här bygger du din första zap: när någon fyller i ditt Google-formulär läggs svaret som en ny rad i ett kalkylark, och du får ett mejl. Räkna med en timme första gången. Du får en zap som kör av sig själv, och du lär dig läsa historiken om något går snett. Zapiers gränssnitt är på engelska, så knapparna står här med sina engelska namn. De kan heta något annat i din version, så leta då efter något liknande.

Det här behöver du

Ett Zapier-konto och ett Google-konto.
Ett Google-formulär med några fält, till exempel namn, e-post och meddelande.
Ett tomt kalkylark i Google Sheets med rubrikerna Datum, Namn, E-post, Meddelande och Status i första raden.

I den här zapen är triggern ett nytt formulärsvar, och åtgärderna är att skapa en rad och skicka ett mejl. Du behöver också förstå task: Zapier räknar en task för varje åtgärd som lyckas. Triggers räknas inte, inte heller filter, Formatter-steg eller åtgärder som misslyckas. Zapen nedan förbrukar två tasks per körning när båda åtgärderna lyckas.

Gratisplanen har i skrivande stund tydliga gränser: 100 tasks i månaden, ett användarkonto, inga premiumappar, ingen automatisk omkörning av misslyckade körningar och bara tvåstegszappar, alltså en trigger och en åtgärd. Du får skapa så många zappar du vill så länge tasks räcker. Zapen här har två åtgärder och är därför en flerstegszap, som kräver en betald plan (se aktuell prislista hos Zapier). På gratisplanen hoppar du över steg 8 och låter Google sköta mejlet i stället.

Steg för steg

Länka formuläret till ett kalkylark. Öppna formuläret i Google Forms, välj fliken Responses och klicka på ikonen Link to Sheets uppe till höger. Googles menyer följer ditt språk, så leta efter motsvarigheten. Zapier kommer inte åt formuläret direkt, så svaren måste sparas i ett kalkylark. Fyll sedan i formuläret själv en gång. Du ska se en ny rad i kalkylarket som Google skapade.
Skapa en zap. Klicka på Create a Zap i Zapiers vänstermeny. Du ser editorn med en tom triggerruta.
Välj trigger. Sök efter Google Forms, välj eventet New Form Response och logga in med ditt Google-konto. Under fliken Setup ska kontots namn synas. Välj formuläret under Configure. Triggern är direkt (Zapier skriver Instant), så den väntar inte på nästa kontroll.
Testa triggern. Öppna fliken Test och klicka Test trigger. Välj ditt testsvar och klicka Continue with selected record. Du ska se fälten med de värden du skrev. Vissa appar visar exempeldata i stället för dina egna svar, så läs värdena.
Lägg till åtgärd ett. Klicka på plusknappen under triggern, välj Google Sheets och eventet Create Spreadsheet Row. Välj konto samt kalkylarket du förberedde, inte Googles svarsark. Då kan du lägga till kolumner som Status och Ansvarig utan att röra rådata.
Koppla fälten. Klicka i en ruta och välj det formulärfält som ska hamna där. Rutor som inte kommer från formuläret får fasta värden, till exempel Ny i kolumnen Status. Fälten visas som små märken med dina testvärden.
Testa åtgärden. Klicka Test step. Testet är skarpt, så raden skapas på riktigt. Öppna kalkylarket, se raden och radera den sedan.
Lägg till åtgärd två (betald plan). Klicka på plusknappen igen, välj Gmail och eventet Send Email, eller motsvarande steg för ditt mejlprogram. Skriv din egen adress i To, bygg Subject av texten Ny förfrågan från och fältet för namn, och lägg de fält du vill se i Body. Klicka Test step. Mejlet ska ligga i din inkorg. På gratisplanen hoppar du över steget och slår i stället på Googles avisering: Responses, More (tre punkter), Get email notifications for new responses.
Namnge och publicera. Klicka på namnet högst upp och skriv något du förstår om ett halvår, till exempel Formulär till kalkylark och mejl. Klicka Publish. Knappen är grå tills triggern är testad. Publiceringen slår på zapen, som bara reagerar på svar som kommer in efter det.

Så vet du att det fungerar

Fyll i formuläret som en kund skulle göra, med ett namn du känner igen. Efter en kort stund ska raden finnas i kalkylarket och, om du byggt steg 8, mejlet i inkorgen. Inför större flöden finns en testlista i Så testar du en automation innan den går live.

Öppna sedan Zap history (zapier.com/app/history) och fliken Zap runs. Varje körning har en status:

Success: zapen gjorde det den skulle.
Filtered: ett filter stoppade körningen. Det är inget fel.
Stopped: ett steg fick ett fel.
Held eller Waiting: körningen väntar eller hålls kvar, till exempel för att planens task-gräns är nådd.

Klicka på en körning för att se vilka data varje steg fick och skickade vidare. Där hittar du förklaringen när ett fält blev tomt, och fler fel går jag igenom i Zapen fungerar inte. Zapier kan bara garantera körningsdata i högst 60 dagar, så spara det du behöver. Fliken Task usage visar hur många tasks du förbrukat.

Vanliga fel

Test trigger hittar inget svar. Formuläret saknar svar eller är inte länkat till ett kalkylark. Fyll i det, kontrollera Link to Sheets och klicka Find new records.
Rutorna blir tomma i raden eller mejlet. Du har skrivit fältnamnet som text i stället för att välja fältet i listan, eller så var fältet inte besvarat. Välj fältet igen och testa om.
Zapen är på men inget händer. Zapier reagerar bara på nya data efter publiceringen. Finns ingen körning i Zap history ligger felet oftast i det anslutna kontot eller triggerns inställningar. Kontrollera att rätt Google-konto och formulär är valda.
Publish är grå. Triggern är inte testad. Testa den först.
Körningar hålls kvar. Zapier håller körningar som kräver mer än din plan tillåter, och alla åtgärder när månadens task-gräns är nådd. Uppgradera planen, eller vänta tills perioden börjar om, och spela sedan upp de hållna körningarna igen. Enligt Zapier kräver uppspelning av hållna körningar en betald plan.

När du inte ska automatisera det här

Google Forms kan själv mejla dig vid nya svar och spara dem i ett kalkylark. Behöver du bara det, använd Googles egna funktioner. Zapier lönar sig när något ska hända utanför Google, till exempel att en kund skapas i ditt CRM.
Får du bara några svar i månaden är en manuell rutin enklare än en zap du måste underhålla.
Ett formulär med namn och e-post betyder att Zapier behandlar personuppgifter för din räkning. IMY beskriver att ett externt biträde som behandlar uppgifter åt dig ska regleras i ett skriftligt avtal. Det här är inte juridisk rådgivning. Läs Zapiers villkor och IMY:s vägledning, eller fråga någon som kan.

Källor

Vanliga frågor

Vad är en task i Zapier?

En task är en åtgärd som Zapier genomför utan fel. En zap med två åtgärder förbrukar två tasks per körning. Triggers, filter och Formatter-steg räknas inte, och inte heller åtgärder som misslyckas.

Är Zapier gratis?

Det finns en gratisplan med 100 tasks i månaden, men bara för zappar med en trigger och en åtgärd och utan premiumappar. Fler steg och fler tasks kräver en betald plan, se aktuell prislista hos Zapier.

Hur ofta kollar Zapier efter nya händelser?

Det beror på triggern. Direkta triggers, som den för Google Forms, startar så fort appen skickar besked. Andra triggers frågar appen med jämna mellanrum, på gratisplanen var 15:e minut.

Kan jag ändra en zap som redan är på?

Ja. När du redigerar en publicerad zap skapas ett utkast, och den publicerade versionen fortsätter köra tills du publicerar ändringarna. Du kan bara ha ett utkast åt gången. Äldre versioner och återgång finns bara på betalda planer.

Fastnar du?

Det här är ett av de flöden jag bygger åt enmansföretag och små team, ofta på en eller två timmar tillsammans på skärmen. Om du har fastnat på ett steg, eller hellre vill att jag sätter upp det och lämnar över det dokumenterat, mejla mig med rubriken "Fastnat: Första zapen i Zapier". Skriv vilka verktyg du använder och var det tog stopp, så svarar jag med vad jag tror det tar. Jag sitter i Stockholm och jobbar med hela Sverige på distans. Vill du först se om flödet alls är värt att automatisera finns Automationskollen. Behöver du hjälp med mer än en zap finns automatiseringskonsulten för Airtable, Zapier och n8n.

Zapier för nybörjare: din första zap steg för steg