Google Forms för anmälningar: bekräftelse, lista och platsräkning

Google Forms kan bekräfta en anmälan själv: slå på att deltagaren får en kopia av sitt svar (Send responders a copy of their response, under Settings och Responses). Svaren hamnar i ett Google Sheets-ark där du räknar anmälda och lediga platser med ANTALV och ANTAL.OM, och formuläret kan stänga sig självt när det blir fullt. Vill du ha en bekräftelse i egna ord skickar en enkel zap i Zapier den.

Guiden är till dig som tar emot anmälningar till en kurs, en workshop eller ett öppet hus i ett formulär och sedan räknar platserna för hand. När du är klar vet du hur många platser som är kvar, deltagarna får ett kvitto och formuläret slutar ta emot svar vid full sal. Räkna med en till två timmar.

En sak att veta redan nu: Forms egen gräns räknar svar, inte platser. Anmäler sig tre personer i ett svar blir det ett svar men tre platser. Därför behöver du arket.

Det här behöver du

• Ett Google-konto med Forms och Sheets. Funktionen att stänga formuläret finns enligt Google för personliga konton och för Workspace.
• Tre beslut: antal platser, om en anmälan kan gälla flera platser och om du har flera tillfällen.
• Valfritt: Zapier för en egen bekräftelse. Trigger plus en åtgärd är två steg och ryms i gratisplanen enligt prissidan, men platskontroll i flödet kräver fler steg. Se aktuell prislista.
• Tre egna adresser att testa med.

Steg för steg

1. Bygg formuläret. Namn, Tillfälle (rullista om du har flera) och Antal platser (rullista 1 till 4, om en anmälan kan gälla flera). Fråga bara efter det du behöver.

2. Slå på kvittot. Settings, Responses: sätt Collect email addresses till Responder input. Verified kräver att deltagaren bekräftar sitt Google-konto, så för öppna anmälningar passar Responder input. Sätt sedan Send responders a copy of their response till Always. Meddelandet efter inskick ändrar du under Presentation, Confirmation message. Vill du själv få mejl: Responses, Mer, Get email notifications for new responses.

3. Koppla arket. Responses, Link to Sheets. Rör inte den fliken. Lägg dina formler i en egen flik, Platser, eftersom Zapier tappar kopplingen om kolumner läggs till, flyttas eller sorteras. Fliken heter i engelska konton Form Responses 1 och kan heta Formulärsvar 1 hos dig, så kolla.

4. Räkna platserna på fliken Platser. Kalkylark visar funktionerna på svenska om kontots språk är svenskt och rutan Always use English function names under File, Settings, Display language är avkryssad. Svenska namn enligt Googles funktionslista:

   Engelska	Svenska
   COUNTA	ANTALV
   COUNTIF	ANTAL.OM
   SUM	SUMMA
   SUMIF	SUMMA.OM
   FILTER	FILTER

   Exemplen utgår från att formulärfliken har tidsstämpel i A, e-postadress i B, namn i C, tillfälle i D och antal platser i E. Justera efter ditt ark. Semikolon mellan argumenten är vad Kalkylark normalt använder när arkets språk och region är svenska (File, Settings, Locale). Får du ett fel, prova komma.

   Bygg en liten tabell på fliken Platser. Rubriker i rad 1: Tillfälle, Platser, Anmälda och Lediga. Skriv ett tillfälle per rad från rad 2, exakt som det står i formulärets rullista (har du bara ett tillfälle blir det en rad), och antalet platser i kolumn B, till exempel 20. Formlerna i rad 2, som du drar ned:

   • Anmälda, när en anmälan kan ha flera platser: =SUMMA.OM('Formulärsvar 1'!D2:D;A2;'Formulärsvar 1'!E2:E)
   • Anmälda, när varje anmälan är en plats: =ANTAL.OM('Formulärsvar 1'!D2:D;A2)
   • Lediga: =B2-C2
   • Deltagarlista för tillfället i A2, i cell H2 (listan fyller cellerna under): =FILTER('Formulärsvar 1'!C2:C;'Formulärsvar 1'!D2:D=A2)
   • Alla svar oavsett tillfälle, i cell F2: =ANTALV('Formulärsvar 1'!A2:A)
   • Alla anmälda platser, i cell F3: =SUMMA(C2:C)

5. Stäng när det är fullt. Det finns fyra vägar:

   • En plats per svar (finns i skrivande stund, oktober 2026): Published, Set close date or response limit, After a number of responses. Talet måste vara större än antalet svar du redan har, och svarar flera exakt samtidigt tas alla emot, så du kan hamna över gränsen. Texten som visas när formuläret är stängt ändrar du där.
   • Ett datum: samma ställe, On a date.
   • Flera platser per anmälan: stäng för hand när Lediga är noll. Published, slå av Accepting responses. Zapiers Forms-koppling har ingen åtgärd för att stänga formulär, bara API Request (Beta), så låt zapen mejla dig i stället.
   • Med kod: Apps Script har Form.setAcceptingResponses och Forms API har setPublishSettings. Jag nämner dem bara. Det är kod du själv måste underhålla.

6. Egen bekräftelse med Zapier, valfritt. Trigger: Google Forms, New Form Response (Instant). Zapier läser inte formuläret direkt, svaren måste sparas i ett ark, vilket de redan gör. Åtgärd: Gmail, Send Email till deltagarens adress, med tillfälle, plats och hur man avbokar. Vill du kontrollera platserna: lägg före mejlet Delay i en minut så att arket hinner räkna om, Google Sheets Lookup Spreadsheet Row på tabellen på fliken Platser (kolumn Tillfälle lika med svaret) och Paths. Lediga noll eller mer ger bekräftelsen, annars ett mejl om väntelista.

Så vet du att det fungerar

Fyll i formuläret tre gånger med egna adresser, en gång med två platser. Kontrollera anmälda, platser och lediga på fliken Platser. Titta efter kvittot, också i skräpposten. Fyll tills gränsen nås och läs stängt-meddelandet. Radera sedan testsvaren (Responses, Summary, Mer, Delete all responses, vilket inte kan ångras) och testraderna i arket, och se att räknarna går tillbaka till noll.

Vanliga fel

• Kvittot kommer inte fram. Google varnar för att spamfilter kan stoppa det. Be deltagarna titta i skräpposten, eller skicka bekräftelsen från din egen adress med Zapier.
• Gränsen räknar svar, inte platser. Därför har steg 5 flera vägar.
• Summan blir noll. Kolumnen Antal platser innehåller text, inte tal. Siffror brukar vara högerställda.
• Zapier tappar arket. Zapier skriver att kopplingen bryts när du tar bort, lägger till, flyttar eller sorterar kolumner. Stäng av zapen, ändra, testa om.
• Samma person anmäler sig två gånger. Limit to 1 response kräver att deltagaren loggar in med ett Google-konto, vilket sällan passar öppna anmälningar. Leta dubbletter på e-postadressen.

Begränsningar

Behöver du betalning, biljetter, en väntelista som flyttar upp folk av sig själv eller sms-påminnelser är ett bokningsverktyg rätt, och bokningar till kalendern jämför vägarna. Påminnelser inför dagen tas upp i automatiska påminnelser.

Kvittot är en kopia av svaren, inte ett personligt brev. Googles hjälp nämner ett tillägg, Form notifications, för mer anpassade mejl, men granska vad det får åtkomst till.

Formuläret samlar namn och e-postadresser. Fråga bara efter det du behöver, och undvik uppgifter som allergier om du inte måste, eftersom sådana kan räknas som hälsouppgifter med extra skydd. Det här är praktiska steg, inte juridisk rådgivning. IMY:s sida om de registrerades rättigheter beskriver vad deltagarna har rätt att veta.

Källor

• Google – View & manage form responses
• Google – Publish & share your form with responders
• Google – Choose where to save form responses
• Google – Set a spreadsheet’s location & calculation settings
• Google – Funktionslista för Google Kalkylark
• Google Workspace Updates – Set Google Forms to automatically stop accepting responses
• Google – Apps Script, Class Form
• Google – Forms API, Publish and manage responders on the form
• Zapier – How to get started with Google Forms on Zapier
• Zapier – Work with Google Sheets in Zap workflows
• Zapier – Plans & Pricing
• IMY – De registrerades rättigheter

Vanliga frågor

Får deltagaren en bekräftelse automatiskt i Google Forms?

Ja, om du samlar in e-postadresser och sätter Send responders a copy of their response till Always eller When requested. Det är en kopia av svaren. Vill du ha egen text behöver du Zapier eller ett tillägg.

Kan Google Forms sluta ta emot svar när det är fullt?

Ja. Under Published väljer du Set close date or response limit och anger ett datum eller ett antal svar. Gränsen räknar svar, inte personer eller platser, och den är avstängd tills du slår på den.

Hur räknar jag lediga platser i Google Sheets?

Gör en liten tabell per tillfälle i en egen flik, inte i formulärfliken. Räkna anmälda med ANTAL.OM, eller platser med SUMMA.OM om en anmälan kan ha flera, och dra av från antalet platser du har.

Vad heter COUNTIF på svenska i Google Sheets?

ANTAL.OM. COUNTA heter ANTALV, SUMIF heter SUMMA.OM och FILTER heter FILTER. Det förutsätter att svenska funktionsnamn är påslagna i File, Settings.

Kan jag skicka en egen bekräftelse från Google Forms?

Inte direkt i Forms, som bara skickar en kopia av svaren. Med Zapier skickar Gmail, Send Email en egen text varje gång ett nytt svar kommer in.

Fastnar du?

Det här är ett av de flöden jag bygger åt enmansföretag och små team, ofta på en eller två timmar tillsammans på skärmen. Om du har fastnat på ett steg, eller hellre vill att jag sätter upp det och lämnar över det dokumenterat, mejla mig med rubriken ”Fastnat: Google Forms anmälan”. Skriv vilka verktyg du använder och var det tog stopp, så svarar jag med vad jag tror det tar. Jag sitter i Stockholm och jobbar med hela Sverige på distans. Vill du först se om flödet alls är värt att automatisera finns Automationskollen.