Beställningsformulär till Visma: Google Forms och Zapier

Ja, ett beställningsformulär i Google Forms kan bli ett orderutkast i Visma (Spiris). Kunden fyller i företag, artikel och antal. Zapier hittar eller skapar kunden i Spiris (tidigare Visma eEkonomi, numera Bokföring & Fakturering), lägger upp ett orderutkast och mejlar dig. Du granskar utkastet och skickar själv.

Guiden är för dig som i dag får beställningar i mejl, sms och telefon och skriver av dem för hand. Räkna med två timmar för hela flödet, men börja med den enklare versionen i steg 3, som går fort och ofta räcker. I Zapiers katalog heter appen Visma eAccounting, och vad den klarar står i Visma eEkonomi och Zapier.

Det här behöver du

Spiris Bokföring & Fakturering. Det kan finnas ett tillval som heter Integration under Appar & Tillval. Spiris egen Zapier-hjälp nämner inget sådant krav, så kontrollera i ditt konto. Se aktuell prislista.
Ett Google-konto med Google Formulär och Kalkylark.
Ett Zapier-konto. Flödet har flera steg, och enligt Zapiers prissida i skrivande stund (oktober 2026) tillåter gratisplanen bara en trigger, händelsen som startar flödet, och en åtgärd. Räkna med en betald plan.
Artiklar och kunder inlagda i Spiris. Priserna ska ligga där, inte i formuläret.

Steg för steg

Kontrollera artikelregistret i Spiris: artikelnummer, namn och pris. Formuläret ska aldrig innehålla pris, så att kunden inte kan ändra det.
Skapa formuläret i Google Formulär med fälten företagsnamn, organisationsnummer, kontaktperson, e-post, leveransadress, artikel, antal, önskat leveransdatum och kommentar. Gör artikel till en rullgardin där varje alternativ är artikelnumret följt av namnet, exakt som i Spiris.
Börja enkelt. Öppna Svar, välj Mer och Få e-postmeddelanden om nya svar. Då får du ett mejl per beställning och lägger orderutkastet i Spiris själv. Kör så ett tag. Det visar vilka frågor kunderna missförstår, och det är billigare att rätta dem före automationen.
Vill du att kunden får en kvittens, som i Google Forms med bekräftelse, slå på Samla in e-postadresser och Skicka en kopia av svaret till respondenterna under Inställningar, Svar. Då behöver du inte bygga något själv.
Skapa en Zap med Google Forms-triggern "New Form Response" och välj formuläret. Zapiers hjälp skriver att formulärsvaren måste sparas i ett Google Sheet, så koppla ett kalkylblad under Svar om det saknas. Skicka ett testsvar. Provkörningen ska visa svaret.
Lägg till Spiris-åtgärden "Find or Create Customer". Godkänn kopplingen och välj bolag. Mappa organisationsnummer, företagsnamn, e-post och adress. Den söker på namn eller nummer, så använd organisationsnumret som kundnummer om fältet finns.
Lägg till Spiris-sökningen "Find Article". Se vilka sökfält den erbjuder och låt formulärets alternativ vara identiska med den texten. Behöver du bara artikelnumret kan Formatter by Zapier klippa ut det.
Lägg till "Create Order Draft". Välj kunden och lägg en rad med artikeln och antalet. Titta i provkörningen om utkastet får priset från artikeln. Annars skriver du in priset i utkastet innan du skickar.
Lägg till ett Gmail- eller Outlook-steg som mejlar dig en sammanfattning med leveransadress, önskat datum och kommentar, plus texten "Öppna Spiris". Vilka av uppgifterna utkastet har fält för ser du i åtgärden.
Slå på Zapen. Ska formuläret inte ta emot beställningar en period stänger du av Godkänner svar i formuläret.

Har du Fortnox finns motsvarande flöde i Google Forms till order i Fortnox. Förstår du inte vad en trigger är, börja med din första Zap.

Så vet du att det fungerar

Öppna formuläret i ett privat webbläsarfönster, så ser du vad kunden ser, och skicka en testbeställning.
Kontrollera att kunden finns i kundregistret och att utkastet har rätt artikel, antal och pris.
Skicka samma företag igen. Det ska fortfarande finnas en kund.
Kontrollera mejlet till dig.
Ta bort testkund och testutkast för hand. Spiris varnar för att överförda uppgifter inte kan ångras automatiskt.

Vanliga fel

Artikeln hittas inte. Texten i formuläret skiljer sig från Spiris, till exempel efter att du bytt namn på artikeln.
Dubblettkunder. Organisationsnumret skrivs med och utan bindestreck, eller namnet stavas olika. Ge fältet en hjälptext med ett exempel och titta på formulärets svarsvalidering, som kan begränsa vad som får skrivas.
Zapier ser inga svar. Formuläret saknar kopplat kalkylblad. Koppla det och testa triggern igen.
Zapier ser inte ändringarna. Ändrar du eller döper om en fråga kan du behöva köra testet i triggern på nytt.
Samma beställning två gånger. Kunden tryckte på skicka två gånger. Ta bort det andra utkastet.
Fel bolag. En Zap kopplas till ett bolag, en licens, i taget.
Utkastet saknar pris. Se steg 8.

När du inte ska automatisera det här

Får du några beställningar i månaden är steg 3 allt du behöver. Formuläret vet inget om lager eller kreditgräns. Har kunderna egna avtalspriser, rabatter eller leveransvillkor räcker utkastet inte, och då passar ett riktigt orderverktyg eller en webbutik bättre. Utkastet är spärren. Skickar du det utan att läsa det går en felaktig beställning vidare.

Kontaktpersoners namn och e-post är personuppgifter. Skriv i formuläret vad du använder dem till, se IMY om vad en integritetspolicy ska innehålla. Spiris skriver att Zapier är en internationell plattform som lagrar data utanför EU, och att du själv ansvarar för det du skapar där. Läs IMY:s vägledning om överföring till tredjeland. Det här är inte redovisnings-, skatte-, juridisk eller säkerhetsrådgivning, och din redovisningskonsult avgör vad som gäller. Hela orderkedjan kan du granska med Orderflödeskollen.

Källor

Vanliga frågor

Kan Google Forms kopplas direkt till Visma eEkonomi?

Inte så vitt jag hittar. Visma eEkonomi heter numera Bokföring & Fakturering hos Spiris, och Spiris beskriver Zapier som sättet att koppla Bokföring & Fakturering till andra appar. Du behöver Zapier-appen Visma eAccounting.

Kan en beställning ha flera artiklar?

Inte i flödet ovan, som bygger en orderrad. Orderutkastet i appen stöder rader, men appen har ingen åtgärd som lägger till rader i ett utkast som redan finns. Flera artiklar kräver därför en artikelsökning per rad och att du mappar flera rader i Create Order Draft, och hur det går ser du i åtgärdens fältlista. Testa med en beställning som har två artiklar. Enklast är en artikel per beställning, eller att du lägger in resten av raderna själv i utkastet.

Skapar flödet en faktura?

Nej, jag stannar vid orderutkast. Appen har också "Create Sales Invoice Draft", men en order hinner du kontrollera innan något fakturerats.

Kan kunden få en bekräftelse?

Ja, med Google Formulärs egen kopia av svaret, om du samlar in e-postadresser. Vill du skicka en egen bekräftelse gör du det efter att du har granskat utkastet.

Måste kunden ha ett Google-konto?

Det beror på formulärets inställningar. Öppna länken i ett privat webbläsarfönster och se vad en kund möter. Använder du Microsoft 365 i stället finns Microsoft Forms till Excel och Teams.

Fastnar du?

Det här är ett av de flöden jag bygger åt enmansföretag och små team, ofta på en eller två timmar tillsammans på skärmen. Om du har fastnat på ett steg, eller hellre vill att jag sätter upp det och lämnar över det dokumenterat, mejla mig med rubriken "Fastnat: Google Forms till Visma (Spiris)". Skriv vilka verktyg du använder och var det tog stopp, så svarar jag med vad jag tror det tar. Jag sitter i Stockholm och jobbar med hela Sverige på distans. Vill du först se om flödet alls är värt att automatisera finns Automationskollen.

Beställning via Google Forms till Visma (Spiris) som orderutkast