Kundundersökning mall: automatiskt efter köp eller uppdrag

Låt kundundersökningen vara kort: en fråga om hur troligt det är att kunden rekommenderar dig, 0 till 10, plus en ruta för varför. Skicka den automatiskt ett par dagar efter köpet eller uppdraget med ett flöde i Zapier, och läs svaren själv.

Guiden är för dig som säljer själv och saknar en rutin för att fråga hur det gick. Du får en mall, ett formulär i Google Forms, Microsoft Forms eller Typeform och två flöden: ett som skickar länken och ett som larmar vid lågt betyg. Räkna med två till tre timmar.

Allt gäller i skrivande stund, oktober 2026, med engelska menynamn. Typeforms hjälpcenter gick inte att hämta, så Typeform-delen bygger delvis på sökresultat. Jag anger inga priser.

En fråga eller tre

En fråga är NPS-frågan, Net Promoter Score: hur troligt är det att du rekommenderar oss, 0 till 10, med en frivillig kommentar. Typeform räknar 9 och 10 som promoters och 0 till 6 som detractors, och NPS som andelen promoters minus andelen detractors. Ett betyg säger inte varför, och med få svar säger siffran lite: ett enda svar kan flytta den tio poäng. Läs kommentarerna.

Tre frågor är min mall:

Hur troligt är det att du rekommenderar [företag] till en kollega eller vän? (0 till 10)
Vad var viktigast för ditt betyg? (kort text)
Får jag höra av mig om ditt svar? Skriv i så fall e-post eller telefonnummer. (frivilligt)

Börja med en fråga om du aldrig frågat förut, och med tre om du ska ringa upp.

Det här behöver du

Ett formulärverktyg.
- Google Forms: frågetypen Linear scale kan börja på 0 och sluta på 10. Svaren kan sparas i Sheets.
- Microsoft Forms: har frågetypen Net Promoter Score under More question types. Till kunder utanför din organisation väljer du Anyone can respond, men då kan du normalt inte se vem som svarat. Se Microsoft Forms till Excel och Teams.
- Typeform: har en NPS-fråga och URL parameters, tidigare Hidden Fields, för kund-id.
Zapier med betald plan. Filter ingår enligt Zapier bara på de betalda planerna. Är Zapier nytt, börja med första zappen.
Ett ark med en rad per kund eller uppdrag: Kund-ID, Namn, E-post, Status, Skicka inte (för kunder i tvist) och Enkät skickad.

Vad ska starta flödet?

Starta när uppdraget är klart eller varan levererad, inte när du skickat fakturan.

Uppdrag: du sätter Status till Klart i arket.
Webbshop: Shopify har triggern New Fulfilled Order. Låt en egen zap lägga varje levererad order som en rad i arket med Status Klart. En kund med flera ordrar får en enkät per order.

Triggern är Google Sheets, New or Updated Spreadsheet Row, med Status som kolumn att bevaka. Lägg in en väntetid på en till tre dagar (Delay by Zapier, Delay For), så att kunden hunnit använda det du levererat.

Steg för steg

Bestäm vad du gör med svaret. Skriv en mening: betyg på 6 eller lägre ringer jag upp inom en dag. Frågar du utan att agera är undersökningen en artighet.
Bygg formuläret. Google Forms: Linear scale från 0 till 10. Microsoft Forms: More question types, Net Promoter Score. Typeform: Add content, Net Promoter Score. Lägg till en kort textfråga för varför.
Skriv inledningen. Vem du är, varför du frågar, hur lång tid det tar och en mening om personuppgifter, till exempel: "Jag använder dina uppgifter bara för att svara dig. Mer finns i integritetspolicyn."
Koppla svaret till kunden, om du vill. Google Forms: More, Pre-fill form, fyll i ett svar i en fråga som heter Kund-ID och välj Get link. Byt ut exempelsvaret i länken mot kundens id i flödet. Typeform tar URL parameters som namn=värde på länken. För Microsoft Forms hittade jag ingen hjälpsida om förifyllda länkar, så fråga efter e-post. Lägg bara ett internt id i adressen, aldrig namn eller e-post.
Bygg flödet som skickar. Trigger enligt avsnittet ovan, Filter by Zapier (Status är Klart) och Delay For. Raden kan ha ändrats under väntan, så slå upp den igen med Lookup Spreadsheet Row på Kund-ID och lägg ett andra Filter: Skicka inte är tom och Enkät skickad är tom. Sedan Gmail Send Email: kort text, länken, ingen försäljning. Välj gärna Create Draft de första gångerna. Avsluta med Update Spreadsheet Row som skriver dagens datum i Enkät skickad, så att ingen får frågan två gånger.
Bygg flödet som larmar. Trigger: New Form Response i Google Forms (kolla om svaren måste sparas i ett ark) eller New Entry i Typeform. För Microsoft Forms bygger du larmet i Power Automate. Filter med en Number-regel: betyget högst 6. Åtgärd: Send Email till dig själv med betyg, kommentar och kund-id.
Läs en gång i månaden. Femton minuter: läs kommentarerna, skriv upp tre mönster och ändra en sak. Be inte bara dem som gav 9 eller 10 om ett omdöme, för Googles policy förbjuder urval, se omdömen efter ett avslutat jobb.

Personuppgifter och GDPR

Ett svar med namn eller e-post är en personuppgift. IMY skriver att du ska informera när uppgifterna samlas in, bland annat om ändamål, rättslig grund, lagringstid och rätten att klaga hos IMY. Rättslig grund kan vara intresseavvägning, som du dokumenterar. Google, Microsoft, Typeform och Zapier behandlar svaren åt dig, så läs deras biträdesvillkor och kontrollera var Typeform lagrar svaren.

Om ett enkätmejl räknas som marknadsföring hittade jag ingen myndighetstext om. Håll det fritt från erbjudanden, med tydlig avsändare och en väg att slippa fler mejl. Blandar du in reklam gäller marknadsföringslagen som i nyhetsbrevsartikeln: förhandssamtycke för fysiska personer (19 §, med ett snävt undantag för tidigare kunder) och en giltig avregistreringsadress (20 §). Det här är inte juridisk rådgivning.

Så vet du att det fungerar

Lägg en testrad med din egen e-post, korta väntetiden till en minut och sätt Status till Klart. Mejlet ska komma, med kund-id ifyllt i formulärlänken.
Svara 4: larmmejlet ska komma. Svara 9: inget larm.
Skriv något i Skicka inte medan väntetiden pågår: inget mejl ska komma. Kör sedan en rad en gång till: du ska inte få ett andra mejl.
Titta i skräpposten, och se SPF, DKIM och DMARC om mejlet hamnar där. Ta bort testsvaren och återställ väntetiden.

Vanliga fel

Frågan går till en kund i tvist. Använd Skicka inte, och slå upp raden på nytt efter väntetiden.
Samma kund får den två gånger. Filtret på Enkät skickad saknas eller läser fel kolumn.
Svaren går inte att knyta till kunden. Microsoft Forms ger anonyma svar utifrån. Fråga efter e-post.
Ledande frågor. "Hur fantastisk var vår service?" ger bara fina svar. Ställ frågan rakt.

När du inte ska automatisera det här

Har du bara några få kunder i månaden är ett samtal eller ett eget mejl bättre. Skicka inte efter en tvist, och inte om du inte kan agera på svaren.

Källor

Vanliga frågor

Hur många frågor ska en kundundersökning ha?

En till tre. Betyget och en ruta för varför räcker långt.

När ska jag skicka enkäten efter köp?

En till tre dagar efter leverans. I en webbshop räknar du från när varan kom fram.

Måste en kundundersökning vara anonym?

Nej. Anonyma svar är enklare ur personuppgiftssynpunkt, men du kan inte ringa upp den som blev missnöjd. Ett frivilligt fält för e-post eller telefon är ett mellanting.

Vilken mall ska jag börja med?

NPS-frågan och en ruta för varför.

Fastnar du?

Det här är ett av de flöden jag bygger åt enmansföretag och små team, ofta på en eller två timmar tillsammans på skärmen. Om du har fastnat på ett steg, eller hellre vill att jag sätter upp det och lämnar över det dokumenterat, mejla mig med rubriken "Fastnat: Kundundersökning efter köp". Skriv vilka verktyg du använder och var det tog stopp, så svarar jag med vad jag tror det tar. Jag sitter i Stockholm och jobbar med hela Sverige på distans. Vill du först se om flödet alls är värt att automatisera finns Automationskollen.

Automatisk kundundersökning efter köp eller uppdrag: mall och flöde