Beställningsformulär Fortnox: Google Forms till order

Ja, ett Google-formulär kan ge dig en ny kund och ett orderutkast i Fortnox. Kunden fyller i formuläret, en Zap (ett flöde i Zapier) läser svaret och lägger upp kunden och ordern, och du granskar utkastet innan något faktureras. Jag hittar ingen färdig koppling mellan Google Forms och Fortnox, så det är Zapier som binder ihop dem.

Guiden är för dig som tar emot beställningar i mejl och meddelanden och skriver in dem i Fortnox för hand. Fakturerar du i Spiris finns Google Forms-beställning till Visma. Räkna med två timmar. Hälften går åt till formuläret, för det är där det avgörs om Fortnox får det den behöver. Fortnox-delen är densamma som i Fortnox och Zapier: skapa kund och offert.

Det här behöver du

Fortnox med Fakturering och tillägget Offert & Order, och ett artikelregister med artikelnummer och pris för det du säljer.
En integrationslicens i Fortnox. Fortnox skriver att en aktiv licens krävs för att aktivera en integration. Kontrollera under Administrera integrationer om licensen redan ingår i ditt paket. En systemadministratör aktiverar kopplingen.
Ett Google-konto med Forms och Sheets, och ett Zapier-konto. Kontrollera om Fortnox-appen kräver en betald plan.
Ett beslut: flödet tar bara svenska företag. Andra beställningar får du ett mejl om.

Steg för steg

Bygg formuläret efter Fortnox. Grunderna i formulärbyggaren finns i Google Forms med bekräftelse och lista. Fälten jag brukar ha: företagsnamn, organisationsnummer, e-post, fakturaadress med postnummer, ort och land (rullista), Beställer som (företag eller privatperson), Artikel (rullista), Antal, Kundnummer hos oss (valfritt), er referens och ett meddelande. Markera frågor som obligatoriska med Required. Under More, Response validation kan organisationsnumret få regeln Regular expression, Matches, med mönstret ^[0-9][0-9][0-9][0-9][0-9][0-9][0-9][0-9][0-9][0-9]$ (exakt tio siffror), och felmeddelandet "tio siffror utan bindestreck". Antal får regeln Number, Greater than, noll. Rullistan Artikel ska innehålla artikelnamnen exakt som i Fortnox. Undvik File upload: den kräver att kunden loggar in med ett Google-konto. Du ska se att förhandsvisningen stoppar ett tomt eller kort organisationsnummer.
Spara svaren i ett kalkylblad. Zapier skriver att formulärsvar måste sparas i ett Google Sheet. Öppna fliken Responses, välj More och Select destination for responses, enligt Googles hjälp. Menyn kan se annorlunda ut i din version. Fyll i ett testsvar och se att en rad dyker upp.
Starta flödet. Ny Zap, Google Forms och triggern New Form Response. Är Zapier nytt, gör en första enkel zap innan du bygger den här. Välj formuläret. Du ska se testsvaret.
Filter. Använd Filter by Zapier: fortsätt bara om Beställer som är företag och landet är Sverige. Resten får en andra Zap som mejlar dig "Lägg upp beställningen för hand".
Välj kundnummer. Fortnox låter dig ändra allt på ett kundkort utom kundnumret, och nummer på borttagna kunder kan inte användas igen. Regeln: är fältet Kundnummer hos oss ifyllt används det, annars organisationsnumret utan bindestreck. Låt ett Formatter-steg välja, och testa att Fortnox godtar tio siffror. Skriver någon fel nummer skapas ett nytt kundkort, och det ser du i granskningen.
Kund i Fortnox. Välj Find or Create Customer, som enligt Zapiers appsida söker på kundnummer. Fyll i namn, organisationsnummer, e-post och adress. Sätt momstyp SE. Kundnummer och kundnamn är de enda obligatoriska fälten.
Rad och order. Välj Find Article by Name med rullistans värde, så får du artikelnummer och pris från Fortnox. Skapa sedan ordern med Create or Update Order och raden med Create Order Row (artikelnummer och antal). Hittas ingen artikel brukar flödet stanna, och körhistoriken visar vilket namn som inte stämde. Fortnox räknar priser exklusive moms som standard på ordern.
Granska. Skicka dig ett mejl eller Slack-meddelande: "Ny beställning väntar", med kund, artikel, antal och en länk till Fortnox. Öppna ordern under Order. Kontrollera kund, artikel, antal, pris och momstyp. Ordern går att ändra så länge den bara är sparad. Först därefter skapar du fakturan själv med Skapa faktura i ordern. Hela kedjan från order till faktura går jag igenom i offert, order och faktura i Fortnox.

Moms och kundtyp

Fortnox har fem momstyper: SE, SE omvänd skattskyldighet, EU omvänd skattskyldighet, EU momspliktig försäljning och Export. Flödet sätter bara SE. Filtret stoppar företag i andra länder, men släpper igenom svenska kunder med omvänd skattskyldighet (enligt Fortnox främst byggbranschen), så titta på momstypen i utkastet. Du kan ändra momstyp på en faktura bara innan den är bokförd.

Privatpersoner släpper jag ur flödet. De har andra regler för priser inklusive moms. Ber du om personuppgifter i formuläret, berätta där vad de används till.

Så vet du att det fungerar

Skicka en testbeställning med ett påhittat bolag och ett påhittat organisationsnummer.
Kontrollera i Fortnox: kundkort med rätt nummer och momstyp SE, och ett orderutkast med rätt artikel och antal.
Skicka samma organisationsnummer igen. Det ska fortfarande finnas en kund.
Välj Privatperson, och sedan ett annat land. Ingen kund ska skapas och mejlet ska komma.
Skriv nio siffror som organisationsnummer. Formuläret ska stoppa dig.

Vanliga fel

Zapier ser inga svar. Formuläret saknar kopplat kalkylblad. Koppla det och testa triggern igen.
Artikeln hittas inte. Rullistan och Fortnox stavar olika, eller artikeln har bytt namn.
Dubbletter. Någon skrev organisationsnumret med bindestreck. Regeln i steg 1 stoppar det.
Nollan försvinner. Börjar numret på 0, som hos enskilda firmor med personnummer från 2000-talet, kan kalkylbladet läsa det som ett tal och ta bort nollan. Testa med ett sådant nummer innan du litar på kundnumret.
Kundnumret är upptaget. Din egen serie krockar med kunder du lagt upp för hand.
Skräpbeställningar. Ett öppet formulär kan fyllas i av vem som helst med länken. Därför blir det bara utkast.
Kopplingen slutar fungera. Aktivera om integrationen som administratör.

När du inte ska automatisera det här

Får du några beställningar i månaden är det snabbare att skriva in dem. Flera artiklar per order går dåligt i ett formulär, eftersom varje rad blir ett eget Zap-steg. Kundspecifika priser, lagersaldo och ROT eller RUT hör inte hemma här. Behöver beställningen ett samtal först, låt det ske först. Använder du Tally eller Typeform i stället för Google Forms, se beställning via Tally eller Typeform. Ska formuläret också skapa en lead i ett CRM, se kontaktformulär till CRM.

Formulärsvar är personuppgifter och Zapier är en internationell tjänst. Läs IMY:s vägledning om överföring till tredjeland. Det här är inte redovisnings-, skatte-, juridisk eller säkerhetsrådgivning. Din redovisningskonsult och Fortnox anvisningar avgör vad som gäller hos dig.

Källor

Vanliga frågor

Kan Google Forms skicka en beställning direkt till Fortnox?

Inte så vitt jag hittar. Jag ser ingen färdig koppling mellan Google Forms och Fortnox, så Zapier läser svaret och Zapiers Fortnox-app lägger upp kunden och ordern. Fortnox-appen listas på Fortnox marknadsplats med Standout AB som leverantör.

Måste svaren sparas i Google Sheets?

Ja, enligt Zapiers hjälpsida måste formulärsvar sparas i ett Google Sheet för att Zapier ska kunna använda dem.

Hur får jag med flera artiklar i samma beställning?

Det är där formulär och Zap slutar räcka. Varje orderrad är ett eget steg. Enklast är en artikel per beställning, eller att du lägger in raderna själv i utkastet.

Kan flödet skicka fakturan åt mig?

Fortnox-appen kan skapa och bokföra fakturor, men jag bygger det inte. En skickad faktura är ett krav på kunden. Du granskar ordern och skapar fakturan själv.

Vad händer med privatpersoner och kunder utanför Sverige?

Filtret stoppar dem och du får ett mejl. De behöver andra momsval eller prisregler, och dem avgör du för hand.

Fastnar du?

Det här är ett av de flöden jag bygger åt enmansföretag och små team, ofta på en eller två timmar tillsammans på skärmen. Om du har fastnat på ett steg, eller hellre vill att jag sätter upp det och lämnar över det dokumenterat, mejla mig med rubriken "Fastnat: Google Forms till Fortnox". Skriv vilka verktyg du använder och var det tog stopp, så svarar jag med vad jag tror det tar. Jag sitter i Stockholm och jobbar med hela Sverige på distans. Vill du först se om flödet alls är värt att automatisera finns Automationskollen, och för hela vägen från order till betalning Orderflödeskollen.

Beställning via Google Forms rakt in i Fortnox som order