Fortnox har kedjan inbyggd. På en offert klickar du Skapa order, på ordern klickar du Skapa faktura, och kund, rader och priser följer med utan att du skriver om dem. Det kräver tillägget Offert & Order, som enligt Fortnox bara fungerar tillsammans med Fakturering. Zapier kan lägga en vakt ovanpå, men det finns bara en trigger i kedjan, New Order, och fyra beslut lämnar jag åt en människa.
Guiden är för dig som skriver offerter och fakturor i Fortnox och märker att samma rader skrivs två gånger, eller att offerter blir liggande utan uppföljning. Räkna med en timme för att lära dig kedjan och en till om du lägger på automation. Allt gäller i skrivande stund, oktober 2026.
Det här behöver du
- Fortnox Fakturering och tillägget Offert & Order. En systemadministratör tilldelar licenser och behörigheter under Administrera användare.
- Kunder och artiklar i registren. De kan också skapas direkt i offerten.
- För automationen: Zapier och Fortnox-appen. Kontrollera under Administrera integrationer om integrationslicensen redan ingår i ditt paket.
Steg för steg
Kedjan i korthet:
| Steg | Knapp | Vad som följer med | Bra att veta |
|---|---|---|---|
| Offert | Skapa offert, sedan Skicka | Kund, betalvillkor, rader, rabatt, frakt | En sparad offert kan ändras fritt |
| Order | Skapa order på offerten | Uppgifterna från offerten | Du kan också fakturera direkt från offerten |
| Faktura | Skapa faktura på ordern | Kund och rader | Artikelnummer, antal, enhet, projekt och några fält till låses som standard |
| Delleverans | Fyll i Levererat antal, Skapa faktura | Bara det levererade | Resten blir en restorder |
- Skapa offerten: Offert i huvudmenyn, Skapa offert. Ange kundnummer eller namn, kontrollera datum och betalvillkor och lägg raderna. Frakt och fakturaavgift lägger du längst ned. Klicka Spara. Giltighetstiden räknas från Inställningar och kan ändras på dokumentet.
- Förhandsgranska, välj språk och klicka Skicka. Leveranssättet från kundkortet är förvalt. I listan visar en brevsymbol när och hur offerten gick iväg, och en varningsikon om mejlet misslyckades.
- När kunden säger ja öppnar du offerten och klickar Skapa order. Jag har inte hittat någon status i Fortnox hjälp som heter accepterad. Markeringen är att ordern är skapad, och offertlistan har filter för aktiva, förfallna, order skapad och makulerade.
- Skicka ordern om kunden ska ha en orderbekräftelse. Leverera sedan.
- Vid delleverans fyller du i Levererat antal och klickar Skapa faktura. Fortnox frågar om en restorder, och då faktureras bara det levererade antalet.
- Skapa fakturan på ordern, läs den och klicka Bokför och skicka. Det gör båda sakerna på en gång. Flera ordrar till samma kund kan enligt Fortnox slås ihop på en faktura.
- Gör en veckorutin: orderlistan med filtret ej fakturerade, och rapporten Offert/Order/Fakturalista för till exempel alla utgångna offerter.
Lägg på Zapier (valfritt)
- Triggern. Fortnox-appen har New Order, som startar när en order skapas. Ordrar från en offert kan redan ha rader, men manuellt skapade saknar dem ofta, så lägg en fördröjning och sedan Find Order. Det finns ingen trigger för offerter, och fakturatriggern gäller bokförd faktura, slutbetald faktura och bokförd betalning.
- Nytta 1. New Order, sedan ett mejl eller en uppgift: "Order 1234 till Anna, leverera senast fredag."
- Nytta 2. En veckolista över det som hänger. Fortnox API har filtret invoicenotcreated för order och expired för offerter, och Zapier-appen har ett API Request-steg. Jag har inte testat det, och svaret är JSON som behöver göras om till text.
- Åtgärden Create Invoice From Order finns. Använd den inte oövervakat. Vill du ändå: låt den köras först när du själv markerat ordern som levererad, låt den bara skapa fakturan och mejla dig, och kontrollera i testet att fakturan blir obokförd.
Där en människa avgör
- Pris och omfattning på offerten. Zapier-appen har ingen färdig åtgärd för offerter, och jag vill inte ha någon som skriver dina rader åt dig.
- Att kunden sagt ja. Skapa order är ditt ja. Jag hittade ingen digital accept i Fortnox offertsidor, så spara kundens svar i mejlen eller i kommentaren.
- Levererat antal. Det är ett faktum från din verklighet, inte från Fortnox.
- Momstyp och datum före Bokför och skicka. En bokförd faktura går inte att ändra fritt. Se bokföringsgränsen i Fortnox-integrationer.
Så vet du att det fungerar
- Skapa en testkund och en offert med två rader.
- Klicka Skapa order. Raderna och priserna ska vara desamma, och offerten ska synas under filtret order skapad.
- Fyll i Levererat antal på bara en rad och klicka Skapa faktura. Svara ja på restorder. Fakturan ska innehålla bara det levererade. Håll muspekaren över förstoringsglaset uppe till vänster på ordern: den visar kopplad restorder och faktura.
- Ordern ska nu finnas under fakturerade order.
- Skapa en order för hand med Zapier-flödet påslaget. Mejlet ska komma med rätt kund.
- Städa. En sparad faktura går bara att makulera, inte radera, så använd en tydligt märkt testkund.
Vanliga fel
- Raderna går inte att ändra på fakturan. Fälten låses när fakturan skapas från en order. Ändra i ordern, eller i inställningarna under Registreringsvy.
- För mycket fakturerat. Levererat antal var inte ifyllt.
- Zapier körs innan raderna finns. Det gäller manuellt skapade ordrar. Lägg fördröjning och Find Order.
- Belopp med eller utan moms. Fortnox visar priser exklusive moms som standard, men det kan ändras per dokument.
- Två fakturor på samma jobb. Någon fakturerade direkt från offerten och sedan från ordern. Välj en väg per kund.
När du inte ska göra så här
Är jobbet fast pris utan leverans kan du gå direkt från offert till faktura och hoppa över ordern. Skriver du bara några offerter i månaden behövs ingen automation. Och behöver kunden signera på något formellt får du lösa det utanför Fortnox, så vitt jag kunnat läsa i hjälpen.
Det här är inte redovisnings-, skatte- eller juridisk rådgivning. Din redovisningskonsult avgör momstyp och bokföring. Läs också Fortnox och Zapier: skapa kund och offert, offert accepterad till uppdrag och faktura och tidrapport till faktura.
Källor
- Fortnox – Kom igång med Offert & Order
- Fortnox – Skapa offert/order
- Fortnox – Lista, Offerter
- Fortnox – Lista, Order
- Fortnox – Skapa restorder
- Fortnox – Rapporter, Offert/Order/Fakturalista
- Fortnox – Nya fakturavyn
- Fortnox – Offert & Order
- Fortnox – Radera uppgifter
- Fortnox – API-dokumentation
- Zapier – Fortnox-appen
Vanliga frågor
Hur gör jag en order av en offert i Fortnox?
Öppna offerten och klicka Skapa order. Kund, rader och priser följer med.
Måste jag göra en order, eller kan jag fakturera direkt från offerten?
Du kan fakturera direkt från offerten enligt Fortnox hjälp. Ordern behövs framför allt vid delleverans, lager och restorder.
Finns det en status för accepterad offert?
Det har jag inte hittat. Offertlistan har filter för aktiva, förfallna, order skapad och makulerade, och order skapad är det närmaste.
Kan Zapier skapa en offert i Fortnox?
Zapier-appen har ingen färdig åtgärd för offerter. Fortnox API har offertfunktioner som API Request kan anropa, men det kräver JSON. Enklast är att skriva offerten själv.
Kan jag fakturera flera ordrar på en faktura?
Ja, enligt Fortnox produktsida kan flera ordrar för samma mottagare faktureras tillsammans.
Fastnar du?
Det här är ett av de flöden jag bygger åt enmansföretag och små team, ofta på en eller två timmar tillsammans på skärmen. Om du har fastnat på ett steg, eller hellre vill att jag sätter upp det och lämnar över det dokumenterat, mejla mig med rubriken "Fastnat: Offert till faktura i Fortnox". Skriv vilka verktyg du använder och var det tog stopp, så svarar jag med vad jag tror det tar. Jag sitter i Stockholm och jobbar med hela Sverige på distans. Vill du först se om flödet alls är värt att automatisera finns Automationskollen, och var dina fakturor fastnar visar Fakturaflöde.