Automatisera offert till faktura med Zapier och Fortnox

När en kund säger ja till din offert kan Zapier göra den tråkiga starten åt dig: flytta affären till rätt steg, lägga en tid i kalendern, skapa en checklista och förbereda en kund och en order i Fortnox eller Visma. Det du inte låter det göra är att skicka fakturan. Offert till order finns också bland mina exempel på processautomatisering.

Guiden är för dig som skickar offerter själv och märker att varje ja följs av samma kopierande mellan mejl, kalender och bokföringsprogram. Du får ett flöde som slutar i ett mejl till dig själv, ”klart att granska”. Räkna med två till tre timmar, mest för att bestämma vad ett ja faktiskt är.

Bestäm först vad ett ja är

E-signering. Scrive är en tjänst för e-signering som bland annat erbjuder BankID. Zapier-appen har triggers för Signed Document och Rejected Document. Oneflow hanterar avtal och har triggern Contract Status Changed, där du filtrerar på signerad status. Kontrollera i provdata vilket värde den får.
HubSpot-offert. Enligt HubSpots hjälpsidor kräver de nya offerterna Revenue Hub Professional eller Enterprise. E-signering på äldre offerter finns i Sales Hub, men HubSpots egna sidor anger olika lägsta plan och en månadsgräns för signaturer. Kontrollera ditt konto.
Ett formulär. Enklast är en länk i offertmejlet till ett Google Forms med texten ”Jag accepterar offert nummer …”. Zapier läser svaret med New Form Response.

Vad som är bindande avgör juridiken, inte Zapier. För större uppdrag väljer jag e-signering. För små jobb räcker ofta ett skriftligt ja, men den bedömningen gör du själv, eventuellt tillsammans med en jurist.

Det här behöver du

Offerter med ett unikt offertnummer. Det är nyckeln som håller ihop allt.
Zapier med betald plan, eftersom flöden med fler än två steg och filter inte ingår i gratisplanen.
Fortnox eller Visma eAccounting. Enligt Fortnox utvecklar-FAQ måste den som aktiverar en integration ha rätt behörighet, och en integrationslicens kan krävas.
Google Kalender, Google Tasks och ett Sheets-ark som heter Uppdrag.

Steg för steg

Skriv ner vad varje ja ska ge: offertnummer, kund, organisationsnummer, belopp och önskat datum. Utan de uppgifterna har flödet inget att arbeta med.
Skapa en Zap med den trigger du valde. Hämta provdata. Du ska se offertnumret. Saknas det, lägg det i dokumentets titel.
Lägg till Google Sheets och Find or Create Row på offertnumret, och ett filter som bara går vidare om raden är ny. I provdata ser du om raden hittades eller skapades. Då startar uppdraget inte två gånger om triggern körs om.
Flytta affären. I HubSpot använder du Update Deal och sätter steget Accepterad. Utan HubSpot skriver du Accepterad i arket.
Lägg tiden i kalendern med Create Detailed Event, titel ”Uppdrag: kund, vad”. Vet du inte datumet än, hoppa över steget och skapa i stället en uppgift ”Boka datum med kunden”.
Skapa checklistan med Create Task i Google Tasks, en uppgift per steg: bekräfta datum, beställ material, skicka välkomstmejl. Du ska se dem i Google Tasks.
Förbered bokföringen. I Fortnox använder du Find or Create Customer och sedan Create or Update Order. Hur ordern sedan blir faktura beskriver jag i kedjan offert, order och faktura. I Visma eAccounting heter motsvarande Create Customer och Create Order Draft. Fyll i kundens uppgifter och raderna från offerten.
Skicka ett mejl till dig själv med Gmail och Send Email: länk till arket, kalenderhändelsen och ordern, och en kort lista att kontrollera: rader, pris, moms, referens och betalningsvillkor.

Gränsen: skicka aldrig fakturan automatiskt

Zapiers Fortnox-app har åtgärder som Create Invoice, Create Invoice From Order, Bookkeep Invoice och Create Voucher. Visma-appen har Create Sales Invoice Draft. I det här flödet använder jag ingen av dem. Order eller utkast räcker. Flödet ska varken bokföra eller skicka något åt dig.

Skälen är praktiska. Ett ja kan vara en testsignering eller ett dubbelklick, och Zapier ser ingen skillnad. Beloppet kan ha ändrats sedan offerten. En skickad felaktig faktura rättar du normalt med en kreditfaktura. Och när och hur du fakturerar beror ofta på uppdragets förlopp, till exempel delbetalning eller förskott.

Det här är inte redovisningsrådgivning. Din redovisningskonsult avgör hur underlaget ska hanteras, och jag har inte kunnat verifiera hur en order från Zapier ser ut i just din Fortnox-plan. Testa med en testkund. Läs gärna min artikel om bokföringsgränsen i Fortnox-integrationer.

Så vet du att det fungerar

Skicka dig själv en testoffert, acceptera den och kontrollera: en rad i arket, affären på rätt steg, kalenderhändelsen, uppgifterna, ordern på testkunden i Fortnox och mejlet till dig. Acceptera samma offert igen. Inget ska dubbleras. Avvisa en testoffert om du använder Scrive och kontrollera att flödet inte startar.

Vanliga fel

Offertnumret saknas i provdata. Då går inget att matcha. Lägg det i dokumentets titel eller i ett formulärfält.
Dubbla kunder i Fortnox. Zapiers Find or Create Customer matchar på kundnummer, inte på namn eller organisationsnummer. Använd därför ett stabilt kundnummer, till exempel kundens id i CRM:et, så att samma kund inte skapas två gånger. Hur det görs steg för steg finns i recepten för Fortnox och Zapier.
Behörighetsfel. Fortnox skriver att aktiveringen måste göras av en användare med rätt behörighet, och att licens kan behöva beställas.
Gamla belopp. Ändrar du offerten efter att kunden sett den, ge den nytt nummer. Annars styr flödet på fel version.
Fel stegnamn i HubSpot. Välj steget i Zapiers listruta i stället för att skriva det.

När du inte ska automatisera det här

Har du några uppdrag i månaden räcker en checklista i ett dokument. Ser varje offert helt olika ut går raderna inte att koppla till en order, och då nöjer du dig med kund och uppgifter. Gäller uppdraget förskott, utländsk kund eller andra undantag bör redovisningen avgöra innan något skapas. Beskriv först flödet från order till leverans med Orderflödeskollen.

Källor

Vanliga frågor

Hur automatiserar jag steget från offert till faktura?

Automatisera förberedelsen, inte utskicket. Låt ett accepterat ja skapa uppdrag, kalenderpost, uppgifter och en order eller ett utkast, och fakturera själv efter kontroll.

Kan Zapier skapa en faktura i Fortnox?

Ja, appen har åtgärden Create Invoice, men jag använder den inte i det här flödet. Jag föredrar order, så att du fattar beslutet om fakturan.

Vilken e-signeringstjänst passar enkla offerter?

Scrive och Oneflow har båda Zapier-appar. HubSpot kan också låta kunden signera, beroende på plan. För små jobb kan ett formulär räcka. Välj efter hur starkt bevis du vill ha.

Räcker ett mejl med ”ja” som godkännande av en offert?

Det är en juridisk bedömning som jag inte kan göra åt dig. Praktiskt gäller att spara mejlet tillsammans med exakt den offertversion kunden svarade på.

Fungerar det med Visma eEkonomi?

Zapier har en app som heter Visma eAccounting, med Create Customer och Create Order Draft. Kontrollera att den matchar din version av programmet.

Fastnar du?

Det här är ett av de flöden jag bygger åt enmansföretag och små team, ofta på en eller två timmar tillsammans på skärmen. Om du har fastnat på ett steg, eller hellre vill att jag sätter upp det och lämnar över det dokumenterat, mejla mig med rubriken ”Fastnat: Offert till uppdrag”. Skriv vilka verktyg du använder och var det tog stopp, så svarar jag med vad jag tror det tar. Jag sitter i Stockholm och jobbar med hela Sverige på distans. Vill du först se om flödet alls är värt att automatisera finns Automationskollen.

Offert accepterad: skapa uppdrag, kalender och fakturaunderlag automatiskt