Är ni överens om hur arbetet går till i dag?
Nej: Beskriv processen tillsammans med dem som faktiskt gör arbetet.
Ja: Mät volym, ledtid, fel och väntan under en normal period.
gratis arbetsverktyg
GRATIS PROCESSVERKTYG
Det här gratis processverktyget hjälper dig med praktisk processkartläggning av en arbetsprocess i taget. Beskriv hur arbetsflödet ser ut, bedöm om det lämpar sig för automatisering och uppskatta hur mycket tid som kan frigöras. Det är ett arbetsverktyg för ett första underlag – inte ett komplett processhanteringssystem eller en jämförelsetjänst. Dina uppgifter sparas bara lokalt i den här webbläsaren – inte hos Caspian. Ingen registrering behövs.
innan du börjar
Välj en process, inte ett helt företag
Välj ett arbete med en tydlig början och ett tydligt slut. Beskriv hur det faktiskt går till i dag – även väntetider, omtag och genvägar. En karta över hur arbetet borde fungera hjälper inte när du ska hitta de verkliga problemen.
Börja gärna med något som händer ofta och går att följa från start till mål. Det kan vara från att en kundförfrågan kommer in tills ett möte är bokat, från att en beställning godkänns tills fakturan är skickad eller från att ett supportärende skapas tills kunden får ett användbart första svar. Välj en del som är liten nog att förstå men stor nog att mäta.
Be dem som gör arbetet att beskriva sina steg med egna ord. De vet var information saknas, var arbetet brukar fastna och vilka undantag som inte syns i instruktionerna. Verktyget samlar svaren, men människorna kan arbetet.
1 · beskriv nuläget
Processkarta
Beskriv hur arbetet faktiskt går till. Ta med väntan, omtag och undantag – inte bara stegen som står i instruktionen.
1Förfrågan kommer inSälj · E-post
2Underlag kontrollerasProjektledare · CRM
3Nästa steg bokasSälj · Kalender
2 · bedöm förutsättningarna
Är processen redo att automatiseras?
Svara på frågorna utifrån hur arbetet fungerar i dag. Du får sedan konkreta förslag på vad som behöver bli tydligare.
Två viktiga säkerhetskontroller måste vara klaraViktiga säkerhetskrav saknas
Bestäm hur testet kan avbrytas, vem som får åtkomst, vad som loggas och hur personuppgifter skyddas.
3 · räkna försiktigt
Tid och värde
Uppskatta hur mycket tid som kan frigöras och vad den tiden är värd. Licenser, externa kostnader, risker och nya intäkter ingår inte.
Arbete i nuläget30 tim/mån
Tid som kan frigöras, före löpande skötsel12 tim/mån
Värde av frigjord tid första året50 000 kr
Beräknad återbetalningstid2 mån
4 · välj nästa steg
Din sammanfattning
Här samlas processkartan, bedömningen och kalkylen. Samma innehåll följer med i Markdown-filen och utskriften.
ProcessKundförfrågan till bokat möte
3 steg · 0 av 8 frågor avklarade
BedömningViktiga säkerhetskrav saknas
Bestäm hur testet kan avbrytas, vem som får åtkomst, vad som loggas och hur personuppgifter skyddas.
Tid som kan frigöras12 tim/mån
Före löpande skötsel av lösningen.
Nästa steg
- Skriv vad som startar processen och när arbetet är klart.
- Utse vem som ansvarar för att resultatet blir rätt.
- Bestäm vilket format informationen ska ha och hur fel ska upptäckas.
Tre frågor före ett test
Följer arbetet tydliga regler?
Nej: Förenkla reglerna först. Annars riskerar automatiseringen att göra problemen större.
Ja: Välj ett återkommande steg med ett tydligt resultat.
Kan ni kontrollera och avbryta testet?
Nej: Lägg till loggning, mänsklig kontroll och ett manuellt sätt att göra arbetet.
Ja: Testa i liten skala och jämför resultatet med hur arbetet fungerar i dag.
räkneexempel
Från förfrågan till bokat möte
Säg att ni hanterar 100 förfrågningar i månaden. Varje ärende tar i genomsnitt 15 minuter, och 10 procent av ärendena kräver ytterligare 30 minuters arbete. Totalt blir det 30 arbetstimmar per månad.
Om ett mindre test visar att 40 procent av tiden kan frigöras motsvarar det 12 timmar i månaden innan löpande arbete med lösningen räknas bort. Med ett internt timvärde på 500 kronor, 20 timmars uppstart och två timmars skötsel per månad blir det beräknade kapacitetsvärdet 50 000 kronor det första året.
Se siffran som ett underlag för nästa beslut, inte som pengar på kontot. Testet ska visa om kvaliteten håller, om undantagen går att hantera och om den frigjorda tiden kan användas till något bättre.
Mallar du kan hämta direkt
Innan ni bygger
Måste en processkarta använda särskilda symboler?
Nej. Till att börja med räcker det att visa vad som händer, vem som ansvarar, vilka system som används, vad varje steg ska ge och vad som brukar gå fel. Gemensamma symboler blir viktigare först när många team ska läsa samma karta eller när externa krav styr utformningen.
Vilken process bör jag börja med?
Välj ett återkommande arbete med en tydlig början, ett tydligt slut och ett resultat som går att mäta. Börja inte med företagets mest kritiska process eller med ett arbete där reglerna ändras från fall till fall.
Betyder ett positivt kalkylresultat att vi bör automatisera?
Nej. Kalkylen ger en förenklad uppskattning av hur mycket tid som kan frigöras. Kontrollera också datakvalitet, risker, kostnader och vem som ska sköta lösningen innan ni bestämmer er för ett test.
Sparas det jag skriver in?
Ja, men bara lokalt i den här webbläsaren. Caspian sparar inte det du fyller i, och du kan radera allt med Börja om. Om du har godkänt statistik kan en anonym händelse registreras när du laddar ner eller skriver ut, men den innehåller aldrig dina formulärvärden.
om ni vill ha hjälp
Behöver du hjälp att välja ett första test?
Jag hjälper små team att reda ut hur arbetet fungerar, välja ett lagom första test och bygga en lösning som de kan sköta själva.
Gäller processen kundförfrågningar och funderar ni på CRM? Använd CRM-arbetsflödesverktyget när kartan är tillräckligt tydlig.
Metod och källor
Verktyget följer vanlig svensk vägledning: beskriv arbetet som det ser ut i dag, välj en tydlig del och skriv ned ansvar och undantag innan ni automatiserar. Källorna granskades den 20 juli 2026. Kalkylen är Caspians förenklade modell för ett första beslut.