Tidrapportering Fortnox: Toggl eller Clockify till faktura

Varken Toggl Track eller Clockify finns bland de ungefär 90 integrationerna i Fortnox marknadsplats under Tid- och projektredovisning, så det finns ingen färdig knapp mellan dem och Fortnox. Du har två ärliga vägar: Fortnox eget tillägg Fortnox Tid, som gör registrerad tid till fakturaunderlag, eller en månadsrutin där Zapier loggar tiden i Google Sheets och skapar ett orderutkast i Fortnox när du har godkänt summan.

Guiden är för dig som debiterar per timme och redan tidrapporterar i Toggl eller Clockify. Räkna med två till tre timmar första gången. Du granskar alltid utkastet innan något skickas, och rutinen tar sedan en kvart i månaden.

Det här behöver du

Toggl Track eller Clockify, båda med en Zapier-app och triggern New Time Entry. Kontrollera själv om Zapier-kopplingen kräver betald plan hos dem, det har jag inte kunnat bekräfta.
Fortnox med Fakturering och Offert & Order (orderutkast) och Zapier-appen för Fortnox. Kontrollera under Administrera integrationer om integrationslicensen redan ingår i ditt paket.
Google Sheets och ett Zapier-konto. Är Zapier nytt, börja med din första zap.
En artikel i Fortnox, till exempel Konsulttid, av typen Tjänst med enheten tim och rätt momssats.

Rapportexport är i båda verktygen delvis betald: CSV och Excel kräver betald plan hos Toggl, och hos Clockify Basic eller högre, medan PDF finns gratis hos Clockify. Därför loggar vi i Sheets i stället för att exportera.

Steg för steg

Om du bara använder Fortnox

Fortnox Tid beställs som tillägg. Du registrerar tid, öppnar fliken Debiterbar tid, väljer Skapa fakturaunderlag och sedan Skapa faktura. Fakturan hamnar i Fakturering, eller som order om du valt det. Där kan du ändra pris per timme och debiterbara timmar. Behöver du inte Toggl eller Clockify, sluta här.

Brygga från Toggl eller Clockify

Sätt strukturen i tidverktyget: en kund per Client, ett uppdrag per Project, fakturerbar tid märkt som billable. Skriv kundnamnet exakt som i Fortnox.
Skapa bladet Tid med rubrikerna A datum, B kund, C projekt, D beskrivning, E timmar, F fakturerbar.
Zap 1: New Time Entry i Toggl eller Clockify, och Google Sheets Create Spreadsheet Row. Välj tidszon i steget. Kontrollera i testet vilken enhet längden har. Kommer den i sekunder, dela med 3600 i ett Formatter-steg (Numbers). Du ser: en rad per stoppad tidpost. Zapier kontrollerar med intervall, så räkna inte med realtid.
Skapa bladet Månad. A3 och nedåt: kundnamn. B1: månaden som tal, till exempel 202610. Kolumn B, summa timmar för månaden (justera Ja efter vad Zapier skriver i F):
```
=SUMPRODUCT((Tid!B2:B=A3)*(Tid!F2:F="Ja")*(YEAR(Tid!A2:A)*100+MONTH(Tid!A2:A)=$B$1)*Tid!E2:E)
```
Kolumn C avrundar uppåt till kvart: =CEILING(B3;0,25) (skriv 0,25 i ett svenskt kalkylblad). Kolumn D kundnummer från Fortnox, E en beskrivning du skriver själv, F Status och G Skapad. Funktionsnamnen kan vara på svenska i ditt blad. Jag har inte kört formlerna mot dina data, så testa dem med tre rader.
Vid månadsskiftet jämför du kolumn B med Summary report för samma period i Toggl eller Clockify. Stämmer det, skriv beskrivningen och sätt Status till Klar.
Zap 2: Sheets New or Updated Spreadsheet Row i bladet Månad, med Status som Trigger Column så att bara en ändring av Status startar flödet, och Filter by Zapier som kräver Status Klar och Skapad tom. Därefter Fortnox Find Customer på kundnumret, Create or Update Order, Create Order Row (artikeln Konsulttid, antal från C, texten från E) och Sheets Update Spreadsheet Row som skriver ordernumret i Skapad. Filtret och Skapad hindrar en andra order. Börja varje ny månad med att byta siffran i B1 och tömma kolumnerna E, F och G, annars ser filtret att Skapad redan är ifylld och stoppar den nya ordern.
Skicka dig ett mejl: "Orderutkast för kund X väntar". I Fortnox kontrollerar du raden, priset och momsen och skapar fakturan själv.

Avrundning och beskrivningar

Avrunda en gång, på månadssumman per kund, inte per tidpost. Toggl gör likadant i grupperade rapporter: posterna summeras först, sedan avrundas summan. Toggls avrundning är en betald funktion i rapporterna (upp, ned eller närmast, i steg från en minut till fyra timmar). Clockify har inställningen Round time in reports under Workspace settings. Fortnox hjälpsidor om Tid nämner ingen avrundning, men du kan ändra debiterbara timmar och pris per timme på underlaget. Skriv regeln i offert eller avtal, till exempel "påbörjad kvart debiteras".

Skatteverket anger att en faktura ska ange tjänsternas omfattning och art. Skriv därför en rad per uppdrag som kunden förstår, till exempel "Webbplats, uppdatering av sidor, 6,5 tim", inte "jobb". Interna anteckningar och andra kunders namn hör inte dit.

Så vet du att det fungerar

Logga tre poster på en testkund: två fakturerbara och en inte.
Kontrollera att bladet Tid får tre rader med rätt datum och timmar.
Jämför summan i Månad med Summary report.
Sätt Status till Klar. Fortnox ska få ett orderutkast med rätt kund, antal och moms, och Skapad ska fyllas i.
Ändra något annat på raden. Det ska inte bli en andra order.
Ta bort eller makulera testordern i Fortnox.

Vanliga fel

Ändrad post syns inte. Zapen loggar en kopia när posten skapas. Därför jämför du mot Summary report varje månad.
Tusen gånger för många timmar. Längden kom i sekunder.
Kunden hittas inte. Kundnumret saknas i kolumn D, eller så stämmer inte namnet i bladet.
Fel månad. Poster nära midnatt hamnar i fel månad om tidszonen är fel. Datumet måste också vara ett riktigt datum i bladet, inte text.
Pågående timer saknas. New Time Entry kommer först när posten är klar.

När du inte ska automatisera det här

Har du en eller två kunder är det snabbare att skicka Summary report som PDF och skriva ordern för hand. Använder du bara Fortnox är Fortnox Tid enklare än vilken brygga som helst. Är det flera som rapporterar tid är det lättare att hålla sig i ett verktyg. Och vid fast pris behöver du ingen timlista alls.

Det här är inte redovisnings-, skatte- eller juridisk rådgivning. Din redovisningskonsult och Skatteverkets regler avgör vad en faktura måste innehålla.

Se också Fortnox och Zapier: skapa kund och offert, kedjan offert, order och faktura och Google Kalender till Sheets som tidrapport.

Källor

Vanliga frågor

Finns det en direkt integration mellan Toggl och Fortnox?

Inte i marknadsplatsens kategori för tid och projekt, enligt vad jag hittade. Där finns däremot Harvest från Automatisera Mera. För Toggl och Clockify är Zapier och Sheets vägen.

Kan Fortnox göra tid till faktura själv?

Ja, med tillägget Fortnox Tid. Tiden samlas under Debiterbar tid, blir fakturaunderlag och sedan faktura i Fakturering eller order.

Hur avrundar jag tid till närmaste kvart?

I Toggl med rapportens avrundning (betald funktion), i Clockify med Round time in reports, eller som här med en formel på månadssumman.

Måste jag ha betalplan i Toggl eller Clockify?

För CSV och Excel och för Toggls avrundning, ja. Sheets-vägen undviker exporten, men kontrollera om Zapier-kopplingen kräver plan hos dem.

Kan Zapier skicka fakturan åt mig?

Jag stannar vid orderutkast. Du läser raden och skapar fakturan själv.

Fastnar du?

Det här är ett av de flöden jag bygger åt enmansföretag och små team, ofta på en eller två timmar tillsammans på skärmen. Om du har fastnat på ett steg, eller hellre vill att jag sätter upp det och lämnar över det dokumenterat, mejla mig med rubriken "Fastnat: Tidrapport till Fortnox". Skriv vilka verktyg du använder och var det tog stopp, så svarar jag med vad jag tror det tar. Jag sitter i Stockholm och jobbar med hela Sverige på distans. Vill du först se om flödet alls är värt att automatisera finns Automationskollen.

Tidrapport till faktura: Toggl eller Clockify till Fortnox