Tidrapport från Google Kalender till Sheets med Zapier

Du kan få en tidrapport ur Google Kalender genom att låta Zapier skriva en rad i ett ark varje gång en händelse är slut. Raden får datum, kund och antal minuter, och en pivottabell summerar dem per kund när det är dags att fakturera. Det är ett underlag till fakturan, inte fakturan.

Guiden är för dig som tar betalt per timme eller ska redovisa tid till en kund, och som redan planerar jobben i kalendern. Du får en egen kalender för debiterbar tid, ett flöde i Zapier, ett ark och en månadsrutin. Räkna med två timmar. Tidrapporten blir lika bra som kalendern: den visar planerad tid, inte klockad.

Det här behöver du

Google Kalender och Google Sheets.
Ett Zapier-konto med betald plan. Gratisplanen har enligt Zapier bara tvåstegsflöden, och det här flödet har många fler steg. Se aktuell prislista. Är det din första Zap, börja med guiden om din första Zap.
Vanan att skriva kundens namn först i rubriken på varje händelse.

Steg för steg

Skapa en kalender för debiterbar tid. I Google Kalender på dator: Add other calendars, sedan Create new calendar. Kalla den Debiterbar tid. Triggern bevakar en vald kalender, så det som ligger i andra kalendrar kommer aldrig med.
Bestäm rubrikregeln. Kund, kolon, uppdrag: Svensson Bygg: besiktning. Kolonet skiljer kunden från resten.
Skapa arket. Rad 1: Start, Kund, Uppdrag, Minuter. Fyll inte i formler på förhand i raderna under. Zapier lägger nya rader efter sista raden med värden, och rader med formler räknas som fyllda.
Trigger. Google Calendar, Event Ended, kalendern Debiterbar tid. Det finns också ett valfritt sökord, Search term, som du kan lämna tomt. Zapier beskriver triggern som att den startar en bestämd tid efter att händelsen slutat. Testa med en avslutad händelse.
Filter. Filter by Zapier: Summary (Text) Contains tecknet :. Då loggas bara händelser som följer rubrikregeln, och en händelse som Semester, utan kolon, hamnar inte i rapporten.
Hämta kunden. Formatter, Text, Split Text: indata Summary, avgränsare kolon, första delen. Testsvaret ska vara kundens namn.
Gör klockslagen till sekunder. Två Formatter-steg, Date/Time, Format, ett för start och ett för slut. Skriv X som To Format, Zapiers kod för Unix-tid, alltså sekunder sedan 1970.
Räkna minuter. Formatter, Numbers, Spreadsheet-Style Formula: ROUND((slut - start) / 60), där du i stället för slut och start väljer de två värdena från steg 7. Operatorerna minus och delat samt ROUND finns i Zapiers lista. En halvtimme ska bli 30. Visar testdatan redan ett fält för längd kan du hoppa över steg 7 och 8.
Gör starten läsbar. Formatter, Date/Time, Format: indata är starten, To Format är YYYY-MM-DD HH:mm, och To Timezone är din tidszon. Zapier använder annars UTC, och en händelse strax efter midnatt hamnar på fel dag.
Skriv raden. Google Sheets, Create Spreadsheet Row: Start från steg 9, Kund från steg 6, Uppdrag från Summary, Minuter från steg 8. Slå på flödet.
Gör månadsrapporten. Markera kolumnerna och välj Insert, Pivot table. Lägg Kund under Rows, Start under Columns och Minuter under Values. Högerklicka på ett datum och välj Create pivot date group för att gruppera per månad (vilka perioder som finns ser du i menyn). Dela summan med 60 i en cell bredvid om du vill ha timmar.
Gör det till en rutin. Första vardagen i månaden: öppna pivottabellen, bläddra raderna efter fel rubriker och ta siffrorna till fakturan. Avrundning är en överenskommelse med kunden, inte en inställning.

Vill du ta timmarna vidare till en faktura i Fortnox finns tidrapport till faktura med Toggl, Clockify och Fortnox.

Så vet du att det fungerar

Lägg in en halvtimme i kalendern med rubriken Test AB: provrad och vänta tills den är slut. Zapier kollar med ett intervall som beror på planen, så räkna med några minuter upp till en kvart. Raden ska visa Minuter 30, rätt klockslag och Kund Test AB. Kontrollera att Start är ett riktigt datum, högerjusterat i cellen. Lägg sedan en händelse utan kolon och en i en annan kalender: ingen av dem ska ge en rad. Efter en vecka jämför du summan med vad du faktiskt arbetade.

Vanliga fel

Raderna hamnar långt ned. Du har förfyllda formler i kolumnerna. Ta bort dem.
Fel dag nära midnatt. To Timezone saknas i steg 9.
Minuter blir negativa. Start och slut är omkastade i formeln.
Tiden stämmer inte med verkligheten. Kalendern visar planerad tid. Rätta slutet i händelsen innan den slutar. Jag har inte sett något som visar att raden uppdateras om du ändrar händelsen efteråt, så rätta i arket.
Kunden delas upp i flera rader. Du har stavat namnet olika. Stava likadant varje gång.
Datumet är text. Zapier skriver att Google Sheets själv formaterar data efter vad den tror att det är. Ta bort automatisk formatering på kolumnen och granska Formatter-steget.

Begränsningar

Det här är planerad tid. Om du behöver klockad tid, eller kunden ifrågasätter timmarna, passar en tidsregistrering med timer bättre.

Googles egen Time Insights är inte ett alternativ för ensamarbete. Den räknar bara möten som du tackat ja till, som har minst en annan gäst, är markerade som upptagna och är kortare än åtta timmar, och den finns bara på dator och för arbets- eller skolkonton.

Färg är en möjlig genväg som jag inte kunnat verifiera. Zapier listar färg-ID 1 till 11, och i kalendern kan du högerklicka på en händelse och välja färg. Jag har inte kunnat bekräfta att Event Ended skickar med färgen, så titta efter ett färgfält i din testdata. Saknas det gäller rubrikregeln.

Kalendern innehåller kundnamn, och för in den som hjälper dig sin tid där är det personuppgifter om en person, se IMY:s sida om företags hantering av personuppgifter. Rapporten är bara ett underlag. Fakturan och bokföringen styrs av Skatteverkets regler och din redovisningskonsult, och det här är inte redovisnings-, skatte- eller juridisk rådgivning.

Källor

Vanliga frågor

Hur gör jag en tidrapport från Google Kalender?

Lägg debiterbar tid i en egen kalender, låt ett Zapier-flöde skriva en rad per avslutad händelse och summera med en pivottabell. Stegen står ovan.

Kan Google Kalender räkna timmar per kund själv?

Inte för ensamarbete. Time Insights räknar bara möten med minst en annan gäst, så en timme du bokar åt dig själv kommer inte med.

Kan jag färgkoda kunder och summera per färg?

Kanske. Jag har inte kunnat verifiera att Event Ended skickar med färgen, så kontrollera din testdata. Rubrikregeln fungerar i alla fall.

Duger planerad tid som underlag för fakturan?

Det avgörs av vad du och kunden har kommit överens om. Jag rättar slutet på händelsen när jobbet drar över, så att kalendern stämmer.

Hur kommer timmarna in på fakturan?

Läs siffran ur pivottabellen och för in den, eller använd flödet i artikeln om tidrapport till faktura i Fortnox.

Fastnar du?

Det här är ett av de flöden jag bygger åt enmansföretag och små team, ofta på en eller två timmar tillsammans på skärmen. Om du har fastnat på ett steg, eller hellre vill att jag sätter upp det och lämnar över det dokumenterat, mejla mig med rubriken ”Fastnat: Kalender till tidrapport”. Skriv vilka verktyg du använder och var det tog stopp, så svarar jag med vad jag tror det tar. Jag sitter i Stockholm och jobbar med hela Sverige på distans. Vill du först se om flödet alls är värt att automatisera finns Automationskollen.

Google Kalender till Sheets: en tidrapport som skriver sig själv