Airtable eller Google Sheets: när är det dags att byta?

Byt från Google Sheets till Airtable när samma sak skrivs in på flera ställen, när flera personer ska redigera olika delar eller när något ska hända automatiskt så fort en status ändras. Är arket en enda lista som du själv sköter, stanna. Det är oftast det som gör minst ont.

Den här texten ger dig fem frågor som avgör saken på en timme, och en flyttväg om svaret blir byt. Själva flytten tar ett par timmar för ett vanligt kundregister. Uppgifterna om planer gäller i skrivande stund, oktober 2026. Se aktuell prislista.

Det här behöver du

Ett ark du använder på riktigt, och en kopia av det att leka med.
Ett Airtable-konto. Enligt Airtables planlista får nya konton en 14 dagars provperiod av Team-planen för sin första arbetsyta, och sedan kan du stanna på gratisplanen. Den ger 1 000 poster per bas, 1 GB bilagor per bas, 100 automationskörningar per arbetsyta och månad, och högst fem personer som får redigera. Läsare är obegränsade.
Valfritt: Zapier, se guiden om första Zapen.

Steg för steg

A. Avgör, fem frågor

Relationer. Skriver du samma kundnamn på tio rader? I Airtable länkar du i stället till en post i en annan tabell, och en uppslagning (lookup) hämtar värden från den länkade posten, så en ändring slår igenom överallt. I Sheets gör du motsvarande med formler som XLOOKUP, vilket fungerar tills någon skriver över en formel eller stavar en kund på två sätt. Svar ja om du ofta rättar samma uppgift på flera ställen.
Formulär. Googles formulär kan spara svaren i ett ark, och i Airtable skapar varje inskickat formulär en post i den tabell du valt. Airtable skriver att den som svarar normalt inte behöver konto. Båda duger för en lista. Ett Airtable-formulär skapar en post per svar, och kopplade rader som orderrader kräver enligt Airtable ett extra steg. Svar ja om svaren ska landa i en tabell som redan är länkad till kunder och projekt.
Vyer. Sheets har filtervyer, och sedan 2024 tabeller med kolumntyper och grupperingsvy. Airtable har vyer som lista, kanban, kalender, galleri, tidslinje och Gantt, med filter och gruppering. Svar ja om olika personer behöver se samma data på olika sätt, till exempel en tavla per status.
Automationer. Airtable har inbyggda automationer, men på gratisplanen bara 100 körningar per månad. I Sheets behövs Apps Script eller Zapier. Svar ja om något ska hända när en status ändras, och läs i så fall Google Sheets automatiska påminnelser först. Det kan räcka.
Behörigheter. Google skriver att skydd av ark och intervall inte är en säkerhetsåtgärd, eftersom den som kan se arket kan kopiera det. Airtable har nivåerna ägare, skapare, redigerare, kommentator och läsare. Fält- och tabellbehörigheter finns enligt Airtable i Team och uppåt, men de begränsar bara redigering, inte vad någon ser. Vill du dölja något använder du en delad vy, ett formulär eller ett gränssnitt. Svar ja om olika personer ska redigera olika delar. Behöver någon bara se sina egna rader är ingen av dem rätt verktyg på gratisplanen.
Räkna. Min tumregel: tre ja eller fler, prova Airtable med en kopia. Noll till två ja, stanna men städa arket.

B. Flytta, om du landade på byt

Städa kopian. En rubrikrad, en sak per rad, inga sammanslagna celler.
Importera. Välj en ny bas, + Add or import, Google Sheets, och ange arket. Importen är en engångskopia: Airtable skriver att ändringar i Airtable inte syns i ursprungsarket. Importfönstret har inställningarna Auto-select field types och Use the first row as headers. Gränsen för inbyggd import är enligt Airtable 100 MB för CSV och 5 MB för Excel.
Dela upp. Konvertera kolumnen Kund till en länkad tabell. Airtable skapar då en ny tabell med en post per värde och länkar tillbaka. Airtable varnar för att en cell med komma blir flera länkar när ett fält konverteras till en länk. Sätt dubbla citattecken runt ett värde som Svensson, Berg AB.
Bygg en vy och ett formulär för det du gör varje vecka. Använd knappen Share form i formulärbyggaren, inte basens delningsknapp, som släpper in alla i hela basen.
Kör parallellt två veckor. Sätt det gamla arket i skrivskyddat läge och mata bara in i Airtable.
Flytta flödena. Pekar en Zap eller ett Google-formulär mot arket, byt till Airtable-versionen.

Så vet du att det fungerar

Jämför antalet rader i arket med antalet poster i basen. Slumpa tio rader och kontrollera att länkarna pekar rätt, att datum är datum och att summor stämmer. Skicka ett provsvar genom formuläret och se att posten hamnar i rätt tabell. Kör automationen en gång och titta i körhistoriken. Kolla slutligen hur nära 1 000 poster du ligger, för i Airtable tar gratisplanen stopp.

Vanliga fel

Du flyttade röran. En platt tabell med femtio kolumner blir en platt tabell i Airtable. Dela upp den i steg 9.
Komma delar upp länkar. Se steg 9.
Arket och basen glider isär. Importen är en engångskopia. Använd inte båda.
Fel fälttyp. Kontrollera efter importen att datum och tal inte blev text.
Taket på 1 000 poster. Airtable skriver att du inte kan lägga till fler tills du uppgraderar. Dina data finns kvar.
CSV-tillägget saknas. Tillägget CSV import extension ingår bara i betalda planer. Den inbyggda importen finns i alla.

När du inte ska byta

Du är ensam, har en lista och inga upprepningar. Sheets klarar enligt Google upp till 20 miljoner celler eller 100 MB.
Du har många rader. Gratisplanens 1 000 poster per bas tar slut långt före Sheets 20 miljoner celler.
Fler än fem ska redigera och du vill hålla dig till gratisplanen.
Du behöver ett riktigt CRM. Läs CRM för småföretag, Airtable som CRM, Notion som CRM och kundregister i Sheets eller Excel.

Vill du lära dig mer om Airtable finns Airtable som databas och bygga interna verktyg i Airtable. Ska du i stället flytta från Excel, läs flytta kundregistret från Excel till ett CRM.

Du kan alltid ta tillbaka dina data. Airtable låter dig exportera en rutnätsvy som CSV från webben eller datorappen. Har vyn filter får du bara de filtrerade posterna med.

Båda leverantörerna är amerikanska. Airtable skriver att kunder kan välja lagring i EU, utan att nämna vilka planer. Google Workspace kan i Business Standard och uppåt välja lagringsregion, och listan över täckta tjänster inkluderar Sheets. IMY skriver att du behöver ett biträdesavtal och att överföring till USA stöds av beslutet om mottagaren omfattas av Data Privacy Framework. Det här är inte juridisk rådgivning. IMY:s vägledning avgör vad som gäller för dig.

Källor

Vanliga frågor

Är Airtable bättre än Google Sheets?

Inte generellt. Airtable är bättre när data hänger ihop i flera tabeller, med länkar, formulär och vyer. Sheets är bättre för beräkningar, stora mängder rader och en enkel lista.

Är Airtable gratis?

Ja, det finns en gratisplan. Enligt Airtables planlista ger den 1 000 poster per bas, 1 GB bilagor per bas, 100 automationskörningar i månaden och fem redigerare. Se aktuell prislista.

Hur importerar jag Google Sheets till Airtable?

Skapa en bas, välj Add or import och Google Sheets, och ange arket. Det blir en kopia som inte uppdateras av ändringar i ursprungsarket.

Kan jag gå tillbaka till Sheets?

Ja. Airtable skriver att rutnätsvyer kan exporteras som CSV på webben och i datorappen. Ta bort filtren i vyn först om alla poster ska med.

Fastnar du?

Det här är ett av de flöden jag bygger åt enmansföretag och små team, ofta på en eller två timmar tillsammans på skärmen. Om du har fastnat på ett steg, eller hellre vill att jag sätter upp det och lämnar över det dokumenterat, mejla mig med rubriken "Fastnat: Airtable eller Google Sheets". Skriv vilka verktyg du använder och var det tog stopp, så svarar jag med vad jag tror det tar. Jag sitter i Stockholm och jobbar med hela Sverige på distans. Vill du först se om flödet alls är värt att automatisera finns Automationskollen. Mer om vad jag gör med Airtable finns på sidan om Airtable, Zapier och n8n.

Airtable eller Google Sheets: när är det dags att byta