Importera kunder till CRM från Excel: steg för steg

Du flyttar kundregistret från Excel till ett CRM utan att tappa historiken genom att städa arket först, importera en liten testbit, ta med anteckningar och deras datum som egna poster och köra både arket och CRM:et i två veckor innan du släpper arket. Själva importen tar en kvart. Städningen tar tiden.

Guiden går igenom HubSpot och Pipedrive, och mycket av den gäller andra CRM också. Räkna med en halv dag för några hundra kunder. Menynamnen är på engelska, som i leverantörernas hjälpsidor, och kan heta något annat hos dig.

Det här behöver du

Excel-filen och en orörd kopia. Kopian är både ångerknapp och arkiv.
Ett CRM-konto där du får importera. I Pipedrive krävs rätt global behörighet.
Två veckor då du tänker på saken, och en lista att skriva luckor på.
Beslut om vilka uppgifter som ska med. Mejlhistoriken ligger i din brevlåda och följer inte med arket.

Steg för steg

Kopiera arket. Döp originalet till något som tydligt säger ORIGINAL och datum, och arbeta i kopian.
Gör en kolumn av varje sorts uppgift. Förnamn, Efternamn, Företag, E-post, Telefon, Källa, Status. Inte "Namn" och "Kontaktuppgifter" i samma cell. Telefonnummer ska ligga som text med landskod, +46 och numret utan inledande nolla, för det format HubSpot förväntar sig. Pipedrive kräver namn på personer och organisationer. HubSpot kräver e-post på kontakter, så de utan e-post måste du fylla i eller hantera separat.
Ta bort dubbletter. Sortera på e-post och på företag. Samma person på två rader slår du ihop till en, och flyttar anteckningarna först. HubSpot använder e-post som nyckel för kontakter. Pipedrive rekommenderar e-post eller telefon för personer och adress för organisationer, för att undvika dubbletter.
Gallra. Ta bort dem du inte har skäl att behålla. IMY skriver att man inte ska samla mer än nödvändigt eller spara längre än nödvändigt. Behåll kolumnen Grund och datum från kundregister-artikeln. HubSpots importsteg ber dig bekräfta att kontakterna förväntar sig höra från dig och att filen inte är en köpt lista.
Flytta anteckningarna ut. Gör ett andra blad med en rad per anteckning, ett datum per anteckning och en kolumn som pekar ut vilken kund anteckningen hör till, till exempel e-post. Eller använd kolumner som Anteckning 1 och Anteckning 2 med varsitt datum. En anteckning per händelse går att hitta igen, en cell med ett års text gör det inte. Spara sedan kundbladet och anteckningsbladet som varsin .xlsx-fil, eftersom HubSpot kräver ett blad per fil. Båda tjänsterna tar emot xlsx. Sparar du som CSV, välj UTF-8 så att å, ä och ö överlever.
Skapa fälten i CRM:et först. Det som inte har en färdig kolumn blir ett eget fält, i Pipedrive under Personal preferences, Data fields, i HubSpot som egenskap. Listor måste ha sina värden på plats i förväg. I HubSpot ska värdet i cellen stämma med alternativets namn.
Testimportera tio rader i HubSpot. Gå till Data Management, Data Integration (eller Import på en objektsida), Import data, Advanced imports (all objects). Välj Contacts, Single file och Create and update. Ladda upp, markera kolumnen E-post som unik nyckel (nyckelikonen) och sätt Don't import column på det du inte vill ha. Ge importen ett namn, kryssa Consent, välj datumformat och klicka Finish import.
Testimportera tio rader i Pipedrive. Är kontot nytt, börja med Pipedrive för småföretag. Gå till kontomenyn, Tools and apps, Import data, Import from spreadsheet och Get started. Stegen heter File info, Upload file, Map fields, Preview och Finish. Fält ska mappas till rätt sort, Person eller Organization. I Preview ser du hur datan hamnar och om posterna är rätt länkade innan något skrivs. Om en rad har både person och organisation länkas de automatiskt. Under Finish väljer du hur dubbletter hanteras, till exempel sammanslagning.
Granska testet. Öppna fem kunder och jämför med arket: namn, telefon, datum, fält. Hittar du fel, rätta arket och importera om testet.
Importera anteckningarna med deras datum. Gör det först för de tio testkunderna. I Pipedrive mappar du kolumnen till note content, och varje mappad kolumn blir en egen anteckning på personen eller affären. Creation date finns som fält på alla poster, så mappa den och kontrollera i testet att originaldatumet verkligen följde med, för Pipedrives sidor lovar det inte. I HubSpot är anteckningar en aktivitet. Välj Notes tillsammans med Contacts (saknas det som val i din version får du läsa HubSpots importguide), lägg texten i kolumnen Note body, koppla varje anteckning till kontakten med en unik nyckel som e-post och sätt Activity date själv, annars blir det importdagens datum.
Importera resten. Gör det med samma inställningar som i testet, men ta först bort de tio testraderna ur filerna eller radera testimporten i CRM:et. Kunderna dubbleras inte när e-post är nyckel, men en anteckning har ingen nyckel, så en anteckning som importeras två gånger blir två.

Så vet du att det fungerar

Antalet kunder i CRM:et är lika med raderna i arket, minus dem du gallrade bort.
Tio slumpade kunder stämmer mot arket: fält, datum och anteckningar.
Du söker på tre kunder du känner väl och får en träff var.

Kör parallellt i två veckor

Parallellt betyder att arket finns kvar att kolla i, inte att du skriver allt två gånger. Dubbelföring är ett säkert sätt att sluta med båda systemen. Skriv bara i CRM:et och behandla arket som skrivskyddat. Varje gång du öppnar arket för att du inte hittar något i CRM:et skriver du en rad på vad som saknades. Rätta luckorna i CRM:et efter hand.

När du kan sluta med arket

Två veckor har gått och luckelistan är tom eller åtgärdad.
Du hittar alla kunder du söker efter i CRM:et, utan arket.
Alla datum för nästa steg ligger i CRM:et.

Sedan gör du arket skrivskyddat och bestämmer när du raderar kopian. Den innehåller personuppgifter och ska inte ligga kvar för alltid.

Vanliga fel

Dubbletter efter importen. Ingen unik nyckel mappades, och då kan dubbletter uppstå. I Pipedrive väljer du sammanslagning i sista steget.
Rader som hoppas över. Pipedrive listar dem i en skipfil. Rätta och importera om dem. Vanliga skäl är saknat namn eller felaktigt datumformat.
Fel datum. Ange datumformat i HubSpots importsteg. HubSpot godtar flera format.
Anteckningen hamnar ingenstans. I Pipedrive måste den kopplas till en person, organisation eller affär. Båda systemen vill ha ett tydligt id.
Tomma celler rensar inget. Vid uppdatering i HubSpot ersätts inte befintliga värden av tomma celler.
Import som ska ångras. I Pipedrive kan globala administratörer ångra en import inom 48 timmar. HubSpots importsidor säger inget om ångra, så testa små.

När du inte ska flytta ännu

Är registret bara en handfull kunder går det snabbare att skriva in det för hand. Vet du inte hur din försäljning går till, rita det först med verktyget för CRM-arbetsflöde. Vilket system du väljer står i CRM för småföretag: arbetsflödet före systemet. Mejl du får framöver kan loggas automatiskt, se Outlook till HubSpot: logga mejl automatiskt. Äldre mejl följer inte med bara för att du importerar kunderna.

Kundregister innehåller personuppgifter. Det här är inte juridisk rådgivning, och IMY:s vägledning om rättslig grund avgör vad som gäller hos dig.

Källor

Vanliga frågor

Hur importerar jag kunder från Excel till HubSpot?

Spara filen som .xlsx med ett blad och en rubrikrad. Välj Import data, Advanced imports, markera E-post som unik nyckel och bekräfta samtyckesrutan. Se steg sju.

Hur importerar jag från Excel till Pipedrive?

Gå till Tools and apps, Import data, Import from spreadsheet. Fem steg från File info till Finish. Se steg åtta.

Går det att importera anteckningar och historik?

Ja, i båda. Anteckningar importeras som egna poster kopplade till kunden, och originaldatumet kan följa med om du mappar det, så kontrollera i testet. Mejlhistorik följer inte med.

Hur undviker jag dubbletter vid import?

Städa arket först, använd e-post som nyckel och välj sammanslagning i Pipedrive. Kör en testimport på tio rader.

Hur länge ska jag köra Excel och CRM parallellt?

Två veckor räcker oftast. Sluta när luckelistan är tom och du hittar alla kunder utan arket.

Fastnar du?

Det här är ett av de flöden jag bygger åt enmansföretag och små team, ofta på en eller två timmar tillsammans på skärmen. Om du har fastnat på ett steg, eller hellre vill att jag sätter upp det och lämnar över det dokumenterat, mejla mig med rubriken "Fastnat: Från Excel till CRM". Skriv vilka verktyg du använder och var det tog stopp, så svarar jag med vad jag tror det tar. Jag sitter i Stockholm och jobbar med hela Sverige på distans. Vill du först se om flödet alls är värt att automatisera finns Automationskollen.

Flytta kundregistret från Excel till ett CRM utan att tappa historiken