Outlook HubSpot integration: logga mejl automatiskt

Det enklaste sättet att koppla Outlook till HubSpot är HubSpots eget tillägg i Outlook, som i skrivande stund heter HubSpot Sales Office 365 add-in, tillsammans med att du kopplar din inkorg till HubSpot. Då loggas mejl till och från personer som redan finns i HubSpot av sig själva, och övriga mejl kan du logga med en ruta. Zapier behöver du först när ett inkommande mejl ska skapa något nytt automatiskt.

Guiden jämför fyra vägar, säger när var och en räcker och visar hur du håller privata mejl utanför CRM:et. Räkna med en timme. Vill du först reda ut vad CRM:et ska användas till finns CRM-arbetsflödet före systemval.

Fyra vägar, och när var och en räcker

Kopplad inkorg. Standardregeln loggar mejl till och från personer som redan är kontakter. Räcker om dina kunder redan finns i HubSpot.
Tillägget i Outlook. En Log-ruta i varje mejl och en ruta som skapar nya kontakter av mottagarna. Räcker om du själv skriver det mesta.
BCC-adressen. En adress du lägger i hemlig kopia. Fungerar i de flesta mejlklienter, också på mobilen, så länge du skickar från en adress som HubSpot känner igen.
Zapier. För mejl som ska starta något, som en förfrågan som ska bli en kontakt. Det är ett tyngre verktyg än du behöver för vardagskorrespondensen.

Det här behöver du

HubSpot. Tillägget och loggningen finns enligt HubSpot i alla produkter och planer. Du behöver behörigheten Personal email access. En användare med View-Only-plats (seat) kan inte koppla en inkorg.
Ett mejlkonto som ligger hos Microsoft 365. Systemkraven nämner Outlook för Windows version 1603 (build 6769.0000) eller senare, Outlook för Mac 15.33 eller senare och Outlook på webben. Klassiska och nya Outlook stöds. Outlook från Microsoft Store passar inte, och Microsoft 365 från GoDaddy stöds inte. Delade brevlådor går inte att koppla. Kontrollera din adress mot HubSpots systemkrav.
För Zapier-vägen: ett Zapier-konto, Super Admin i HubSpot och ett Office 365 Business- eller Enterprise-konto. Zapier kan inte ansluta privata Outlook.com- eller Hotmail-konton.

Steg för steg

Menynamnen nedan kommer från HubSpots hjälpsidor i skrivande stund och kan heta något annat i din version.

Koppla inkorgen. Klicka på kugghjulet, välj General, fliken Email och Connect email account, och därefter Microsoft Outlook (Microsoft 365).
Välj loggningsregel. Settings, Data Management, Objects, välj Activities, fliken Email Log & Track, Contact email logging rules. Standard är att logga mejl från och till kända kontakter. Försiktigare är Log replies only, som bara loggar svar i trådar som redan finns i CRM:et. Det kräver Account access.
Fyll Never Log innan du loggar något. Settings, General, fliken Email, Never Log, Add emails or domains. Skriv en adress, eller *@exempel.se för en hel domän. Lägg in bank, revisor, familj och din egen domän. Listan gäller inte bakåt och rymmer högst 500 poster.
Installera tillägget. Gå till Microsoft AppSource, välj Get It Now, logga in och klicka på Add. Har du flera konton i Outlook installerar du i varje. En administratör kan installera det centralt, och ikonen kan då ta 24 till 72 timmar att dyka upp. HubSpot rekommenderar Office 365-tillägget framför det äldre skrivbordstillägget, som är i maintenance mode, alltså inte längre utvecklas.
Logga ett mejl. Öppna HubSpot-panelen i ett nytt mejl och kryssa i Log. BCC-fältet fylls i åt dig. Panelen måste vara öppen när du skickar. Är mottagaren okänd kryssar du i Create as new contacts.
Använd BCC-adressen från andra klienter. Settings, Data Management, Objects, Activities, Email Log & Track, Manual Logging, Copy vid BCC Address. Du skickar från en adress som hör till en HubSpot-användare, en kopplad inkorg eller ett alias. Mottagare i Till och Kopia blir kontakter om de är nya. Mottagare i hemlig kopia blir det inte. Mejl du har fått vidarebefordrar du till Forwarding Address.
Låt okända avsändare skapa kontakter, om du verkligen vill. HubSpot har en betaversion som skapar kontakter från loggade mejl, och en Super Admin måste slå på den. Alternativet är en zap: trigger Outlook New Email Matching Search, ett filter på ämne eller mapp, och HubSpot-åtgärden Create or Update Contact, som matchar på e-postadress. Create Engagement kan lägga mejlet på kontakten, men kontrollera vilka typer som erbjuds i ditt konto.

Skapa helst kontakter av det du själv startar eller av en särskild mapp, inte av hela inkorgen. Ett CRM ska veta vad som hände med kunden, inte vad som hände med din bolånebindning.

Så vet du att det fungerar

Skicka ett mejl med Log ikryssad till en testkontakt, till exempel din privata adress, och se att det syns på kontaktens tidslinje.
Svara från testadressen och se att svaret loggas.
Skicka från mobilen med BCC-adressen och kontrollera att mejlet kommer med.
Skicka till en adress på Never Log. Ingen kontakt ska skapas och ingenting ska loggas.
Öppna mejlet i HubSpot: det ska vara kopplat till kontakten, bolaget och kontaktens senaste öppna affärer.

Vanliga fel

Tillägget syns inte. Mejlkontot ligger inte hos Microsoft 365, Outlook kommer från Microsoft Store eller inkorgen är inte kopplad till HubSpot.
Mejlet loggas inte. Mottagaren är inte en kontakt, står på Never Log, eller BCC-mejlet skickades från en adress HubSpot inte känner igen.
Ett privat mejl hamnade ändå i CRM:et. Never Log gäller inte bakåt. Redan loggad aktivitet ligger kvar tills du tar bort den.
Zapier tappar anslutningen. Enligt Zapiers hjälp går Microsofts åtkomst ut efter lösenordsbyte, 14 dagars inaktivitet eller 90 dagar. Anslut kontot igen.
Delad brevlåda. En gemensam info-adress går inte att koppla som individuell inkorg.

Begränsningar

Att mejlen ligger i HubSpot gör dem inte till ett digitalt arbetsflöde. Någon måste ändå bestämma vem som svarar på vad, och i vilket steg affären står.

Kundmejl innehåller personuppgifter. Börja därför med Log replies only eller med att kryssa Log mejl för mejl, och beskriv i din integritetspolicy att du sparar korrespondens i ett CRM. IMY:s sida om rätten till information räknar upp vad du ska berätta. Det här är praktiska steg, inte juridisk rådgivning. Har du bara en handfull kunder går det fortare att lägga in dem för hand.

Vill du ha hjälp att avgöra vad som ska loggas, vad som ska skapa kontakter och vad AI kan läsa ut ur mejlen finns sidan om AI-specialist.

Källor

Vanliga frågor

Kostar tillägget något för Outlook?

HubSpot anger att tillägget finns i alla produkter och planer. Spårning av klick kräver däremot en tilldelad betald Sales-plats, medan öppningar kan spåras utan. Se aktuell prislista för din plan.

Skapar HubSpot kontakter automatiskt från mejl i Outlook?

Inte som standard. Standardregeln loggar bara mejl till och från personer som redan är kontakter. Nya kontakter skapas via rutan Create as new contacts, via BCC-adressen eller via betaalternativet, som en Super Admin måste slå på.

Fungerar tillägget med nya Outlook?

Ja, HubSpot skriver att Office 365-tillägget stöder både klassiska och nya Outlook. Det äldre skrivbordstillägget för Windows är i maintenance mode och utvecklas inte vidare.

Hur loggar jag mejl från mobilen?

Lägg HubSpots BCC-adress i hemlig kopia när du skickar från en adress som HubSpot känner igen. Adressen är samma för alla användare i kontot, och du ser den under Manual Logging.

Hur undviker jag att privata mejl loggas?

Lägg privata adresser och domäner på din Never Log-lista, välj Log replies only och kryssa Log bara när du vill. Never Log gäller inte retroaktivt.

Fastnar du?

Det här är ett av de flöden jag bygger åt enmansföretag och små team, ofta på en eller två timmar tillsammans på skärmen. Om du har fastnat på ett steg, eller hellre vill att jag sätter upp det och lämnar över det dokumenterat, mejla mig med rubriken ”Fastnat: Outlook till HubSpot”. Skriv vilka verktyg du använder och var det tog stopp, så svarar jag med vad jag tror det tar. Jag sitter i Stockholm och jobbar med hela Sverige på distans. Vill du först se om flödet alls är värt att automatisera finns Automationskollen.

Outlook till HubSpot: logga mejl och skapa kontakter automatiskt