Uppföljning av kunder med Google Tasks och Kalender

Du kan följa upp kunder med Google Tasks och Kalender om du håller dig till en regel: varje aktiv kund har exakt ett nästa steg med datum. Tasks håller stegen, Kalender visar dem på rätt dag, och en veckogenomgång på tjugo minuter ser till att inget glider.

Guiden är för dig som har kunderna i inkorgen och huvudet, och som märker att offerter blir liggande för att ingen sa när du skulle höra av dig. Räkna med en timme att sätta upp. Zapier är valfritt. Allt är kontrollerat mot Googles och Zapiers sidor den 26 oktober 2026, men menyer byter namn, så kontrollera i ditt konto.

Det här behöver du

Ett Google-konto med Tasks och Kalender. På jobbkonto styr administratören åtkomsten till Tasks, så saknas det, fråga dem.
Tasks eller Kalender i mobilen. Googles hjälp om Tasks-aviseringar säger att du får en notis om uppgiften har både datum och tid, så ge den båda.
En lista över dina aktiva kunder. Ett ark räcker, se kundregister i Google Sheets.
Valfritt: ett Zapier-konto. Är du ny, börja med din första zap.

Regeln om nästa steg

Ett nästa steg är något konkret som en person gör, med datum. "Skicka offert till Anna på Nordby, fredag" är ett nästa steg. "Nordby" är det inte, och inte heller "höra av sig någon gång". Ett nästa steg är inte en känsla.

Regeln: ingen aktiv kund utan ett öppet steg. När du bockar av ett steg skapar du nästa innan du går vidare, eller markerar kunden som klar. Väntar du på kunden är steget att följa upp, med det datum då du slutar vänta.

Steg för steg

Skapa en lista. Skapa en lista som heter Uppföljning i Tasks. Använd en lista för alla kunder, så ser du allt på ett ställe.
Lägg in ett steg. Titeln är kundens namn och vad som ska hända, och i detaljerna skriver du vad ni senast sa och länken till mejltråden. Sätt datum och tid. Googles Kalender-hjälp säger att en uppgift utan klockslag får en notis klockan 9, och en uppgift med deadline en notis klockan 9 på deadlinedagen, medan hjälpen om Tasks-aviseringar säger att du ska ange både datum och tid för att få notiser. Ge därför alltid båda. Du ska se uppgiften i listan.
Visa stegen i Kalender. Bocka i Tasks under My calendars. Uppgifter med datum syns då på sin dag, och deadlines ligger i fältet för heldagar. En uppgift utan datum syns inte.
Skapa steg från Gmail. Öppna ett mejl och klicka Add to Tasks, eller More och sedan Add to Tasks. Du kan också dra mejlet till Tasks i sidopanelen.
Skapa steg efter möten. Gör det direkt efter mötet, för då minns du vad ni sa. Vill du automatisera kan en zap göra det: trigger Google Calendar Event Ended, åtgärd Google Tasks Create Task. Create Task kräver en lista och en titel, och anteckningar och datum (Due) är valfria. Begränsa triggern till din jobbkalender så att privata händelser inte följer med. Triggern är polling, alltså att Zapier tittar med mellanrum, så uppgiften kommer inte i sekunden.
Låt långvariga kunder återkomma. Öppna uppgiften, välj Add date/time och Repeat, och sätt till exempel att den upprepas varje månad.
Gör veckogenomgången. Boka tjugo minuter på en fast tid. Öppna Kalender och klicka på Pending tasks högst upp, som enligt Google ger en lista över uppgifter från de senaste 365 dagarna, där du kan ändra, avsluta eller flytta dem. Gå sedan igenom kundlistan: har varje aktiv kund ett steg med framtida datum? Det du är sen med gör du, flyttar till en ny tid du faktiskt menar, eller avslutar kunden. Titta till sist på nästa veckas Kalender.

Att flytta en uppgift till nästa vecka är gratis, och det är därför den flyttas fem gånger. Flyttar du ett steg två gånger, fråga dig om kunden verkligen är aktiv.

Så vet du att det fungerar

Välj fem kunder. Kan du för var och en säga vad nästa steg är och när, på under en minut och utan att söka i mejlen? Gör det efter en vecka med riktiga kunder, inte med testdata.

Testa också påminnelsen. Lägg en uppgift med tid tio minuter fram och se att telefonen larmar. Gör den det inte på Android kan telefonen ha begränsat appen. Googles hjälp pekar på inställningen Allow setting alarms and reminders för Tasks, och på att bara en av apparna Tasks, Kalender och Google skickar aviseringarna om flera är installerade.

Vanliga fel

Uppgiften syns inte i Kalender. Den saknar datum, eller rutan för Tasks är inte ikryssad.
Ingen påminnelse. Uppgiften saknar datum eller tid, eller så är aviseringarna avstängda i appen.
Uppgiften kan inte upprepas. Delade uppgifter och deluppgifter kan inte repeteras. En upprepad uppgift kan inte flyttas till en annan lista, och en serie som slutat upprepas går inte att starta om.
Vaga titlar. "Kund X" säger ingenting en fredag. Börja titeln med ett verb.
Zapen skapar för mycket. Varje avslutad händelse blir en uppgift. Begränsa till en kalender eller lägg ett filter.
Tasks saknas helt. På jobb- eller skolkonto styr administratören tillgången.

Begränsningar: när ett CRM är dags

Tasks är en att göra-lista, inte ett kundregister. Den har ingen kundhistorik, inga skeden och ingen överblick över hur många offerter som ligger ute. Det är ofta rätt för den som är ensam och har få kunder. Jag skulle byta när något av det här stämmer:

Du måste söka i inkorgen för att veta vad du senast sa till en kund.
Två personer följer upp samma kunder och kliver på varandra.
Du vill se alla offerter som väntar svar på ett ställe.
Kunduppgifterna finns i tre olika ställen och inget av dem är facit.
Du vill att något ska hända automatiskt när ett skede ändras.

Då är nästa steg att bestämma arbetsflödet, inte att välja system. Börja med arbetsflödet före CRM-valet och verktyget för CRM-arbetsflöde. Flytten från ett ark beskrivs i att flytta från Excel till ett CRM, och ett exempel på ett lätt CRM finns i Pipedrive för småföretag.

Kundnamn och anteckningar i Tasks är personuppgifter. Skriv sakligt, spara bara det du behöver och ta bort uppgifter när kunden är klar. IMY nämner riktighet och lagringsminimering som grundläggande principer. Det här är inte juridisk rådgivning, och IMY:s vägledning avgör vad som gäller hos dig.

Källor

Vanliga frågor

Kan jag använda Google Tasks som CRM?

För några få kunder går det, om varje kund alltid har ett nästa steg med datum. Tasks saknar kundhistorik och skeden, så när behovet växer är ett riktigt CRM rätt val.

Syns Google Tasks i Google Kalender?

Ja, uppgifter med datum visas i Kalender när rutan Tasks är ikryssad under My calendars. Uppgifter utan datum visas inte.

Kan jag skapa en uppgift från ett mejl?

Ja. Öppna mejlet och klicka Add to Tasks, eller dra mejlet till Tasks i sidopanelen i Gmail.

Kan Zapier skapa uppgifter i Google Tasks?

Ja, med åtgärden Create Task, som kräver en lista och en titel. Det finns också Update Task, Find Task och Find or Create Task, och triggers för nya och slutförda uppgifter.

Hur ofta ska jag göra veckogenomgången?

En gång i veckan, på en fast tid. Skjuter du på den några veckor är det oftast de bortglömda kunderna du missar.

Fastnar du?

Det här är ett av de upplägg jag hjälper enmansföretag och små team med, ofta på en eller två timmar tillsammans på skärmen. Om du har fastnat på ett steg, eller hellre vill att jag sätter upp det och lämnar över det dokumenterat, mejla mig med rubriken "Fastnat: Google Tasks och Kalender". Skriv vilka verktyg du använder och var det tog stopp, så svarar jag med vad jag tror det tar. Jag sitter i Stockholm och jobbar med hela Sverige på distans. Vill du först se om arbetet alls är värt att automatisera finns Automationskollen. Mer om vad jag gör finns på sidan om automatisering med Airtable, Zapier och n8n.

Google Tasks och Kalender som uppföljningssystem för kunder