Pipedrive för småföretag: kom igång och koppla Zapier

Pipedrive passar ett litet tjänsteföretag om du håller upplägget enkelt: en pipeline med fem steg, några egna fält, ett formulär som lägger förfrågningar på rätt ställe och en planerad aktivitet på varje öppen affär. Zapier tar sedan hand om det Pipedrive inte når själv.

Guiden utgår från ett företag som säljer tjänster och skickar offerter, till exempel en konsult, en hantverkare eller en utbildare. Räkna med två till tre timmar första gången. Jag skriver menynamnen på engelska, som de står i Pipedrives och Zapiers hjälpsidor. De kan heta något annat i din version.

Det här behöver du

Ett Pipedrive-konto där du är administratör. Enligt Pipedrive får bara användare med behörigheten deal admin ändra en pipeline.
API-åtkomst för din användare, alltså att Zapier får läsa och skriva i kontot. Enligt Zapiers hjälpsida fungerar alla Pipedrive-planer, även provperioden. Åtkomsten är på som standard, men en administratör kan stänga av den.
För webbformulär i Pipedrive behövs tillägget LeadBooster. Det ingår i Premium och högre och kan läggas till på Lite och Growth, se aktuell prislista. Utan det kan ett formulär du redan har skicka förfrågningarna via Zapier, se kontaktformulär till CRM med autosvar.
För Pipedrives egna automationer behövs Growth eller högre.
Ett Zapier-konto. Kontrollera i Zapier om Pipedrive-appen kräver betald plan hos dig.

Steg för steg

Bygg pipelinen. Klicka på pipelinens namn och välj "+ New pipeline". Du får en exempelpipeline med fem steg. Döp om dem efter hur du säljer, till exempel Ny förfrågan, Kontaktad, Möte eller samtal, Offert skickad och Förhandling. Slå på rotting, som flaggar en affär som legat för länge i samma steg, och ange antal dagar. Klicka "Save changes". Du ser stegen som kolumner. Vunnet och förlorat är ingen kolumn: du markerar affären som Won eller Lost, och vid Lost frågar Pipedrive efter en orsak. Radera aldrig ett steg som har affärer i, för då försvinner affärerna. Flytta dem först.
Lägg till egna fält. Öppna kontomenyn uppe till höger, välj Personal preferences, Data fields, sedan Deal och "+ Custom field". Börja med tre: Tjänst (Single option), Källa (Single option, till exempel hemsida, rekommendation, mejl) och Önskat startdatum (Date). Fälttypen kan inte ändras när fältet är skapat, och att radera ett fält raderar också datan i det. Hur många egna fält du får beror på planen.
Låt förfrågningar landa som leads. Ett lead är ett tidigt skede som inte ligger i pipelinen än, och leads samlas i Leads Inbox. När du bedömt att det är på riktigt öppnar du leadet, klickar "Convert to deal" nere till vänster, väljer pipeline och värde och sparar. Person, organisation, anteckningar och filer följer med.
Skapa webbformuläret (kräver LeadBooster). Gå till Leads, Web Forms och "New Web Form". Välj en mall och "Create form". Introduktionsblocket och Submit-knappen är obligatoriska, och på knappen kan du slå på reCAPTCHA som spamskydd. Under inskickning väljer du hur svaren sparas, skriver ett tackmeddelande och delar formuläret som länk eller bäddar in koden på din webbplats. Pipedrive har inget färdigt samtyckesfält. Skapa i stället ett eget fält med alternativen Yes och No, lägg in det i formuläret och markera det som Required.
Sätt påminnelser. Klicka på glödlampan uppe till höger, sedan kugghjulet och "Manage notifications". Välj om aktivitetspåminnelser ska komma som avisering, i sammanfattningsmejlet eller som eget mejl en timme före. Regeln jag håller mig till: ingen öppen affär utan en planerad nästa aktivitet med datum. Har du Growth eller högre kan en automation skapa aktiviteten åt dig: Tools and apps, Automations, "+ Automation", en händelsetrigger när affärens steg ändras till Offert skickad och en åtgärd som skapar en aktivitet.
Koppla Pipedrive till Zapier. I Zapier väljer du Apps, "+ Add connection" och söker på Pipedrive. Logga in i fönstret som öppnas, välj ditt Pipedrive-företag och godkänn med "Allow and Install". Du ser Pipedrive under Apps.
Bygg flödet från formulär till lead. Trigger: ditt formulärverktyg, till exempel New Form Response i Google Forms. Åtgärd ett: Pipedrive "Find or Create Person", med sökning på e-postadressen så att samma person inte skapas två gånger. Åtgärd två: "Create Lead" med personen från steg ett. Åtgärd tre: "Create Note" med meddelandet från formuläret. Fältnamnen kan skilja sig, så mappa mot ett riktigt testsvar.
Bygg ett flöde som lämnar Pipedrive. Det Pipedrive klarar själv ska Pipedrive göra. Zapier är till för det som ligger utanför, till exempel att skicka ett Slack-meddelande eller skapa kunden i Fortnox när en affär är vunnen, se Fortnox och Zapier: skapa kund och offert.

Triggers jag använder mest i Pipedrive-appen: New Lead, New Deal, Updated Deal Stage, Updated Deal och Deal Matching Filter, som startar när en affär för första gången matchar ett filter du sparat i Pipedrive. Åtgärder: Find or Create Person, Create Lead, Create Deal, Create Activity, Create Note och Update Deal.

Så vet du att det fungerar

Skicka in formuläret med en egen testadress, två gånger. Du ska se två leads i Leads Inbox men bara en person.
Konvertera leadet till en affär och flytta den till Offert skickad. Aktiviteten eller aviseringen ska komma.
Öppna Zap history i Zapier och kontrollera att körningarna har status Success. Radera testposterna.

Vanliga fel

Samma person flera gånger. Du använde Create Person i stället för Find or Create Person. Byt, och slå ihop dubbletterna i Pipedrive.
Triggern startar inte. New Lead reagerar på leads och New Deal på affärer, inte tvärtom. En konverterad post är en affär.
Ingen trigger för vunnen affär. Det finns ingen som heter så. Använd Deal Matching Filter med ett Pipedrive-filter på vunna affärer, eller Updated Deal med ett Filter-steg.
Gamla zappar med föråldrade steg. Zapiers hjälpsida skrev att Pipedrive skulle fasa ut alla V1-delar av sitt API den 31 juli 2026. Datumet har passerat, så en ärvd zap med gamla Pipedrive-steg kan ha slutat fungera och behöver byggas om med nuvarande steg. Hur utfasningen slog igen har jag inte testat, så läs felet i Zap history.
Det går inte att ansluta. Be en administratör kontrollera att API-åtkomst är på för din användare.
Fält som inte går att ändra. Fel fälttyp betyder nytt fält och flyttad data.

När du inte ska automatisera det här

Får du bara några förfrågningar i månaden behövs ingen zap. Då räcker leadlistan och en ordentlig vana vid nästa aktivitet. Är du osäker på vilka steg din försäljning har, rita dem först med verktyget för CRM-arbetsflöde eller läs CRM för småföretag: arbetsflödet före systemet. Ett flöde sprider en oklar process snabbare än du gör.

Förfrågningar innehåller personuppgifter. Samla bara in det du behöver. IMY skriver att samtycke ofta inte är rätt rättslig grund, så fundera på vad din grund är. Det här är inte juridisk rådgivning, och IMY:s vägledning avgör vad som gäller hos dig.

Källor

Vanliga frågor

Behöver jag LeadBooster för att ha ett formulär på min hemsida?

Inte för att få in förfrågningar, men för Pipedrives egna webbformulär. De ingår i LeadBooster. Med ett annat formulärverktyg och Zapier går det lika bra.

Vad är skillnaden mellan lead och affär i Pipedrive?

Ett lead är en tidig kontakt som ännu inte ligger i en pipeline. En affär är ett lead du bedömt och flyttat in i pipelinen. Du konverterar med "Convert to deal".

Hur lägger jag in samtycke i ett Pipedrive-formulär?

Om samtycke är din rättsliga grund, och IMY skriver att det ofta inte är det, skapar du ett eget fält med Yes och No, lägger in det som inmatningsfält i formuläret och markerar det som Required. Pipedrive har inget färdigt samtyckesfält.

Kan jag få påminnelser om uppföljning utan Zapier?

Ja. Planera en aktivitet med datum på varje affär och välj under Manage notifications hur påminnelsen ska nå dig. Med Growth eller högre kan en automation skapa aktiviteten när affären byter steg.

Går det att flytta in mina kunder från Excel?

Ja, Pipedrive har en importguide för kalkylblad. Förberedelserna står i Flytta kundregistret från Excel till ett CRM utan att tappa historiken.

Fastnar du?

Det här är ett av de flöden jag bygger åt enmansföretag och små team, ofta på en eller två timmar tillsammans på skärmen. Om du har fastnat på ett steg, eller hellre vill att jag sätter upp det och lämnar över det dokumenterat, mejla mig med rubriken "Fastnat: Pipedrive och Zapier". Skriv vilka verktyg du använder och var det tog stopp, så svarar jag med vad jag tror det tar. Jag sitter i Stockholm och jobbar med hela Sverige på distans. Vill du först se om flödet alls är värt att automatisera finns Automationskollen.

Pipedrive för småföretag: komma igång och koppla med Zapier