Fortnox Pipedrive: vunnen affär till kund och order

Ja, det går att koppla Pipedrive till Fortnox så att en vunnen affär blir en kund och ett orderutkast. Jag hittar en färdig app i Pipedrives marknadsplats, från Cloudify ApS, och så finns Zapier. Fler appar kan finnas, men det är de två vägarna jag har kunnat läsa mig till.

Guiden är för dig som säljer i Pipedrive och fakturerar i Fortnox och idag skriver av uppgifterna för hand när en affär är klar. Räkna med en till två timmar första gången. Fortnox-delen är densamma som i Fortnox och Zapier: skapa kund och offert, och HubSpot-varianten finns i Fortnox och HubSpot. Här tar jag det som är särskilt med Pipedrive: att vunnen är en status, inte ett steg.

Det här behöver du

Fortnox med Fakturering och tillägget Offert & Order.
En integrationslicens i Fortnox. Fortnox skriver att en aktiv licens krävs för att aktivera en integration. Kontrollera under Administrera integrationer om licensen redan ingår i ditt paket. En systemadministratör aktiverar kopplingen.
Pipedrive med affärer och organisationer, där du kan lägga egna fält.
Ett Zapier-konto. Kontrollera om Fortnox-appen och stegen du använder kräver en betald plan.

Två vägar

Cloudifys app. Fortnox marknadsplats och Pipedrives marknadsplats beskriver den på samma sätt: affärer blir utkast till order eller fakturor. Du väljer pipeline och steg i en guide, kunder och produkter skapas, och Fortnox-uppgifter om fakturor visas i Pipedrive. Affärer utan produkter kan synkas med bara affärens värde. Misslyckade synkar kan köras om med Replay. Listningen nämner varken offerter eller en trigger på status vunnen. Du köper den av Cloudify och avtalet gäller dem, inte Fortnox. Välj utkast till order, inte faktura.

Zapier. Mer arbete, mer kontroll. Fortnox-appen har åtgärder för kund och order men ingen färdig åtgärd för offert.

Har du ett vanligt flöde och vill ha en leverantör att fråga, prova appen under provperioden. Vill du styra reglerna själv, bygg i Zapier. Hjälper det att se hela kedjan först, kartlägg orderflödet från affär till leverans. Planer och priser ser du på respektive sida.

Steg för steg

Förbered Pipedrive. Öppna kontomenyn, Personal preferences, Data fields, välj organisation och + Custom field. Skapa Organisationsnummer och Fortnox-kundnummer som textfält. Skapa också ett affärsfält som heter Fortnox-order. Du ska se fälten på organisationen och affären.
Välj trigger efter status. I Pipedrive går en affär genom steg och markeras sedan som vunnen eller förlorad, och stängda affärer försvinner ur pipelinen. I API:t är statusarna open, won, lost och deleted. Zapiers Pipedrive-app har triggers som Updated Deal Stage, Updated Deal och Deal Matching Filter, men ingen som heter vunnen. Jag väljer Deal Matching Filter med ett sparat filter i Pipedrive på vunna affärer, eftersom Zapier skriver att den triggern bygger på filter du definierar där. Kontrollera att ditt filter kan välja status vunnen. Alternativet är Updated Deal med ett Zapier-filter på status, och då ska du se statusfältet i testdatat.
Hämta organisationen. Lägg till Get Organization med organisations-id från affären. Saknas organisation, bara en person, stannar körningen, och privatkunder lägger du upp själv. Sådana stopp syns bara i körhistoriken, så titta där första veckan. Du ska se namn, adress och organisationsnummer.
Filter. Fortsätt bara om organisationsnummer finns, landet är Sverige och fältet Fortnox-order är tomt. Det sista hindrar att en omöppnad affär ger en andra order. Gör som i grundreceptet en andra Zap med omvänt filter, som mejlar dig "Lägg upp kunden för hand" när organisationsnumret saknas eller landet inte är Sverige. Låt också den kräva att Fortnox-order är tomt.
Välj kundnummer. Fortnox låter dig ändra allt på ett kundkort utom kundnumret, och nummer på borttagna kunder kan inte återanvändas. Regeln: finns ett Fortnox-kundnummer på organisationen används det, annars organisationens Pipedrive-id. Låt ett Formatter-steg välja, och testa att Fortnox godtar id:ts längd.
Kund i Fortnox. Välj Find or Create Customer, som enligt Zapiers appsida söker på kundnummer. Fyll i namn, organisationsnummer, e-post, adress och momstyp SE. Kundnummer och kundnamn är de enda obligatoriska fälten.
Orderutkast. Välj Create or Update Order och Create Order Row. Börja med en rad: affärens titel och värde. Fortnox räknar priser exklusive moms som standard, så kontrollera att värdet i Pipedrive menas så. Ordern går att ändra så länge den bara är sparad.
Skriv tillbaka. Använd Update Organization för Fortnox-kundnummer och Update Deal för Fortnox-order (ordernumret från steg 7). Då hittar nästa affär samma kund, och steg 4 stoppar dubbelkörningar.
Berätta för dig själv. Skicka mejl eller Slack: "Ny kund och orderutkast väntar", med bolag, organisationsnummer och belopp.

Ny på Zapier? Börja med din första Zap.

Vad du inte ska synka

Fakturor. Skapa och bokför dem inte i flödet. Läs bokföringsgränsen.
Personer utan organisation. Privatpersoner behöver andra momsval och egen granskning.
Aktiviteter, anteckningar och mejl. Ett kundkort behöver inte säljhistoriken.
Fritext om rabatter och villkor. Lägg in avtalade villkor själv vid granskningen.
Kontering. Konton avgör du med din redovisningskonsult.

Så vet du att det fungerar

Skapa en testorganisation och en testaffär och markera den vunnen.
Kontrollera i Fortnox: ett kundkort med rätt nummer och momstyp SE, och ett orderutkast.
Öppna affären igen och markera den vunnen på nytt. Det ska inte komma en andra order.
Prova ett utländskt bolag. Ingen kund ska skapas och mejlet från den andra Zapen ska komma.
Läs körhistoriken. Prova också med en riktig affär när Zapen är på, inte bara testknappen.

Vanliga fel

Triggern startar aldrig. Du valde ett steg i stället för status, eller så saknar filtret status vunnen.
Gamla affärer kör. Redigerar någon en gammal vunnen affär kan Updated Deal starta, och Fortnox-order är tomt på affärer som vanns före flödet. Zapiers hjälp om Pipedrive tipsar om ett filter som tar hänsyn till skapandedatum. Lägg ett sådant, eller ett datumfilter i Zapier, så att bara affärer från startdagen släpps igenom.
Dubbletter. Du sökte på namn i stället för kundnummer.
Kundnumret är upptaget. Din serie krockar med kunder du lagt upp själv.
Kopplingen slutar fungera. Aktivera om integrationen som administratör.

När du inte ska automatisera det här

Vinner du ett par affärer i månaden går det snabbare för hand. Är registret rörigt, städa först, och läs hur du håller kundregistret i synk. Offerter får du inte via det här flödet.

Kunduppgifter är personuppgifter och Zapier är en internationell tjänst. Läs IMY:s vägledning om överföring till tredjeland. Det här är inte redovisnings-, skatte-, juridisk eller säkerhetsrådgivning. Din redovisningskonsult och Fortnox anvisningar avgör vad som gäller hos dig.

Källor

Vanliga frågor

Finns det en Pipedrive-app för Fortnox?

Ja, Cloudify ApS säljer en som listas både i Pipedrives marknadsplats och på Fortnox marknadsplats. Jag har inte hittat någon annan, men sökningen är inte en garanti. Du köper av Cloudify. Fortnox skriver att en aktiv integrationslicens krävs för att aktivera en integration, så kontrollera under Administrera integrationer om den redan ingår i ditt paket.

Kan jag trigga på att en affär är vunnen i Zapier?

Det finns ingen trigger med det namnet i Pipedrive-appens lista. Använd Deal Matching Filter med ett Pipedrive-filter på vunna affärer, eller Updated Deal med ett filter på status, och prova med en riktig affär.

Kan Pipedrive skapa en offert i Fortnox?

Inte via det jag har kunnat verifiera. Zapiers Fortnox-app har ingen färdig offertåtgärd, och Cloudifys listning nämner inga offerter.

Hur undviker jag dubbletter av kunder?

Sök på kundnummer, inte namn, och bestäm numret före första körningen. Det går inte att byta efteråt.

Ska appen skapa order eller faktura?

Jag väljer order. En faktura är ett krav på kunden, och momsval går enligt Fortnox bara att ändra på fakturor som inte är bokförda. Fakturan skapar du själv efter att du läst utkastet.

Fastnar du?

Det här är ett av de flöden jag bygger åt enmansföretag och små team, ofta på en eller två timmar tillsammans på skärmen. Om du har fastnat på ett steg, eller hellre vill att jag sätter upp det och lämnar över det dokumenterat, mejla mig med rubriken "Fastnat: Fortnox och Pipedrive". Skriv vilka verktyg du använder och var det tog stopp, så svarar jag med vad jag tror det tar. Jag sitter i Stockholm och jobbar med hela Sverige på distans. Vill du först se om flödet alls är värt att automatisera finns Automationskollen. Är du ny på Pipedrive finns Pipedrive för småföretag.

Fortnox och Pipedrive: vunnen affär blir kund och order