Du kan hålla Google Kontakter och ditt CRM i synk på tre sätt: med HubSpots eller Pipedrives egen koppling, med en zap i Zapier, eller genom att låta bli. Tekniken tar en timme. Det som avgör om det blir bra är en regel du bestämmer först: vilket system som äger kunden.
Guiden är för dig som har kunderna i både ett CRM och telefonboken och har sett samma person dyka upp i två versioner med olika nummer. När du är klar vet du vilket som är facit, och telefonen visar kundens namn när hen ringer. Räkna med en till två timmar, mest för städningen. Allt är kontrollerat mot hjälpsidorna i oktober 2026, men menyer byter namn, så kontrollera i ditt konto.
Det här behöver du
- Ett Google-konto med Kontakter. Zapiers hjälp säger att Google Contacts fungerar med både gratiskonto och Workspace.
- HubSpot: Super Admin eller behörigheten App Marketplace. HubSpot skriver att kopplingen finns i alla planer, men egna fältmappningar kräver en Data Hub-prenumeration.
- Pipedrive: behörigheterna "add people" och "add organizations". Vilka planer som ingår framgår inte av hjälpsidan, så kontrollera i ditt konto.
- Ett Zapier-konto om du väljer zap-vägen. Är du ny, börja med din första zap.
En regel: ett system äger kunden
Synk handlar mindre om teknik än om var du får ändra. Ändras numret i telefonen på tisdag och i CRM:et på torsdag finns två sanningar, och den ena skrivs över av den andra.
Min regel: CRM:et äger kunden. Google Kontakter är en kopia så att telefonen vet vem som ringer. Du ändrar i CRM:et och aldrig i kopian. Har du inget CRM är kundregistret ägaren, och då behöver du städning, inte synk.
Verktygen stöder regeln olika bra:
| HubSpot | Pipedrive | Zapier | |
|---|---|---|---|
| Riktning | Båda hållen, bara till Google eller bara till HubSpot | Enkelriktat från Google till Pipedrive, eller dubbelriktat | En riktning per zap |
| Begränsning | Bara kontakter i huvudlistan | Bara kontakter du själv äger | Googles trigger hämtar högst 50 per koll |
I HubSpot väljer du Data syncs only to Google Contacts, och CRM:et äger kunden. I Pipedrive går enkelriktad synk åt andra hållet: ändringar i Google flyttas in, men kontakter du skapar i Pipedrive skickas inte till Google. Vill du ha Pipedrive som ägare behöver du dubbelriktad synk och disciplinen att bara ändra där, eller en zap.
Steg för steg
- Säkerhetskopiera. Markera kontakterna i Google Kontakter (Selection Actions och All markerar alla), välj More actions och Export, välj Google CSV och klicka Export. Du ska ha en CSV-fil nedladdad.
- Städa före första synken. Välj menyn uppe till vänster och Merge & fix. Finns förslag klickar du Merge eller Merge all. Google slår inte ihop kontakter som ligger i olika Google-konton.
- Märk kunderna. Ge de kontakter som ska synkas en egen etikett, så att privata kontakter inte följer med. HubSpot kan filtrera på Google-etiketter, och Pipedrive har en rullista för kontaktgrupp.
- Välj väg efter regeln. Har du HubSpot gå till steg 5, Pipedrive till steg 6. Vill du styra fälten själv, eller saknar kopplingen din riktning, gå till steg 7.
- HubSpot. Öppna Marketplace-ikonen, HubSpot Marketplace, sök Google Contacts och klicka Install och Connect to Google Contacts. Logga in, klicka Allow och Continue setup, sedan Set up your sync. Välj riktning, klicka Next, ställ in Data conflict resolution och Mapped fields, lägg ett filter under Limit och klicka Save and sync. De 11 standardmappningarna går inte att ändra.
- Pipedrive. Gå till Settings, Personal preferences, Contact Sync. Skriv Google-kontots e-postadress, klicka Add New Account, välj kontaktgrupp, riktning och vilka som får se kontakterna, och klicka Start syncing. Pipedrives hjälp listar anteckningar bland de synkade fälten, så skriv inget där som du inte vill ha i telefonboken.
- Zapier, ett håll i taget. Trigger: HubSpot New Contact eller Pipedrive New Person. Åtgärd: Google Contacts Find or Create Contact, så att personen inte skapas två gånger. Fyll namn, e-post och telefon. För ändringar bygger du en andra zap med HubSpot Contact Recently Created or Updated eller Pipedrive Updated Person, sedan Google Contacts Find Contact och Update Contact.
- Testa med en kund. Ändra numret i ägarsystemet och vänta på synken. Numret ska ändras i kopian.
Så vet du att det fungerar
Ändra sedan numret i kopian och se vad som händer. Vid dubbelriktad synk avgör HubSpots Data conflict resolution vem som vinner, och i en enkelriktad zap ligger ändringen kvar i kopian tills ägaren nästa gång uppdateras. Den testen visar om din regel håller.
Räkna också kontakterna med kundetiketten. Har du till exempel 140 kunder i CRM:et men 190 med kundetiketten i Google är något fortfarande dubblerat.
Vanliga fel
- Dubbletter efter första synken. Samma person fanns redan i Google med annan stavning. Slå ihop med Merge & fix.
- Kontakter som aldrig kommer med. HubSpot synkar bara huvudlistan. Det Google sparar automatiskt när du mejlar någon ligger under Other contacts och följer inte med.
- Fel nummer eller saknade fält. HubSpot synkar första numret i Phones, och övriga bara om de är märkta Mobile eller Fax. Egna textfält och Owner följer inte med.
- Storage quota exceeded. Google Kontakter har ett tak på 25 000 kontakter, där Other contacts och papperskorgen räknas med.
- Zapen går i cirklar. Två zappar åt varsitt håll, eller en New or Updated-trigger som uppdaterar posten som startade den, ger en loop. Zapier skriver att de inte stöder tvåvägssynk.
- Kontakter saknas. Kontakter som bara ligger lokalt på en Android-telefon synkas inte i HubSpot.
Begränsningar och personuppgifter
Vill du bara se namnet när kunden ringer räcker enkelriktad synk till Google. Har du få kunder går det ofta lika bra att exportera en gång i kvartalet. Är kundregistret ett kalkylark ska du inte lägga ett tredje register ovanpå, se kundregister i Google Sheets eller Excel.
Zapier-vägen har egna tak: Googles trigger hämtar högst 50 kontakter per koll, och skapandet begränsas till ungefär 1 000 per dag på privata konton och 2 000 på Workspace.
Synk kopierar personuppgifter till ännu ett ställe, din telefon, och varje app där som får läsa kontakter. IMY nämner ändamålsbegränsning, uppgiftsminimering, riktighet och lagringsminimering som grundläggande principer. I praktiken: synka bara kundetiketten, lägg inga känsliga uppgifter i anteckningar och radera personen i ägarsystemet och kontrollera att kopian i Google Kontakter också försvinner, för det är inte säkert att synken tar bort den åt dig. Det här är inte juridisk rådgivning, och IMY:s vägledning avgör vad som gäller hos dig.
Mest av allt lappar synken över en oklar process. Börja då med arbetsflödet före systemet eller verktyget för CRM-arbetsflöde. Pipedrive i sin helhet finns i Pipedrive för småföretag, och Outlook-användare hittar Outlook till HubSpot.
Källor
- HubSpot – Connect HubSpot and Google Contacts
- Pipedrive – Contact sync
- Zapier – Google Contacts (triggers och åtgärder)
- Zapier – How to get started with Google Contacts on Zapier
- Zapier – HubSpot (triggers och åtgärder)
- Zapier – Pipedrive (triggers och åtgärder)
- Zapier – Zap is stuck in a loop
- Google Contacts Help – Merge duplicate contacts
- Google Contacts Help – Export, back up, or restore contacts
- Google Contacts Help – Other contacts and saved interactions
- IMY – Grundläggande principer enligt GDPR
Vanliga frågor
Kan HubSpot synka med Google Kontakter?
Ja, via appen Google Contacts i HubSpots Marketplace. Den synkar bara kontakter, och du väljer om data flyttas åt båda hållen, bara till Google eller bara till HubSpot.
Kan Pipedrive synka med Google Kontakter?
Ja, med Contact Sync under Personal preferences. Enkelriktad synk för in ändringar från Google till Pipedrive, dubbelriktad synk för över ändringar åt båda håll.
Går det att synka Google Kontakter med Zapier?
Ja, med Googles triggers New Contact och New or Updated Contact och åtgärderna Create Contact, Update Contact och Find or Create Contact. Zapier stöder inte tvåvägssynk, så bygg en riktning per zap.
Vad händer om jag ändrar samma kontakt på två ställen?
Vid dubbelriktad synk avgör HubSpots Data conflict resolution vilken app som skriver över den andra. Därför är regeln om en ägare viktigare än verktyget.
Fastnar du?
Det här är ett av de flöden jag bygger åt enmansföretag och små team, ofta på en eller två timmar tillsammans på skärmen. Om du har fastnat på ett steg, eller hellre vill att jag sätter upp det och lämnar över det dokumenterat, mejla mig med rubriken "Fastnat: Google Kontakter och CRM". Skriv vilka verktyg du använder och var det tog stopp, så svarar jag med vad jag tror det tar. Jag sitter i Stockholm och jobbar med hela Sverige på distans. Vill du först se om flödet alls är värt att automatisera finns Automationskollen. Mer om vad jag gör finns på sidan om automatisering med Airtable, Zapier och n8n.