Kundregister i Excel eller Google Sheets: mall och gränser

Ett kundregister i Google Sheets eller Excel räcker länge för ett litet företag, om det har rätt kolumner, ett statusfält som inte går att skriva fel i och en vy som visar vem du ska höra av dig till i dag. När historiken ligger utspridd i mejlen, när fler ska redigera eller när du slutar lita på listan är det dags för ett CRM.

CRM betyder kundrelationssystem, ett program som samlar vem kunden är, vad som sagts och vad som ska hända härnäst. Guiden ger dig kolumnerna, tre inställningar, tre automationer i Zapier och de ärliga tecknen på att du vuxit ur arket. Räkna med en timme.

Det här behöver du

Ett Google Sheets-ark, eller en Excel-fil i Microsoft 365 som ligger på OneDrive eller SharePoint så att den går att dela.
För automationerna ett Zapier-konto med betald plan, eftersom flera steg och filter inte ingår i gratisplanen. Excel kräver enligt Zapiers hjälpsida ett betalt Microsoft 365 Business- eller Enterprise-konto, OneDrive for Business och Excel i webbläsaren, inte skrivbordsprogrammet eller .xls-filer.
Ett beslut om vem som får se registret.

Kolumnerna

Börja med det här och lägg inget till förrän du saknar det.

Namn, Företag, E-post, Telefon. Det du behöver för att kontakta personen, inget mer.
Källa. Var kontakten kom ifrån: formulär, mejl, rekommendation, mässa. Listruta.
Status. Listruta: Ny, Kontaktad, Offert skickad, Kund, Vilande, Förlorad.
Senaste kontakt. Datum.
Nästa steg. En mening som börjar med ett verb, till exempel Ring om offerten.
Nästa steg senast. Datum.
Anteckningar. Fakta, inte åsikter. Skriv så att du kan stå för det om kunden ber att få se dem.
Grund och datum. Varför du får ha uppgifterna: Kund, Förfrågan via formulär, Nyhetsbrev med samtycke, och när det skedde.

Steg för steg

Lägg kolumnerna i rad 1 och frys den raden så att rubrikerna syns när du rullar.
Gör Status till en listruta. I Google Sheets markerar du kolumnen, väljer Infoga och Dropdown (eller Data, Data validation, Add rule) och skriver värdena. Ett värde som inte finns i listan avvisas som standard. I Excel väljer du Data, Data Validation, Allow: List och Stop under Error Alert. Gör likadant med Källa. Du ska inte längre kunna skriva Kontakad.
Skapa vyn Idag. I Google Sheets: Data, Create filter view. Dölj Förlorad och Vilande, filtrera Nästa steg senast på ett datumvillkor som är före eller lika med idag (menyn kan heta något annat i din version) och sortera äldst först. Spara och döp den till Idag. En filtervy ändrar inte för andra. I Excel använder du Data och Filter, och om flera använder filen Sheet Views under fliken Visa, så att andras filter inte påverkar dig.
Gör det till en vana: öppna Idag, gå igenom raderna och uppdatera Senaste kontakt, Nästa steg och datum. En rad utan datum är ett hål i registret.

Tre automationer

Alla tre bygger på Zapier och Google Sheets. Använder du Excel väljer du i stället Zapiers Excel-app, med bland annat New Row in Table och Add Row to Table.

Nya rader från formulär. Triggern New Form Response i Google Forms, eller formuläret på din webbplats, följt av Create Spreadsheet Row. Sätt Status till Ny, Källa till Formulär och Nästa steg till Svara på förfrågan.

Nya rader från mejl. Triggern New Labeled Email i Gmail startar när du sätter en etikett, till exempel Ny kontakt, på ett mejl, men också när ett svar läggs till i en märkt tråd. Följ upp med Find or Create Row på e-postadressen så att samma person inte får två rader.

Dagliga påminnelser. Schedule by Zapier med Every Day, till exempel åtta på morgonen. Därefter Lookup Spreadsheet Rows (Advanced), som hämtar upp till 500 träffar, och Gmail Send Email till dig själv med listan. Sökningen matchar exakta värden, så skapa en hjälpkolumn, Att göra idag, som visar JA när Nästa steg senast är idag eller tidigare (en OM-formel med IDAG), och sök på JA. Samma mönster går jag igenom steg för steg i påminnelser från ett Google Sheet.

Så vet du att det fungerar

Skriv fel i Status och se att det avvisas. Skicka ett testformulär och kontrollera att du får exakt en rad med rätt värden. Sätt ett datum till i går och se att raden kommer med i nästa dagsmejl. Efter fyra veckor brukar jag titta på en sak: har varje öppen rad ett datum för nästa steg?

Vanliga fel

Datum som text. Filtret hittar inget. Sätt kolumnformat till datum och kontrollera att Zapier skickar samma format.
Ändrade rubriker. Zapier kopplar fält via rubrikerna. Zapiers Excel-sida varnar dessutom för att sortera, ta bort rader eller byta namn på kolumner medan flödet körs.
Vanligt filter i delat ark. Det ändrar för alla som har arket öppet. Använd filtervy eller arkvy.
Excel-filer som mejlas runt. Då finns det tre versioner och ingen vet vilken som gäller. Lägg filen på OneDrive. En delad kunddatabas i stället för filer i mejlen finns bland mina exempel på digitalisering i småföretag.

Begränsningar: när arket slutar räcka

Det här är tecknen jag tar på allvar. Stämmer flera är det dags:

Du läser om hela mejltråden före varje samtal, för registret säger inte vad som sagts. Ett CRM kopplar mejl och samtal till personen.
Fler än du redigerar och ändringar skrivs över, eller ingen vet vem som äger nästa steg.
Du glömmer uppföljningar trots påminnelsen, eller slutar läsa dagsmejlet.
Du behöver se affärer med belopp över tid, inte bara kontakter.
Någon ber dig visa eller radera sina uppgifter, och de finns i arket, i Gmail och i tre mappar.
Automationerna har blivit så många att du är rädd att röra arket. Zapiers avancerade sökning hämtar dessutom högst 500 träffar.

Innan du väljer system, beskriv flödet i verktyget för CRM-arbetsflöde. Min artikel om CRM för småföretag går igenom frågorna att ställa först.

Registret och GDPR

Ett register med namn, e-post och telefon innehåller personuppgifter, och du är personuppgiftsansvarig. IMY skriver att du ska veta vilka uppgifter du har, varifrån de kommer och vem som får dem, och inte samla in mer eller spara längre än nödvändigt. IMY nämner avtal, samtycke och intresseavvägning som möjliga grunder och varnar för att samtycke ofta inte är lämpligt. Kolumnen Grund och datum håller reda på det.

Företag med färre än 250 anställda behöver som huvudregel inte föra register över behandlingar, med undantag bland annat för behandling som inte är tillfällig. Ett kundregister du använder löpande är sannolikt inte tillfälligt, så utgå hellre från att du bör föra ett. IMY rekommenderar det i vilket fall. Begränsa vem som kommer åt arket och bestäm när du rensar gamla rader.

Det här är inte juridisk rådgivning, och IMY:s vägledning avgör vad som gäller.

Källor

Vanliga frågor

Går det att använda Excel eller Google Sheets som CRM?

Ja, till en gräns. Det fungerar när en eller två personer håller koll på få kontakter och historiken sällan behövs. Tecknen på att det slutar fungera står under Begränsningar.

Finns det en gratis mall för kundregister i Excel?

Jag har ingen fil att ladda ner, men kolumnlistan ovan är hela mallen. Kopiera rubrikerna till rad 1, gör Status till listruta och skapa vyn Idag.

Hur gör jag en rullista för status i Google Sheets eller Excel?

I Google Sheets: Infoga, Dropdown. I Excel: Data, Data Validation, Allow: List. Se stegen ovan för att få fel värden avvisade.

Är det tillåtet enligt GDPR att ha ett kundregister i Excel?

Ja, om du hanterar uppgifterna rätt. Lagligheten avgörs av grund, åtkomst, rensning och information till de registrerade, inte av verktyget. Osäker? Fråga IMY eller en jurist.

När ska jag byta från Excel till ett CRM?

När flera av tecknen under Begränsningar stämmer. Ett enda är oftast bara en vana att ändra. Ett mellansteg beskrivs i artikeln om när Airtable kan fungera som CRM.

Fastnar du?

Det här är ett av de flöden jag bygger åt enmansföretag och små team, ofta på en eller två timmar tillsammans på skärmen. Om du har fastnat på ett steg, eller hellre vill att jag sätter upp det och lämnar över det dokumenterat, mejla mig med rubriken ”Fastnat: Kundregister i Sheets”. Skriv vilka verktyg du använder och var det tog stopp, så svarar jag med vad jag tror det tar. Jag sitter i Stockholm och jobbar med hela Sverige på distans. Vill du först se om flödet alls är värt att automatisera finns Automationskollen.

Kundregister i Sheets eller Excel: när det räcker och när du behöver ett CRM