Digitalisering i företag: 8 exempel från vardagen i mindre företag

Digitisering, digitalisering och automation är tre olika saker

Orden blandas ihop hela tiden, men skillnaden avgör vad du får för pengarna. Digitisering betyder att något analogt blir en digital fil. Ett inskannat avtal eller en blankett som blivit PDF är digitiserad. Arbetet är i övrigt detsamma: någon läser, skriver av och mejlar vidare.

Digitalisering betyder att själva arbetssättet ändras. Uppgifterna samlas in på ett ställe, i en form som systemet förstår, och nästa person ser direkt vad som ska göras.

Automation betyder att ett system utför ett steg utan att en människa behöver göra det, till exempel att en signerad offert automatiskt skapar en kund i bokföringen. Automation fungerar bäst ovanpå en process som redan är digitaliserad och tydlig. Annars automatiserar du bara förvirringen, fast snabbare.

Den gemensamma fällan: att digitalisera en dålig process

I alla åtta exemplen är risken densamma. Om dagens arbete bygger på att rätt person minns ordningen, kompletterar i mejl och vet vilka undantag som gäller, så tar ett nytt verktyg inte bort det. Det gör bara problemet svårare att se. Därför börjar jag nästan alltid med att beskriva hur arbetet faktiskt går till, med alla omvägar, innan vi pratar om system. Det resonemanget finns mer utvecklat i systematisera först.

Hur du väljer var du ska börja

Välj inte det som låter mest modernt. Välj ett återkommande arbete som händer ofta, irriterar många och där det är tydligt när det är klart. Ett arbetsflöde med få inblandade och en tydlig ägare är ett bättre första steg än ett stort systembyte. Om du har flera kandidater hjälper förbättringsprioriteringen dig att jämföra dem på samma grunder. Gäller det kunddata är arbetsflödet före CRM-systemet en bra utgångspunkt.

Hur du får folk att faktiskt använda det

Det mesta som misslyckas i digitalisering misslyckas för att det gamla sättet finns kvar parallellt. Förändringsledning behöver inte vara ett stort projekt i ett småföretag, men några saker måste vara på plats. Låt de som gör jobbet vara med och testa innan det bestäms. Säg tydligt vilket datum det gamla sättet slutar gälla. Ge varje nytt flöde en ägare som svarar på frågor de första veckorna. Och gör det nya sättet enklare än det gamla.

Hur du mäter utan att hitta på siffror

Du behöver inga imponerande procentsatser. Skriv ned hur det ser ut i dag innan ni ändrar något: hur många ärenden per vecka, hur ofta något måste kompletteras, hur lång tid det tar från start till klart. Mät samma sak några veckor efter. En uppskattning är okej så länge den kallas uppskattning, och frigjord tid är inte samma sak som sparade pengar.

Ett exempel från mitt eget arbete: från mall till verktyg

En processkarta börjar ofta som en tabell med kolumner för aktivitet, ansvarig, system, resultat och undantag. Den är användbar, men lämnar de svåra frågorna åt den som fyller i: är processen mogen att automatisera, och vad är realistiskt att vinna?

Jag gjorde om en sådan statisk mall till ett gratis verktyg i webbläsaren. Det ställer kontrollfrågor där vissa måste vara uppfyllda, till exempel att det finns mänsklig kontroll och en reservväg, ger ett försiktigt estimat av frigjord kapacitet och låter dig exportera resultatet. Uppgifterna stannar i din webbläsare och skickas inte till mig.

Lärdomen var att verktyget inte var färdigt förrän man kunde ta med sig sitt arbete till nästa möte. Det är samma sak i digitalisering: skillnaden mellan en mall och ett verktyg är att arbetet faktiskt görs annorlunda. Du kan prova processkartläggningen själv, och mitt arbetssätt beskriver hur jag tar det vidare.