Delad inkorg för info@ i Microsoft 365 och Google Workspace

Gör info@ till en delad inkorg i stället för ett lösenord som alla använder. I Microsoft 365 heter det delad brevlåda (shared mailbox). I Google Workspace väljer du mellan en Googlegrupp som Collaborative Inbox och ett delegerat Gmail-konto. Välj efter hur många som svarar och om du behöver kunna ge ett mejl till en namngiven person.

Två regler gör mer än verktyget: varje mejl har en ägare, och svaret går ut från info@, inte från någons privata adress. Vanliga svar kan ligga som mallar i Gmail och Outlook. Resten av artikeln är uppsättningen, ett sätt att märka mejlen och en bedömning av när det är dags för ett riktigt ärendeverktyg. Allt gäller i skrivande stund, oktober 2026, och menynamn kan se annorlunda ut i din version.

Det här behöver du

Administratörsbehörighet. Hos Microsoft en Exchange-adminroll. Hos Google behörigheten Gmail Settings för delegering, eller Groups for Business påslaget för grupper.
Egna konton till de som ska dela inkorgen. Hos Microsoft behöver varje medlem en licensierad Exchange Online-brevlåda, medan själva delade brevlådan inte behöver någon egen licens så länge den håller sig under 50 GB.
En överenskommelse om vem som tittar och hur ofta.

Tre sätt, kort

Delad brevlåda (Microsoft). Alla ser samma inkorg, kategorier och regler fungerar, och inloggning på kontot är blockerad. Högst 25 användare, inga externa personer, och du kan inte hindra någon från att radera.
Googlegrupp som Collaborative Inbox. Medlemmar kan ta ett mejl, tilldela det, markera det som klart, ingen åtgärd eller dubblett, och sätta etiketter. Det är en grupp, inte ett användarkonto. Googles egen sida pekar på delegerade konton för mer avancerad delning.
Delegerat Gmail-konto. Ett vanligt Workspace-konto som andra får läsa, skicka och radera i. Upp till 1 000 delegater men ungefär 40 samtidigt, och bara personer i din organisation. Eftersom det är ett användarkonto kan det öka din kostnad. Se aktuell prislista.

Steg för steg

Välj modell. Sitter du i Outlook: delad brevlåda. Vill du tilldela mejl i Google: gruppen. Vill du ha en vanlig Gmail-inkorg med etiketter: delegering.
Microsoft: skapa brevlådan. I admin center, Teams & groups, Shared mailboxes, + Add a shared mailbox. Namnet blir adressen, till exempel info. Spara. Det kan dröja några minuter innan du kan lägga till medlemmar.
Microsoft: lägg till medlemmar. Under Next steps väljer du Add members to this mailbox. Kontrollera i Exchange admin center, Recipients, Mailboxes, Manage mailbox delegation att varje medlem har både Full Access och Send As. Utan Send As kan de läsa men inte skicka från info@.
Microsoft: öppna den. Starta om Outlook, så visas brevlådan automatiskt. Styr du åtkomsten med en säkerhetsgrupp fungerar inte det, ge då behörighet till personerna. I nya Outlook kan du högerklicka på kontonamnet och välja Add shared folder or mailbox.
Google, grupp: slå på funktionen. Skapa gruppen med info@ som adress och slå på konversationshistorik. Öppna sedan Group settings och under Enable additional Google Groups features väljer du Collaborative Inbox. Behörigheterna Who can moderate metadata och Who can moderate content styr vem som får tilldela, markera klart och markera som ingen åtgärd eller dubblett. Googles två hjälpsidor är inte helt samstämmiga om vilken som gäller vad, så testa med en vanlig medlem.
Google, delegering: slå på den. Admin-konsolen, Menu, Apps, Google Workspace, Gmail, User settings, Mail delegation, och kryssa i rutan om att låta användare delegera till andra i domänen. Välj om både ägare och delegat ska synas som avsändare. Ändringen kan ta upp till 24 timmar.
Google, delegering: ge åtkomst. Logga in som info@-kontot i Gmail på dator och gå till Settings, See all settings, Accounts and Import, Grant access to your account, Add another account. Inbjudan går ut efter en vecka, och åtkomsten kan ta upp till 24 timmar.
Bestäm ägarskap och etiketter. En regel: den som öppnar ett mejl tar det direkt. I Gmail: etiketterna Väntar på oss, Väntar på kund och Klart, som du skapar enligt Gmail-etiketter för företag. I Outlook: motsvarande kategorier, som går att använda när brevlådan lagts till som konto. I gruppen finns tilldela och status inbyggt.
Testa med ett riktigt mejl enligt nästa avsnitt.

Så vet du att det fungerar

Skicka ett mejl från en privat adress till info@. Två personer ska se det. En av dem svarar. Svaret ska komma fram med info@ som avsändare, och Microsoft skriver att mottagaren då bara ser den delade adressen. Kontrollera också att svaret syns i Skickat för de andra, och sätt en etikett eller kategori och be en kollega bekräfta att hen ser den. Efter en vecka: gå igenom och lista mejlen utan ägare. Fler än ett par är ett tecken på att rutinen är för svag.

Vanliga fel

Svar går från privata adressen. Googles hjälp beskriver inte hur svar från en grupp skickas, så testa med ett riktigt svar innan du litar på det.
Två personer svarar samma kund. Det är ägarregeln som saknas, inte tekniken.
Någon raderar. Microsoft kan inte hindra det, och i Googlegrupper försvinner raderade klara konversationer för gott. Markera klart i stället.
Full Access utan Send As. Medlemmen ser mejlen men kan inte svara som info@. Är båda behörigheterna satta men det ändå inte går kan det enligt Microsoft dröja upp till en timme innan de gäller.
Behörighet via säkerhetsgrupp. Då mappas brevlådan inte automatiskt i Outlook.
Fel plan. Microsoft 365 Apps for business innehåller ingen e-post.

När du ska lägga till ett ärendeverktyg

Ett helpdesk-verktyg, alltså ett system med ärenden som kan tilldelas, få status och mätas, behövs när fler än en handfull svarar, när du vill mäta svarstid, när chatt och formulär ska landa på samma ställe eller när du måste kunna hindra radering. Den delade brevlådan tar som mest 25 användare. Läs svarstrappan för AI-kundservice och testa Kundservicekollen. Vill du automatisera sorteringen i Outlook, se Outlook-regler eller Power Automate.

Begränsningar

Är du ensam behöver du ingen delad inkorg. Ett alias eller en vidarebefordran räcker. Inkorgen är heller inget kundregister, och en extern frilansare kan inte få åtkomst till en delad brevlåda eller ett delegerat konto. Kundmejl innehåller personuppgifter, så håll medlemslistan kort. Det här är inte juridisk rådgivning; det är IMY:s vägledning som gäller. Val av e-postsystem finns i Företagsmejl: Google Workspace eller Microsoft 365.

Källor

Vanliga frågor

Behöver en delad brevlåda i Microsoft 365 en licens?

Inte så länge den håller sig under 50 GB. Däremot måste varje person som använder den ha en licensierad Exchange Online-brevlåda. Över 50 GB, för arkivering och för juridisk spärr (litigation hold) behövs extra licens.

Vad är skillnaden mellan delad brevlåda och Microsoft 365-grupp?

En delad brevlåda är en brevlåda som flera öppnar, med upp till 25 användare. Microsoft rekommenderar en Microsoft 365-grupp när du behöver fler användare, externa gäster eller vill kunna begränsa radering.

Kan flera dela ett Gmail-konto för info@?

Ja, genom delegering. Delegaten kan läsa, skicka och radera mejl för ägaren, men inte chatta eller ändra lösenordet.

Hur tilldelar jag ett mejl till en kollega?

I en Googlegrupp med Collaborative Inbox tilldelar du konversationen. I en delad brevlåda har jag inte hittat någon tilldelningsfunktion i Microsofts dokumentation, så använd en kategori med personens namn.

Kan en extern person, till exempel en frilansare, få åtkomst?

Inte till en delad brevlåda, enligt Microsoft. Då passar en Microsoft 365-grupp bättre. Google tillåter delegering bara till personer i din organisation.

Fastnar du?

Det här är en av de uppsättningar jag gör åt enmansföretag och små team, ofta på en eller två timmar tillsammans på skärmen. Om du har fastnat på ett steg, eller hellre vill att jag sätter upp inkorgen och rutinerna och lämnar över det dokumenterat, mejla mig med rubriken "Fastnat: Delad inkorg för info@". Skriv vilka verktyg du använder och var det tog stopp, så svarar jag med vad jag tror det tar. Jag sitter i Stockholm och jobbar med hela Sverige på distans. Vill du först se vilka av dina rutiner som är värda att automatisera finns Automationskollen. Mer om vad jag gör finns på sidan om automatisering med Airtable, Zapier och n8n.

Delad inkorg för info@: så delar du mejlen utan att tappa bort något