Företagsmejl: Google Workspace eller Microsoft 365?

Välj det system du redan sitter i. Lever du i Gmail, Google Kalender och Google Kalkylark är Google Workspace det enklaste valet, och sitter du i Outlook, Word och Excel på datorn är det Microsoft 365. Båda ger dig mejl på din egen domän, alltså namn@dittforetag.se, så själva mejlen avgör sällan.

Det som avgör är vanor och verktyg: vad kunder och revisor skickar dig, vilka program du öppnar före lunch och vilken AI-assistent du faktiskt kommer att använda. Med den här artikeln kan du bestämma dig på en eftermiddag, och du behöver inte köpa något för att göra det. Allt gäller i skrivande stund, oktober 2026. Planer och namn ändras ofta, så läs leverantörens jämförelse och aktuella prislista innan du betalar.

Det här behöver du

Din domän och en person som kan ändra dess DNS-poster, alltså raderna som styr dit mejlen skickas. De ligger hos webbhotellet eller registratorn, och grunderna står i domännamn och DNS för företagare.
En lista över vilka som behöver en brevlåda, och vilka gemensamma adresser (info@, faktura@) som finns.
En vanlig arbetsvecka att jämföra mot: vilka program du öppnar och vilka filer som kommer in.

Steg för steg

Skriv ner vad du öppnar varje dag. Mejl, kalender, kalkylark, dokument, videomöten. Sätt kryss i två kolumner: Gmail, Dokument, Kalkylark och Meet mot Outlook, Word, Excel och Teams. Kolumnen med flest kryss är oftast rätt val. Du ska ha en lista där det syns tydligt vilken sida du bor på.
Titta på vad som kommer in. Skickar kunder och revisor Excel- och Word-filer du måste öppna i skrivbordsprogram? Då lutar det åt Microsoft, med en plan som har skrivbordsversionerna. Google kan också öppna Office-filer, så testa din viktigaste fil innan du bestämmer dig. Delar du och dina kunder mest länkar och jobbar i samma dokument? Då är Google hemma. Du ska kunna skriva en mening om vilka filer du faktiskt tar emot.
Läs vad instegsplanerna ger, bara det som spelar roll.
- Google Workspace Business Starter: Gmail på egen domän, 30 GB gemensamt utrymme per person, videomöten med upp till 100 deltagare, Gemini i Gmail och Gemini-appen samt säkerhets- och administrationsinställningar. Business Standard ger 2 TB per person, möten med inspelning och Gemini även i Dokument, Kalkylark och Meet.
- Microsoft 365 Business Basic: en Exchange-brevlåda på egen domän (upp till 100 GB per användare enligt Microsofts gränsöversikt), webb- och mobilversioner av Word, Excel, PowerPoint och Outlook samt 1 TB molnlagring per användare. Business Standard lägger till skrivbordsversionerna. Planerna säljs med och utan Teams, så kontrollera vilken du får.
- Se upp: Microsoft 365 Apps for business innehåller ingen e-post. Priser: se aktuell prislista hos respektive leverantör.
Jämför AI-assistenterna, men låt dem inte avgöra. Hos Google ingår Gemini i Gmail redan i Starter. Flera av Gmail-funktionerna är i skrivande stund inte listade för svenska, vilket jag går igenom i Gemini i Google Workspace för småföretag. Hos Microsoft ingår Copilot Chat för arbetskonton i kvalificerande planer, medan den betalda Copilot-licensen som läser dina mejl, möten och filer automatiskt är ett tillägg. Detaljerna står i Copilot i Microsoft 365 för småföretag. Du får en chattassistent hos båda, så skriv bara ner vilken du skulle öppna först.
Se över flytten. Båda leverantörerna kopierar mejl från ett vanligt webbhotell via IMAP, det protokoll som låter ett program läsa mejlen på servern. Googles dataimportverktyg tar upp till 100 IMAP-användare åt gången. Microsofts IMAP-migrering flyttar bara mejl, inte kontakter, kalender eller uppgifter. Bytet i DNS är det som kan gå snett, och det går jag igenom i Flytta mejlen från webbhotellet. Att byta mellan Google och Microsoft senare går, men räkna med ett nytt flyttprojekt.
Kolla dina andra system. Bokföring, CRM och Zapier ska fungera med det du väljer. Båda spåren finns beskrivna: Gmail till Google Sheets och Outlook till HubSpot.
Skriv ner varför du valde. En mening räcker. Om ett halvår vet du vad du jämför mot.

Så vet du att du valt rätt

Titta efter en månad. Har du lagt tid på att konvertera filer eller leta efter dokument? Använder du AI-assistenten någon gång i veckan? Fungerar din kalender med dina kunders kalendrar? Är svaret nej, ja och ja har du valt rätt. Annars är det enklare att byta nu än om ett år.

Vanliga fel

Valet görs på funktionslistor. De liknar varandra så mycket att den verkliga skillnaden ofta är vilken ikon du letar efter. Gå på vanor.
Apps for business köps i tron att det ger mejl. Det gör det inte.
Basic väljs fast skrivbordsprogram behövs. Då märker du det efter någon vecka.
MX-posten byts innan användarna finns. Mejlen studsar. Microsoft skriver uttryckligen att användarna ska finnas först, och samma ordning är klokast hos Google.
Kalender och kontakter antas följa med. Vid en IMAP-flytt gör de inte det.

När du inte behöver något av dem

Är du ensam, mejlar lite och behöver bara en adress som ser seriös ut kan webbhotellets brevlåda räcka. Byt när du behöver delade kalendrar, flera användare, bättre sökning, administrationsinställningar eller AI i brevlådan. Du flyttar också kunduppgifter till en leverantör som blir ditt personuppgiftsbiträde. Det här är inte juridisk rådgivning; det är IMY:s vägledning som gäller.

Källor

Vanliga frågor

Vilket är bäst för ett litet företag, Google Workspace eller Microsoft 365?

Det som passar dina vanor. Sitter du i Gmail och Google Dokument är Google enklast, och behöver du Outlook, Word och Excel som skrivbordsprogram är det Microsoft 365 med en plan som har dem.

Ingår AI i instegsplanen?

Hos Google ingår Gemini i Gmail och Gemini-appen redan i Starter, medan Gemini i Dokument, Kalkylark och Meet kräver Standard eller högre. Hos Microsoft ingår Copilot Chat, men den betalda Copilot-licensen är ett tillägg.

Kan jag byta senare?

Ja. Båda leverantörernas importverktyg läser från en annan IMAP-server, och Microsoft beskriver uttryckligen flytt från Gmail. Det är ändå ett eget flyttprojekt, så välj helst rätt från början.

Behöver jag ha kvar mitt webbhotell?

Om hemsidan ligger där, ja. Det är bara mejlen du flyttar. Microsoft skriver att en hemsida du redan har fortsätter fungera där den ligger. Det är bara mejlposterna i DNS du ändrar, inte hemsidans.

Vad kostar företagsmejl?

Se aktuell prislista hos Google och Microsoft. Planer, paket och namn ändras ofta, så jämför på leverantörens egen sida samma dag som du beställer.

Fastnar du?

Det här är ett av de beslut jag hjälper enmansföretag och små team med, ofta på en eller två timmar tillsammans på skärmen. Om du har fastnat på valet, eller hellre vill att jag jämför med dina egna verktyg och sätter upp det åt dig och lämnar över det dokumenterat, mejla mig med rubriken "Fastnat: Företagsmejl Google eller Microsoft". Skriv vilka verktyg du använder och var det tog stopp, så svarar jag med vad jag tror det tar. Jag sitter i Stockholm och jobbar med hela Sverige på distans. Vill du först se vilka av dina rutiner som är värda att automatisera finns Automationskollen. Mer om vad jag gör finns på sidan om AI-specialist för småföretag.

Företagsmejl: Google Workspace eller Microsoft 365 för ett litet företag