Flytta e-post från one.com till Workspace eller 365

Så flyttar du e-post från one.com eller Loopia: skapa användarna hos Google eller Microsoft, kopiera de gamla mejlen med leverantörens IMAP-verktyg, byt MX-posten i DNS och låt gamla brevlådan ligga kvar en tid. För några få adresser är det en eftermiddags arbete, plus väntetid medan DNS-ändringen sprids. Jag brukar låta gamla brevlådan ligga kvar i ungefär 30 dagar, men det är min egen rutin och ingen regel från Google, Microsoft eller webbhotellet.

IMAP är protokollet som låter ett program läsa mejlen på servern, och det är det verktygen använder för att kopiera dem. MX-posten är raden i DNS som talar om vilken server som tar emot mejl till din domän. Byter du den innan användarna finns studsar mejlen. Byter du den innan du kopierat får du gamla och nya mejl på två ställen. Allt gäller i skrivande stund, oktober 2026, och menynamn kan se annorlunda ut i din version.

Det här behöver du

Ett administratörskonto hos Google Workspace eller Microsoft 365. Har du inte valt än, läs Företagsmejl: Google Workspace eller Microsoft 365.
Inloggning dit din domäns DNS ligger. Pekar namnservrarna på one.com eller Loopia redigerar du där, annars hos den de pekar på.
Lösenord till varje brevlåda som ska flyttas.
Gamla serverns IMAP-adress. Enligt leverantörerna är den imap.one.com hos one.com och mailcluster.loopia.se hos Loopia, båda med port 993 och SSL/TLS.
Sköter någon annan din DNS: mejla inte lösenord. Se Ge en konsult åtkomst utan att mejla lösenord.

Steg för steg

Inventera. Lista varje adress, alias, vidarebefordran, catch-all och autosvar. Skriv också ner allt som skickar mejl från domänen: kontaktformuläret, bokföringsprogrammet, nyhetsbrevsverktyget. Du ska ha en lista med både personer och system, och en karta över systemlandskapet gör den enklare att hålla aktuell.
Säkerhetskopiera. Lägg till brevlådan i Thunderbird eller Apple Mail via IMAP och kopiera mapparna till din dator. Undvik POP3, som one.com varnar för eftersom det laddar ner meddelandena och tar bort dem från servern.
Lägg till domänen hos nya leverantören och verifiera den. Google verifierar med en TXT-post. Hos Microsoft går du till Settings, Domains, Add domain. Guiden erbjuder sig att lägga in DNS-posterna åt dig, men då pekar MX på Microsoft och all ny post börjar gå dit. Hoppa över DNS-stegen, för Microsoft skriver att du kan lägga in dem senare, och vänta med MX-posterna hos Google också. Du ska se domänen som verifierad.
Skapa användarna. Google: Menu, Directory, Users, Add new user. Microsoft: Users, Active users, och tilldela licens. Samma adresser som idag. Microsoft skriver att användarna ska finnas före MX-bytet, och samma ordning är klokast hos Google. Gemensamma adresser kan bli en delad brevlåda, se Delad inkorg för info@.
Sänk TTL i god tid före bytet. TTL är hur länge andra servrar minns var MX-posten pekar. Microsoft rekommenderar 3 600 sekunder eller lägre innan flytten börjar, och jag brukar göra det ett dygn i förväg.
Kopiera de gamla mejlen.
- Google: i Admin-konsolen, Menu, Data, Data import & export, Data import, välj IMAP och Import. one.com finns i Googles serverlista. Loopia hittade jag inte där, så servern anger du själv. Klicka Test connection, ladda upp en CSV (högst 100 användare per import), välj startdatum och starta.
- Microsoft: i Exchange admin center, Migration, Endpoints, Add, välj IMAP och ange servern. Gå sedan till Add migration batch, välj IMAP migration och ladda upp en CSV med kolumnerna EmailAddress, UserName och Password.
- Gränser hos Microsoft: bara mejl, inte kontakter, kalender eller uppgifter, högst 500 000 objekt per brevlåda och inga mejl över 35 MB.
Kontrollera. Logga in som en användare, jämför antalet mejl i några mappar och öppna ett par gamla mejl med bilaga. Du ska se samma mappar som förut.
Byt MX-posten. Ta bort de gamla MX-posterna och lägg in de nya.
- Google: en enda post, smtp.google.com med prioritet 1.
- Microsoft: värdena som admin center visar (prioritet 0, TTL 3600), plus en CNAME-post för autodiscover och en TXT-post för SPF.
- one.com: DNS-inställningarna ligger i kontrollpanelen, men jag har inte kunnat bekräfta menyvägen mot one.coms egen hjälp. Tredjepartsguider beskriver den som DNS settings och fliken DNS records, men de är inte helt överens, så leta efter DNS-inställningarna i din panel. Det gäller bara om domänen använder one.coms namnservrar.
- Loopia: Kundzon, klicka på domänen, DNS-editor, under @. Loopias guide för Google säger att e-postadresser och alias hos Loopia måste raderas för att de nya inställningarna ska fungera. Jag har inte hittat samma krav för Microsoft, så fråga Loopias support. Radera i så fall först efter kopieringen och säkerhetskopian, och räkna med att den sista kopieringen i steg 10 inte går om adresserna är borta.
Vänta och testa. Det kan ta upp till 72 timmar innan alla ser ändringen. Skicka ett mejl från en privat adress till varje adress och svara på det.
Kopiera de sista mejlen. Google: kör en delta import, som tar det som kommit in efter första importen. Microsofts batch synkar en gång per dygn, så låt den gå minst 72 timmar och ta först sedan bort den. Hos Loopia går det här steget bara om adresserna fortfarande finns kvar.
Sätt upp telefoner och datorer och lägg in SPF, DKIM och DMARC enligt SPF, DKIM och DMARC för småföretag.
Behåll gamla brevlådan en tid. Jag brukar låta den ligga kvar i ungefär 30 dagar och kolla den dagligen första veckan, eftersom mejl kan gå dit så länge någon har den gamla DNS-posten i minnet. De 30 dagarna är min egen rutin, ingen leverantör kräver dem. one.com skriver bara att du ska behålla det gamla kontot tills importen är klar och DNS-ändringen har nått fram (upp till 72 timmar), kolla efter nya mejl och kopiera över dem. Hos Loopia kan adresserna behöva raderas redan vid bytet, så fråga supporten hur länge innehållet finns kvar och låt din lokala kopia vara reservplanen.

Så vet du att det fungerar

Bytesdagens checklista:

Användarna finns och kan logga in.
Stickprov av kopierade mejl är kontrollerade.
Säkerhetskopian ligger på din dator.
TTL är sänkt sedan ett dygn.
Du kan logga in där DNS ligger, och har noterat de gamla posterna.
Alla system som skickar mejl är listade.

Efteråt: ett testmejl in och ut per adress, gamla brevlådan kollad varje dag, sista kopieringen gjord efter 72 timmar och uppsägning av gamla brevlådan först när du känner dig trygg. Själv väntar jag ungefär 30 dagar.

Vanliga fel

MX byts före användarna. Mejlen studsar. Skapa användarna först.
IMAP-inloggningen misslyckas. Fel lösenord, eller så kräver servern ett app-specifikt lösenord, vilket Google nämner. Prova samma inloggning i Thunderbird.
DNS ändras på fel ställe. Pekar namnservrarna någon annanstans spelar ändringen hos webbhotellet ingen roll.
Gamla MX-poster ligger kvar. Google varnar för att mejlet kan fungera sämre då. Ta bort dem eller sänk deras prioritet.
Kalender och kontakter glöms. IMAP-kopian tar mejl. Exportera resten separat.
Hemsidans formulär skickar fortfarande via webbhotellet. Då behöver avsändaren in i SPF, eller formuläret flyttas.
Loopia-adresser raderas för tidigt. Ta säkerhetskopian först.

Begränsningar

Har du många brevlådor, delade kalendrar eller utskickslistor lönar det sig att be om hjälp. Ligger hemsida och mejl i samma paket kan en uppsägning ta hemsidan med sig, så läs avtalet. Du flyttar också personuppgifter till en ny leverantör. Det här är inte juridisk rådgivning; det är IMY:s vägledning om personuppgiftsbiträden som gäller. one.coms hjälpsida om MX-poster gick inte att öppna när jag kontrollerade (servern avvisade förfrågan), och deras guide om mejlflytt anger ingen menyväg. Kontrollera därför vägen till DNS-inställningarna i din egen panel eller fråga one.coms support.

Källor

Vanliga frågor

Hur flyttar jag e-post från one.com?

Skapa användare hos Google eller Microsoft, kopiera mejlen via IMAP med imap.one.com som server, byt MX-posten där din DNS ligger och behåll den gamla brevlådan en tid. Själv väntar jag ungefär en månad.

Förlorar jag gamla mejl när jag byter MX-post?

Nej, MX-posten styr bara nya mejl. De gamla ligger kvar hos webbhotellet tills du säger upp dem eller, hos Loopia, raderar adresserna, men kopiera dem först.

Hur lång tid tar det innan mejlen kommer till nya brevlådan?

Det kan ta upp till 72 timmar innan alla avsändare ser ändringen.

Kan jag behålla hemsidan hos one.com eller Loopia?

Ja, om du bara ändrar mejlraderna i DNS. Ändrar du namnservrarna flyttar du hela DNS, och då måste hemsidans poster följa med.

Vad gör jag med kalendrar och kontakter?

IMAP-flytten tar bara mejl. Exportera kalender och kontakter från gamla systemet och importera dem hos den nya leverantören.

Fastnar du?

Det här är en av de flyttar jag gör åt enmansföretag och små team, ofta på en eller två timmar tillsammans på skärmen. Om du har fastnat på ett steg, eller hellre vill att jag gör flytten och lämnar över den dokumenterad, mejla mig med rubriken "Fastnat: Flytta mejlen till Workspace eller 365". Skriv vilka verktyg du använder och var det tog stopp, så svarar jag med vad jag tror det tar. Jag sitter i Stockholm och jobbar med hela Sverige på distans. Vill du först se vilka av dina rutiner som är värda att automatisera finns Automationskollen. Mer om vad jag gör finns på sidan om AI-specialist för småföretag.

Flytta mejlen från webbhotellet (one.com, Loopia) till Workspace eller 365