Gmail till Google Sheets automatiskt: kundlista med Zapier

Du får Gmail att fylla ett Google Sheets-ark automatiskt med Zapier. En zap, alltså ett automatiskt flöde i Zapier, bevakar mejl med en viss etikett eller sökning, plockar ut avsändarens namn och företag och lägger en rad per person i arket. En kontroll på e-postadressen ser till att ingen hamnar där två gånger.

Guiden är till dig som har kunderna i inkorgen och i huvudet och egentligen bara vill kunna svara på frågan ”vem var det som hörde av sig i våras?”. När du är klar fyller kundlistan på sig själv medan du gör annat. Räkna med en till två timmar.

Ett kalkylark är en hederlig början men inget CRM. Börja med att skriva ner vad listan ska användas till i CRM-arbetsflödet före systemval. Växer behovet finns en leverantörsoberoende genomgång i Välja CRM-system: börja med arbetsflödet.

Det här behöver du

Ett Gmail-konto. Zapiers hjälpsida gör ingen skillnad på privat Gmail och Google Workspace. Har du slagit på Googles Advanced Protection Program måste du stänga av det.
Ett Zapier-konto. Har du aldrig byggt en zap kan du börja med Zapier för nybörjare. AI by Zapier och Formatter har plankrav enligt Zapiers hjälpsidor, och flöden med fler än två steg ingår inte i gratisplanen. Se aktuell prislista.
Ett Google Sheets-ark med rubriker i rad 1. Är du i Google Workspace måste administratören tillåta tredjepartsappar, annars kan Zapier inte ansluta.
Tio riktiga mejl att testa med, gärna ett från en kund, ett från ett nyhetsbrev och ett från din egen adress.

Steg för steg

Skapa arket. Kolumnerna E-post, Namn (Zapier), Företag (Zapier), Senast mejl och Senaste ämne fylls av Zapier. Lägg dina egna kolumner, som Anteckning och Status, för sig. Regeln är enkel: ingen kolumn redigeras av både dig och en automation.
Bestäm vilka mejl som räknas. Enklast är en etikett som du själv sätter, eller ett Gmail-filter som sätter etiketter (Visa sökalternativ, Skapa filter) som sätter den. Vill du slippa sätta etiketter själv kan triggern i stället söka med Gmails söksyntax, till exempel category:primary, som Googles sökhjälp beskriver. Det fångar all huvudpost, också kompisar och leverantörer, så etikettmetoden ger en renare lista.
Skapa zapen och välj trigger. New Labeled Email för etiketten, eller New Email Matching Search för en söksträng. Etikettriggern startar enligt Zapier också när ett svar läggs i samma konversation. Testa. Du ska se avsändare och ämne i testdatan.
Filtrera bort dig själv. Lägg ett Filter by Zapier med regeln att avsändaren inte är din egen adress. Ett filter kan kombinera flera regler med OCH eller ELLER. Läs testdatan för att se hur Gmail-triggern skriver avsändaren, som namn och adress i samma fält eller i separata fält. Det avgör hur du hämtar adressen i nästa steg.
Hämta namn och företag. Du har två vägar:
- Utan AI: Formatter, Text, Split Text delar en text vid ett tecken. Dela adressen vid @ och ta sista delen, så får du domänen, som är en rimlig gissning på företag. För gmail.com och hotmail.com blir den fel, så låt dem vara tomma.
- Med AI: AI by Zapier (åtgärden kan heta Analyze and Return Data i din version) får avsändarfältet och mejltexten och svarar med fälten Namn och Företag. Skriv i prompten, som är instruktionen till AI:n, att tomt är rätt svar om uppgiften inte står där, och att den ska skilja på ett företagsnamn och ett förnamn.
För mejl med fast layout, till exempel formulärmejl, går det också att använda Email Parser by Zapier. Du skickar ett exempelmejl till en särskild Zapier-adress och markerar vad som ska hämtas.
Kolla om adressen redan finns. Lägg till Google Sheets, åtgärden Lookup Spreadsheet Row. Sök i kolumnen E-post efter avsändarens adress och kryssa i ”Create Google Sheets Spreadsheet row if it doesn't exist yet?”. Är adressen ny skapas raden, annars hittas den gamla.
Skriv till raden. Lägg till Update Spreadsheet Row, klicka på de tre prickarna vid fältet Row, välj Custom och peka på ID från uppslagssteget. Fyll Namn (Zapier), Företag (Zapier), Senast mejl och Senaste ämne. Testa med en ny avsändare och med en känd. Titta i Data out efter varje test: båda fallen ska ge ett rad-ID.
Slå på zapen och skicka dig själv ett mejl från en annan adress.

Så vet du att det fungerar

Skicka två mejl från samma adress med en kvart emellan. Arket ska ha en rad, och Senast mejl ska ha ändrats. Skicka sedan ett från en ny adress och se att en andra rad dyker upp med rätt namn eller ett tomt fält. Kontrollera att nyhetsbrev och kvitton inte kommer med. Titta i Zap history (körhistoriken) efter steg med fel. Läs listan efter en vecka och leta efter rader du inte förstår.

Vanliga fel

Nyhetsbrev och kvitton hamnar i listan. Gå över till etikettmetoden, eller lägg ett filter på ämne och avsändare. En söksträng blir sällan perfekt första gången.
Samma person får två rader. Arket ser jobbadress och privat adress som två olika personer. Notera det i Anteckning och slå ihop raderna för hand.
Namnet blir fel. AI:n kan gissa fel på signaturer, och en domän är bara en gissning. Därför ligger kolumnerna som Zapier skriver i för sig, och dina rättelser gör du i dina egna kolumner.
Zapen hittar inte kolumnerna. Byter du namn på en rubrik i arket måste du uppdatera fälten i Zapier-stegen. Zapiers hjälp varnar för att Sheets har stränga formateringskrav.
Mejl dröjer. Gmail-triggerna är polling, det vill säga att Zapier tittar efter nya mejl med mellanrum. Räkna med minuter, inte sekunder.

Begränsningar

Google har ett eget alternativ, Apps Script, som kan läsa Gmail och skriva i Sheets utan Zapier. Det kräver kod som du själv måste underhålla.

Hanterar du fler än en handfull kunder i veckan, och vill ha påminnelser, steg och historik per kund, är det ett CRM du letar efter och inte ett ark. Var gränsen brukar gå beskriver jag i kundregister i Sheets eller CRM. Och listan innehåller personuppgifter: dela arket med så få som möjligt. Det här är praktiska steg, inte juridisk rådgivning. IMY:s sida om de registrerades rättigheter beskriver vad du ska berätta för personerna i listan, och det hör hemma i din integritetspolicy.

Källor

Vanliga frågor

Kan Gmail spara avsändare i Google Sheets automatiskt?

Ja, via Zapier. En trigger på en etikett eller en sökning i Gmail startar zapen, och åtgärden Create Spreadsheet Row eller Update Spreadsheet Row skriver i arket. Du bestämmer själv vilka mejl som räknas.

Hur undviker jag dubbletter i arket?

Slå upp avsändarens e-postadress med Lookup Spreadsheet Row innan du skriver. Adressen är nyckeln. Hittas den inte skapas en rad, annars uppdateras den som finns.

Kan jag göra det utan Zapier?

Ja, med Googles Apps Script. Det är kod som körs i ditt Google-konto, och du behöver kunna läsa och rätta den själv. För de flesta enmansföretag är en zap enklare att förstå och ändra.

Behöver jag AI för att få fram företagsnamn?

Nej. Domänen i e-postadressen är ofta ett bra första svar för företagsmejl, och du kan lämna övrigt tomt. AI-steget hjälper när signaturen innehåller företaget men adressen är privat.

Fastnar du?

Det här är ett av de flöden jag bygger åt enmansföretag och små team, ofta på en eller två timmar tillsammans på skärmen. Om du har fastnat på ett steg, eller hellre vill att jag sätter upp det och lämnar över det dokumenterat, mejla mig med rubriken ”Fastnat: Gmail till Google Sheets”. Skriv vilka verktyg du använder och var det tog stopp, så svarar jag med vad jag tror det tar. Jag sitter i Stockholm och jobbar med hela Sverige på distans. Vill du först se om flödet alls är värt att automatisera finns Automationskollen.

Från Gmail till Google Sheets: en kundlista som fyller sig själv