Notion som CRM för småföretag: databaser, formulär, Zapier

Min tumregel är att Notion fungerar som CRM för ett litet företag när en eller två personer använder det, kundlistan är några hundra kunder lång och du vill ha kunder, offerter och projekt på samma ställe. Du bygger tre eller fyra databaser som pekar på varandra, lägger på ett webbformulär för nya förfrågningar och låter Zapier fånga mejl. Räkna med två till tre timmar första gången.

Det här är en mall att kopiera, inte ett färdigt system. Jag säger också vad gratisplanen klarar och var Notion tar slut, för det är bättre att veta innan du har lagt en månad på det. Uppgifterna om planer gäller i skrivande stund, oktober 2026. Se aktuell prislista.

Det här behöver du

Ett Notion-konto. Enligt Notions prissida har gratisplanen obegränsat med sidor och block för en användare men en gräns för arbetsytor med två eller fler medlemmar, där prissidan inte anger något tal. Filer får vara högst 5 MB, det finns en gräns på tio externa gäster och sidhistoriken är sju dagar.
Ett Zapier-konto om du vill fånga mejl. Gratisplanen har enligt prissidan tvåstegsflöden och 100 uppgifter i månaden. Är det din första Zap, läs guiden om första Zapen.
Gmail med en etikett för förfrågningar, se Gmail-filter och etiketter.
En kvart för att skriva ner hur en kund går från första kontakt till affär. CRM-arbetsflödet är ett gratis verktyg för just det.

Steg för steg

Skapa sidan Kundregister och lägg in tre databaser i tabellvy på den: Kontakter, Affärer och Uppföljningar. Namn på menyer kan skilja sig i din version. Du ska se tre tomma tabeller.
Bygg Kontakter. Egenskaper (så heter fälten i Notion): Namn (titel), E-post (typen Email), Telefon (Phone), Företag (Text), Källa (Select med Webbformulär, Mejl, Rekommendation) och Skapad (Created time). Notion listar dessa typer i sin hjälp.
Bygg Affärer. Namn, Status (Status eller Select: Ny, Kontaktad, Offert skickad, Vunnen, Förlorad), Värde (Number), Nästa steg (Date) och Kontakt. Gör Kontakt till en Relation mot Kontakter och slå på reglaget Show on Kontakter, så synkas länken åt båda hållen. Öppna en kontakt: fältet Affärer ska finnas.
Bygg Uppföljningar. Vad (titel), Datum (Date), Klar (Checkbox) och Affär (Relation mot Affärer).
Lägg till en Rollup i Kontakter: välj relationen Affärer, egenskapen Värde och beräkningen Sum. Notion skriver att vissa beräkningar bara går på tal eller datum. Du ska se ett totalt värde per kontakt.
Skapa vyer. I Affärer en Board-vy grupperad på Status, där du drar kort mellan kolumner. I Uppföljningar en tabell filtrerad på Klar är avmarkerad och sorterad på Datum, döp den till Att göra. Notion har sju vytyper, bland annat Table, Board, Calendar och Timeline.
Lägg till ett formulär i Kontakter via en Form-vy. Notion skriver att formulär kan skapas av alla medlemmar i alla planer, att frågorna följer egenskapernas typer och att svaren hamnar som rader i databasen. Fråga efter namn, e-post, telefon och vad det gäller. Dela det på webben med länk. Då kan även den som saknar Notion fylla i det. Formulär skapas på dator eller webb, inte i mobilen.
Koppla mejl. I Zapier väljer du trigger Gmail, New Labeled Conversation, och åtgärden Notion, Find or Create Data Source Item i Kontakter. Så heter databaser i Zapier numera. Lägg avsändarens adress i E-post och sätt Källa till Mejl. Använd Find or Create i stället för Create, så skapas inte samma person två gånger. Testa att den matchar på e-post.
Projektyta. Lägg en fjärde databas, Projekt: Namn, Affär (Relation), Status (Planerad, Pågår, Klar), Deadline (Date) och Ansvarig (Person). När en affär blir Vunnen skapar du ett projekt och länkar det.

När Zapier ber om åtkomst väljer du vilka sidor Notion släpper in. Notion skriver att en koppling bara ser sidor och databaser du uttryckligen lagt till den på, så ta med Kundregister.

Så vet du att det fungerar

Gör tre prov. Fyll i formuläret i ett privat fönster, och raden ska dyka upp i Kontakter. Märk ett eget mejl med etiketten, vänta och se om kontakten kommer. Räkna med upp till femton minuter på gratisplanen, för Zapier skriver 15 minuters kontrollintervall. Skapa en affär, länka en kontakt och se att summan i rollupen ändras.

Vanliga fel

Relationen syns bara på ena hållet. Du glömde Show on-reglaget. Slå på det.
Zapier hittar inte databasen. Kopplingen saknar åtkomst till sidan. Lägg till den via sidans meny.
Formuläret går inte att skapa eller ändra. Du sitter troligen i mobilen. Notion skriver att det kräver dator eller webb.
Tabellen blir seg. Notion varnar för att många formler och rollups, och filter eller sortering på dem, tar tid. Filtrera på enkla fält som status och datum.
Gratisplanen tar stopp när en kollega kommer in. Notion anger ingen siffra på prissidan, så kolla vad din arbetsyta visar.
Dubbletter. Känns Find or Create osäker, sortera tabellen på E-post och rensa för hand.

När Notion slutar räcka

Det här är det ärliga läget, så vitt jag kan se i Notions dokumentation:

Behörigheter per rad. Åtkomst till enskilda sidor i en databas, styrd av en personegenskap, finns enligt Notion i Business och Enterprise. Vill du att en hjälpare bara ska se sina egna kunder är det den vägen. På lägre planer får du nöja dig med att dela hela databasen.
Mejl. Notion loggar inte mejlväxlingen av sig själv. Vill du ha varje inkommande och utgående mejl på kontakten, och påminnelser och offertflöde, är ett riktigt CRM bättre. Se CRM för småföretag och Pipedrive för småföretag.
Automationer. Databasautomationer ingår enligt Notion i betalda planer. På gratisplanen får du knappar.
Storlek. Notion anger 250 000 rader som tak per databas, men det är sällan taket som stör. Börjar du bygga kalkyl med många rader och siffror, jämför Airtable eller Google Sheets och kundregister i Sheets.
Var uppgifterna ligger. Notion skriver att arbetsytor som standard ligger i USA och att val av region, Frankfurt eller Irland, är förbehållet Enterprise. Kunduppgifter är personuppgifter. IMY skriver att du behöver ett personuppgiftsbiträdesavtal med den som behandlar dem åt dig, och att överföring till USA stöds av EU-kommissionens beslut om mottagaren omfattas av Data Privacy Framework. Det här är inte juridisk rådgivning. IMY:s vägledning avgör vad som gäller för dig.

Källor

Vanliga frågor

Kan Notion ersätta ett CRM?

För ett litet kundregister med uppföljningar, ja. Du får kontakter, affärer, vyer och formulär. Saknas gör mejlloggning, behörighet per rad på lägre planer och färdiga offertflöden.

Är Notion gratis för CRM?

Gratisplanen räcker för att bygga och testa mallen ensam. Formulären är enligt prissidan Basic på Free, databasautomationer ingår i betalda planer och teamarbete har en blockgräns.

Finns det en Notion-app i Zapier?

Ja. Zapier listar triggers som New Data Source Item och åtgärder som Create Data Source Item, Update Data Source Item och Find Data Source Items.

Kan kunder fylla i ett formulär utan Notion-konto?

Ja, om du delar formuläret på webben med länk. Notion skriver att det då är öppet för personer utanför arbetsytan, och att du kan låta svaren vara anonyma.

Hur många kontakter klarar Notion?

Notion anger 250 000 rader som tak per databas. Prestandan beror mer på hur många formler, rollups och filter du lägger på.

Fastnar du?

Det här är ett av de flöden jag bygger åt enmansföretag och små team, ofta på en eller två timmar tillsammans på skärmen. Om du har fastnat på ett steg, eller hellre vill att jag sätter upp det och lämnar över det dokumenterat, mejla mig med rubriken "Fastnat: Notion som CRM". Skriv vilka verktyg du använder och var det tog stopp, så svarar jag med vad jag tror det tar. Jag sitter i Stockholm och jobbar med hela Sverige på distans. Vill du först se om flödet alls är värt att automatisera finns Automationskollen.

Notion som CRM och projektyta för ett litet företag