Typeform och Fortnox: beställningsformulär med Zapier

Ja, både Tally och Typeform går att koppla till Fortnox med Zapier. Använder du Google Forms finns Google Forms-beställning till Fortnox. Formuläret är triggern, alltså händelsen som startar flödet, och Fortnox-appen i Zapier kan skapa en kund, en order och orderrader. Resultatet är en order i Fortnox som väntar på dig. Det är du som granskar den och skapar fakturan.

Guiden är för dig som tar emot beställningar i mejl eller på telefon och vill få dem som en strukturerad order. Räkna med två till tre timmar, mest för att få formuläret att matcha dina artiklar. Det passar när en människa ska se varje beställning innan den blir faktura. Tar du betalt med kort direkt vill du hellre ha en webbshop, se längst ned. Allt gäller i skrivande stund, oktober 2026.

Det här behöver du

Fortnox med Fakturering och tillägget Offert & Order, där ordern hamnar. Fortnox skriver att en aktiv licens krävs för att aktivera en integration. Kontrollera under Administrera integrationer om licensen redan ingår i ditt paket. Zapier-appen listas på Fortnox marknadsplats med Standout AB som leverantör och aktiveras av en systemadministratör. Räkna med att licensen, kopplingen och Zapier-kontot kan vara separata poster. Se aktuell prislista.
Ett Zapier-konto. Tallys hjälp skriver att Zapiers gratisplan är begränsad till tvåstegs-Zaps. Flödet här har sex steg, så räkna med en betald plan.
Ett Tally- eller Typeform-konto.
- Tally har triggern New Submission. Tallys hjälp säger att Zapier-kopplingen och webhooks är gratis för alla, och Tally uppger att formulärdata lagras i Europa.
- Typeform har triggern New Entry (Instant) och sökningen Lookup Responses. Typeforms utvecklardokumentation om EU-lagring av svar gäller Enterprise-kunder.
- Jag tar Tally till ett litet företag, av de skälen. Har du redan Typeform fungerar det lika bra.
Ett städat artikelregister. Formuläret ska använda exakt samma artikelnamn som Fortnox. Så håller du dem lika: prislistan i Sheets och artikelregistret i synk.

Steg för steg

Skriv ned vad Fortnox behöver för en order: kundnamn, organisationsnummer, e-post, adress, artikel, antal och en kommentar. Momstypen sätter du själv till SE i Zapier-steget, så fråga inte kunden om moms. Flödet förutsätter svenska företagskunder. Du ska ha en lista på sex till åtta fält.
Bygg formuläret. Gör artikelvalet till en rullista där varje alternativ har exakt samma namn som artikeln i Fortnox. Lägg till ett talfält för antal och ett textfält för kommentar. Du ska se formuläret med dina artiklar i listan.
Publicera formuläret och skicka in en testbeställning. I Tally öppnar du fliken Integrations på det publicerade formuläret och kopplar Zapier. I Typeform kopplar du i Zapier, och enligt Zapiers hjälp skickar anslutningen in ett testsvar i formuläret, så radera det senare. Du ska se testbeställningen bland svaren.
I Zapier skapar du en Zap med triggern New Submission (Tally) eller New Entry (Typeform), väljer formuläret och kör testet. Du ska se ett värde per fråga.
Lägg till Fortnox, Find Article by Name, med artikelnamnet från formuläret. Du ska se artikelnumret i testresultatet. Jag låter artikelsökningen komma först, så att ingenting hinner skapas om artikeln saknas.
Lägg till Fortnox, Find or Create Customer By Name. Fortnox-appen har två varianter: Find or Create Customer söker på kundnummer, den här söker på exakt kundnamn. Formuläret har inget kundnummer, så jag tar namnvarianten, och den skapar kunden om den saknas. Fyll i namn, organisationsnummer, e-post, adress och momstyp SE. Du ska se kunden i kundregistret efter testet.
Lägg till Fortnox, Create or Update Order, med kundnumret från steg 6. Lämna fältet för ordernummer tomt så att en ny order skapas, och kontrollera i testet att det blir så. Du ska se en ny order under Order i Fortnox.
Lägg till Fortnox, Create Order Row, med ordern från steg 7, artikelnumret från steg 5 och antalet från formuläret. Du ska se ordern med en rad.
Lägg till Gmail eller Outlook, Send Email, till dig själv, med kundnamn, artikel, antal, kommentar och ordernummer. Mejlet är din signal att något väntar. Publicera sedan flödet.

Granskningen

Flödet skickar ingenting till kunden och bokför ingenting. Resten gör du själv:

Öppna ordern under Order i Fortnox. Kontrollera att kunden inte är en dubblett, att artikel, antal och pris stämmer och att momstypen på kundkortet är rätt. Jämför med kommentaren i mejlet.
Stämmer allt klickar du på Skapa faktura nere till höger. Fortnox hjälp skriver att en faktura som skapas från en order låser bland annat artikelnummer och antal. Stämmer något inte kan du ändra ordern, eftersom en sparad order går att redigera. Bokför och skicka fakturan som vanligt.

Hela kedjan finns i offert, order och faktura i Fortnox. Ny på Zapier? Börja med din första Zap.

Så vet du att det fungerar

Skicka in en testbeställning med ditt eget företagsnamn. Efter en liten stund ska det finnas en kund, en order med en rad och ett mejl.
Skicka in samma beställning igen. Det ska fortfarande finnas en kund, men nu två ordrar. Dubbla ordrar fångar du i granskningen.
Byt ett alternativ i rullistan till ett namn som inte finns i Fortnox och skicka in. Flödet bör stanna i artikelsteget och ingen order ska skapas. Läs körhistoriken och se att det stannade där.
Rensa testkunden och testordrarna i Fortnox.

Vanliga fel

Dubbletter av kunder. Sökningen går på exakt namn, så "Bygg AB" och "Bygg Aktiebolag" blir två kunder. Till kunder som beställer ofta kan du skicka en länk med kundnumret i ett dolt fält, som Tally stöder via webbadressen. Då söker du med Fortnox-sökningen Find Customer, som går på kundnummer. Testa att fältet kommer med till Zapier.
Artikeln hittas inte. Du bytte namn i Fortnox men inte i rullistan. Ändrar du formuläret, testa triggern igen.
En order utan rader. Misslyckas orderraden efter att ordern skapats blir ordern kvar tom, och mejlet uteblir. Uteblivet mejl är signalen att titta i körhistoriken.
Typeform-formuläret syns inte i Zapier. Enligt Zapiers hjälp visas formulär i en delad arbetsyta bara om du äger dem. Ange formulärets id för hand.
Fortnox-kopplingen faller bort. Aktivera om integrationen som administratör under Administrera integrationer.

Formulär eller webbshop

Ett formulär slår en webbshop när:

priset, leveransen eller innehållet beror på kunden och du vill titta innan du bekräftar,
kunderna är företag som får faktura efteråt, så att ingen betalning behövs vid beställningen,
du har få artiklar och kunder som återkommer,
du inte vill sköta lager, frakt och betalning i ytterligare ett system.

En webbshop är bättre när kunderna betalar med kort direkt, när lagersaldot ska synas eller när beställningarna har många rader, och vad en liten webbutik kan automatisera går jag igenom separat. Flödet här skapar en orderrad per formulär. Behöver kunderna beställa flera artiklar åt gången blir det fler steg, och då är det oftast dags för en webbshop.

Säljer du till privatpersoner gäller reglerna om distansavtal även för ett formulär. Konsumentverket kräver bland annat förhandsinformation och 14 dagars ångerrätt, med vissa undantag.

Formuläret samlar namn, e-post och adress, alltså personuppgifter. Tally uppger att formulärdata lagras i Europa. Hos Typeform bör du själv kontrollera var svaren lagras. Zapier är en internationell tjänst, så läs IMY:s vägledning om överföring till tredjeland. Det här är inte redovisnings-, skatte-, juridisk eller säkerhetsrådgivning. Din redovisningskonsult och Fortnox egna anvisningar avgör vad som gäller hos dig.

Källor

Vanliga frågor

Kan Typeform kopplas till Fortnox?

Ja, via Zapier. Typeform har triggern New Entry, och Fortnox-appen kan skapa kund, order och orderrader. Zapier visar inga färdiga mallar för just den kombinationen, så du bygger flödet själv enligt stegen ovan.

Tally eller Typeform: vilket ska jag välja för beställningar?

Båda klarar flödet. Jag väljer Tally till små företag, eftersom kopplingen är gratis enligt Tally och lagringen uppges vara europeisk. Har du redan Typeform kan du behålla det.

Kan Zapier skapa fakturan i Fortnox direkt från formuläret?

Appen har åtgärder för att skapa och bokföra fakturor, men jag bygger inte det. En människa ska se fakturan innan den skapas, så flödet stannar vid ordern.

Går det att koppla Tally till Fortnox utan Zapier?

Tally har webhooks, alltså att varje svar skickas till en webbadress, och de är gratis enligt Tally. Adressen måste dock kunna ta emot svaret och anropa Fortnox API, och det är ett utvecklarjobb. Zapier gör den delen åt dig.

Fastnar du?

Det här är ett av de flöden jag bygger åt enmansföretag och små team, ofta på en eller två timmar tillsammans på skärmen. Om du har fastnat på ett steg, eller hellre vill att jag sätter upp det och lämnar över det dokumenterat, mejla mig med rubriken "Fastnat: Tally eller Typeform till Fortnox". Skriv vilka verktyg du använder och var det tog stopp, så svarar jag med vad jag tror det tar. Jag sitter i Stockholm och jobbar med hela Sverige på distans. Vill du först se om flödet alls är värt att automatisera finns Automationskollen.

Tally eller Typeform som beställningsformulär till Fortnox