Fortnox artikelregister import: prislista från Sheets

Du kan hålla prislistan i Google Sheets och artikelregistret i Fortnox lika på två sätt: ta ut bladet som fil och läsa in den i Fortnox, eller låta Zapier skicka ändrade rader. Båda bygger på samma regel. Bladet äger priserna, Fortnox tar emot dem, och ingen ändrar samma uppgift på båda ställena.

Guiden är för dig som har en prislista i ett kalkylblad, till offerter, webbplats eller återförsäljare, och ett artikelregister i Fortnox som du fyller på för hand. Räkna med en till två timmar för filvägen och två till tre för Zapier. Filvägen går utan kod och räcker för de flesta. Allt gäller i skrivande stund, oktober 2026.

Det här behöver du

Fortnox med Fakturering. Artikelregistret ligger under Register, Artiklar. Filimporten är en inbyggd funktion. Zapier-vägen går via Fortnox integrationer. Fortnox skriver att en aktiv licens krävs för att aktivera en integration, så kontrollera under Administrera integrationer om licensen redan ingår i ditt paket. Zapier-appen aktiveras från marknadsplatsen.
Ett Google-konto, och för Zapier-vägen ett Zapier-konto.
Ett blad med kolumnerna Artikelnummer, Benämning, Enhet, Utpris exklusive moms, Momssats, Försäljningskonto och Aktiv. Börja med att exportera registret ur Fortnox, så får du kolumnerna i rätt form.

Steg för steg

Filvägen

I Fortnox öppnar du Register, Artiklar och klickar på Exportera CSV uppe till höger. Du kan filtrera på Alla, Aktiva eller Inaktiva. Du får en fil som är både mall och säkerhetskopia.
Läs in filen i ett eget blad i Google Sheets (Arkiv, Importera kan heta något annat i din version). Kontrollera att å, ä och ö blev rätt. Gör bladet till din prislista.
Gör artikelnumret till bladets nyckel. Format kolumnen som vanlig text, annars tappar Sheets nollor först i numret. Byt aldrig artikelnummer på en befintlig rad. Fortnox hjälp säger att artikelnumret måste med för att uppdatera befintliga artiklar. Spiris hjälp skriver att ett ändrat artikelnummer där blir en ny artikel, och jag räknar med detsamma i Fortnox.
Skapa ett blad, Till Fortnox, med bara värden. Fortnox stöder inte Excel-formler, tomma rader mitt i filen eller tecknen för mindre än och större än, och första raden måste vara rubriker. Priset anges alltid exklusive moms.
Ladda ned det bladet som CSV (Arkiv, Ladda ned) och öppna filen för att se att den bara innehåller det bladet.
I Fortnox klickar du på företagsnamnet längst upp och väljer Import. SIE-importen visas först, så välj fliken Registerimport, Välj register, Artiklar och Nästa. Dra in filen.
Dra varje kolumn till rätt fält. Fälten är grupperade i Grunduppgifter, Priser, Lageruppgifter och Bokföringsuppgifter. Under Inställningar väljer du avgränsare och att första raden är rubrik. Kontrollera i förhandsvisningen att decimaler och åäö ser rätt ut.
Välj bredvid den gröna Import-knappen att lägga till nya och uppdatera befintliga artiklar. Klicka på Import och spara mappningen som mall. Nästa gång slipper du dra kolumner.
När Fortnox säger att importen är klar öppnar du fliken Historik och filtrerar på Fel och Varningar. Ett fel betyder att artikeln inte kom med. En varning betyder att artikeln kom med men ett fält kanske inte.

Zapier-vägen

Lägg till två kolumner i bladet: Redo (Ja eller Nej) och Version, ett tal som du räknar upp varje gång du ändrar raden eller sätter Redo till Ja. Zapier startar bara när triggerkolumnen får ett nytt värde, så en kolumn med unika värden är Zapiers egen rekommendation.
Skapa en Zap med Google Sheets New or Updated Spreadsheet Row, och välj Version som triggerkolumn. Lägg till ett Filter som stoppar om Redo inte är Ja.
Lägg till Fortnox Create or Update Article och koppla artikelnummer, benämning, pris och enhet. Se vilka fält åtgärden visar. Saknas momssats eller konto, använd Fortnox-åtgärden API Request, som kräver JSON och att du läser Fortnox API-dokumentation. Då är filimporten enklare.
Avsluta med Sheets Update Spreadsheet Row(s) som skriver Skickad och dagens datum i en kolumn som inte är triggerkolumnen. Annars startar flödet om sig självt.

Priser per kund löser Fortnox med prislistor, som enligt hjälpen finns i Fakturering Plus. Ny på Zapier? Se din första Zap.

Regeln: en riktning

Bladet äger artikelnummer, benämning, enhet, pris, momssats, konto och aktiv. Samma regel om en ägare per fält använder jag för kundregistret i Fortnox och CRM. Lagersaldo äger Fortnox: med Fortnox Lager kan importen inte ändra antal. Ändrar du ett pris direkt i Fortnox skriver nästa import över det, så ändra aldrig där.

Fortnox-appen i Zapier har en trigger för nya artiklar, New Article, men ingen för ändrade. Därför syns en ändring i Fortnox aldrig i bladet. Vill du upptäcka artiklar som någon lagt upp direkt i Fortnox kan en andra Zap med New Article mejla dig, med en uppslagning i bladet först så att du slipper mejl om artiklar som kom från bladet.

Momssats per artikel

Momssats och försäljningskonto hör ihop, så sätt dem tillsammans. Fortnox hjälp säger att ett tomt försäljningskonto ger det förvalda kontot i inställningarna. Med Förenklad momshantering (Fakturering, Inställningar, Förvalda konton, Kom igång) sätter du bara momssatsen på artikeln, och Fortnox hämtar standardkontot för satsen. Funktionen verkar höra till Fakturering Plus, så kontrollera din version. Fortnox varnar för att konton med fel momskod kan ge fel i momsrapporten. Momstypen för kunden är en annan sak och sitter på kundkortet.

Ett färskt exempel: från 1 april 2026 är momsen på livsmedel 6 procent, skriver Skatteverket. Fortnox rekommenderar nya artiklar med ett 6-procentskonto, eller att redigera befintliga tidigast 1 april så att mars inte påverkas. System som skickar till Fortnox, som kassa och webbshop, måste ändras där också. Ligger satsen i bladet blir det en kolumnändring och en import, men beslutet om nya artikelnummer tar du med din redovisningskonsult.

Så vet du att det fungerar

Lägg in en testartikel, TEST-001, ändra priset i bladet och importera. Priset ska ändras i Fortnox.
Importera samma fil en gång till. Antalet artiklar ska vara oförändrat.
Lägg artikeln på en order och kontrollera pris, enhet och momssats. Ta sedan bort ordern och artikeln.
Jämför antalet rader i bladet med antalet aktiva artiklar i Fortnox.

Vanliga fel

Importen avvisar filen. Formler, tomma rader eller tecknen för mindre än och större än.
Artikelnumret tappar nollor. Nummerkolumnen är inte text.
Priserna blir fel. Decimaltecknet skiljer sig, eller så har du skrivit pris inklusive moms.
Paketartiklar. Fortnox kan inte importera dem med sina ingående artiklar.
Zapier startar inte. Triggerkolumnen fick ett värde den redan sett. Räkna upp Version.

När du inte ska göra så här

Har du bara en handfull artiklar är det snabbare att ändra dem i Fortnox, och då behöver du ingen lista i bladet. Har du lager är Fortnox ägare av saldot. Använder du Bokio klistrar du in artiklarna från en tabell under Fakturering, Artiklar, menyn med tre punkter och Importera artiklar. Hjälpsidan säger inte hur en import hanterar befintliga artiklar, så testa med en. Spiris tar CSV med semikolon och artikelnumret som unik nyckel. Regeln om en ägare gäller även där.

Momssats och konto är redovisning. Det här är inte redovisnings-, skatte-, juridisk eller säkerhetsrådgivning, och din redovisningskonsult avgör vad som gäller hos dig. Se också Fortnox och Zapier: skapa kund och offert och Tally eller Typeform som beställningsformulär.

Källor

Vanliga frågor

Hur importerar jag artiklar till Fortnox?

Klicka på företagsnamnet längst upp, välj Import, fliken Registerimport, register Artiklar. Fortnox läser CSV, TSV, TXT, TAB, XLSX och XLS, högst 10 000 rader per fil.

Kan jag uppdatera befintliga artiklar med en import?

Ja. Bredvid Import-knappen väljer du att lägga till nya och uppdatera befintliga. Exportera registret först och ha med artikelnumret, för det är det som kopplar raderna till dina artiklar.

Finns det en Zapier-trigger för ändrade artiklar i Fortnox?

Inte i skrivande stund. Fortnox-appen har triggern New Article för nya artiklar. Därför ska ändringar gå från bladet till Fortnox och inte tvärtom.

Hur ställer jag in moms på en artikel i Fortnox?

Priset anges exklusive moms. Momssatsen följer försäljningskontot, eller sätts direkt på artikeln om Förenklad momshantering är på. Be din redovisningskonsult bekräfta konton och satser.

Fastnar du?

Det här är ett av de flöden jag bygger åt enmansföretag och små team, ofta på en eller två timmar tillsammans på skärmen. Om du har fastnat på ett steg, eller hellre vill att jag sätter upp det och lämnar över det dokumenterat, mejla mig med rubriken "Fastnat: Prislista i Sheets och Fortnox". Skriv vilka verktyg du använder och var det tog stopp, så svarar jag med vad jag tror det tar. Jag sitter i Stockholm och jobbar med hela Sverige på distans. Vill du först se om flödet alls är värt att automatisera finns Automationskollen.

Prislistan i Google Sheets och artikelregistret i Fortnox i synk