Det enklaste sättet att få in bokningar från webben i kalendern är en bokningssida som skriver direkt till din kalender: Google Kalenders egna bokningssidor, Calendly eller ett svenskt bokningssystem. Det som sparar tid i vardagen är det du lägger ovanpå, en bekräftelse i dina egna ord och en rad i ett kalkylblad för varje bokning.
Guiden är för dig som tar emot bokningar själv, som konsult, kursledare, guide eller hantverkare, och som just nu löser det med mejl fram och tillbaka. Först jämför jag vägarna. Sedan bygger du ett flöde i Zapier, ett verktyg som kopplar ihop program utan kod. Räkna med en till två timmar första gången.
Välj väg först
Fundera på hur en bokning ser ut hos dig. En person och en timme är en sak. En kursdag med åtta platser eller en tur med fast avgång är något annat.
- Google Kalenders bokningssidor. Passar när du bokar enskilda möten och redan använder Google Kalender. Tänk på att ett vanligt konto och Workspace Business Starter ger en enda bokningssida. Flera scheman och automatiska påminnelser kräver högre planer, och Frontline och Essentials kan inte skapa bokningsscheman alls.
- Calendly, gratisplanen. Passar när du vill ha en bokningslänk i dag. Tänk på att gratisplanen enligt Calendlys prissida har en händelsetyp och en ansluten kalender, och att automatiska påminnelser ingår först i en betald plan. Zapier-kopplingen kräver Standard eller högre.
- Bokadirekt eller Timecenter. Passar för salong, klinik eller behandling med kassa och kundregister. Tänk på att Bokadirekt riktar sig till skönhet, hälsa och välmående. Jag hittade ingen dokumenterad Zapier-koppling för någon av dem.
- BokaMera. Passar för kurser, grupper och event. Tänk på att BokaMera listar webhooks, alltså signaler som ett program skickar till ett annat när något händer.
Min tumregel: bokar du en kund i taget och har Google som huvudkalender, börja med Googles bokningssida. Säljer du platser i en grupp behöver du ett system för kurser och grupper, till exempel BokaMera, och du ska kontrollera att det räknar platser. Resten av kursflödet finns i automatisera som kurs- eller workshopledare. Behöver du kassa och kundregister passar de svenska systemen bättre. Receptet nedan utgår från Google Kalender eftersom många bokningsverktyg kan skriva dit. Kontrollera det för ditt.
Det här behöver du
- Ett Google-konto med Google Kalender. Kontrollera i din plan att du får skapa en bokningssida.
- Ett Zapier-konto. Flöden med fler än två steg och filter ingår inte i gratisplanen enligt Zapiers prissida och hjälpsidor, så räkna med en betald plan (se aktuell prislista). Är det din första Zap, läs först guiden om din första Zap.
- Gmail, eller annan mejl du vill skicka bekräftelsen från.
- Ett tomt Google Sheets-ark.
Steg för steg
- Öppna Google Kalender på en dator (det går inte i mobilappen), klicka Skapa och välj Appointment schedule. Så heter det i skrivande stund, och namnet kan vara översatt i ditt gränssnitt. Fyll i titel, längd, när du är ledig och hur långt i förväg man får boka. Du ska få en delningslänk som du också kan bädda in på din webbplats.
- Lägg till frågor i bokningsformuläret. Förnamn, efternamn och e-post är obligatoriska. Lägg till telefon och en fråga om vad bokningen gäller. Spara.
- Boka en testtid från en annan e-postadress. Du ska få en händelse i kalendern, och gästen får Googles egen bekräftelse.
- Skapa en Zap, alltså ett flöde i Zapier. Välj Google Calendar och triggern New Event (det som startar flödet), och peka ut din kalender. Hämta provdata. Du ska se testbokningen, med gästens e-post i något fält.
- Lägg till ett filtersteg som bara går vidare om titeln innehåller ditt schemas titel och gästens e-post finns. Annars startar flödet på allt du själv lägger i kalendern.
- Lägg till Gmail och åtgärden Send Email till gästens adress. Skriv i dina ord vad bokningen gäller, var man ska vara, vad man tar med och hur man ändrar tiden. Googles bekräftelse har tid och plats. Ditt mejl ska ha det Google inte kan veta, till exempel att det är den bakre ingången som gäller.
- Lägg till Google Sheets och Create Spreadsheet Row. Arket behöver rubrikerna Datum, Tid, Namn, E-post, Telefon, Gäller och Status i rad 1. Svaren på dina extra frågor ligger troligen i händelsens beskrivning, så kolla i testet vilket fält som ska mappas. Sätt Status till Bokad.
- Slå på flödet och boka en gång till. Påminnelser före besöket bygger du sedan ovanpå, se automatiska påminnelser via sms och mejl.
Använder du HubSpot i stället för ett ark byter du sista steget mot Create or Update Contact.
Så vet du att det fungerar
Gör tre testbokningar: en vanlig, en du flyttar och en du avbokar. Kontrollera för varje att kalendern stämmer, att mejlet kommer fram utan att hamna i skräpposten och att arket får exakt en rad.
Flytt och avbokning avslöjar luckan. Flödet körs bara när bokningen skapas, så arket visar den gamla tiden eller fortfarande Bokad. Börja med avbokningar: en andra Zap med triggern Event Cancelled hittar raden på gästens e-post och sätter Status till Avbokad. Kontrollera i provdata att gästens e-post följer med. Flyttar uppdaterar du tills vidare för hand.
Vanliga fel
- Flödet startar på fel saker. Utan filter får du bekräftelser på dina egna privata kalenderposter. Kontrollera filtret.
- Zapier ser ingen gäst. Är e-postfältet tomt i provdata är det inte en bokning. Boka på riktigt i stället för att skapa händelsen för hand.
- Gästen får två mejl. Googles och ditt. Skriv ditt så att det kompletterar och inte upprepar.
- Raden hamnar fel. Zapier kopplar fält till kolumner via rubrikerna. Byter du namn på en rubrik måste du mappa om.
- Gratisplanen räcker inte. Den har bara tvåstegsflöden, och det här har fler steg.
När du inte ska automatisera det här
Får du några bokningar i månaden räcker Googles bekräftelse och en manuell rad. Behöver du räkna platser per tillfälle är en kalender fel verktyg, så vitt jag kan se. Då ska bokningssystemet äga platsantalet. Att ta betalt vid bokning kan Google Kalender enligt Google hantera via Stripe på vissa planer, men kontrollera i ditt konto.
Arket innehåller nu namn, e-post och telefon, det vill säga personuppgifter. IMY beskriver att du ska veta vilka uppgifter du har, varifrån de kommer, vem som får dem och att de inte sparas längre än nödvändigt. Begränsa åtkomsten och bestäm när gamla rader tas bort. Det här är inte juridisk rådgivning, och IMY:s vägledning avgör vad som gäller för dig.
Källor
- Google Kalender – Skapa ett bokningsschema
- Google Kalender – Jämför premiumfunktioner
- Calendly – Plans
- Calendly – Använd Calendly med Zapier
- Bokadirekt – För företag
- BokaMera – Bokningssystem online
- Spiris – BokaMera
- BusinessWith – Timecenter (jämförelsesida, leverantörens egen sida gick inte att läsa)
- Zapier – Komma igång med Google Calendar
- Zapier – Planer
- IMY – Företags hantering av personuppgifter
Vanliga frågor
Vilket bokningssystem är bäst för småföretag?
Det beror på vad som bokas. För enskilda möten räcker ofta Googles bokningssida eller Calendly, som jag jämför i Calendly, Google eller Bookings. För kurser behövs platsantal, och för salonger och kliniker passar de svenska systemen med kassa och kundregister bättre.
Kan jag ta emot bokningar i Google Kalender gratis?
Ja, till viss del. Google skriver att ett vanligt konto och Workspace Business Starter får skapa en enda bokningssida. Fler scheman, automatiska påminnelser och kontroll mot flera kalendrar kräver högre planer. Kontrollera i ditt konto.
Kan jag ändra texten i Googles mejl till gästen?
Googles hjälpsida säger att texten i påminnelsemejlen inte går att redigera. Jag har inte hittat något som säger att bekräftelsen går att skriva om, så när texten ska vara personlig skickar jag en egen via Zapier.
Fungerar Calendly gratis med Zapier?
Nej. Calendlys hjälpsida kräver Standard eller högre för Zapier-kopplingen. Du kan i stället låta Zapier bevaka Google Kalender, eftersom Calendly lägger bokningen där. Testa att gästens e-post följer med.
Finns det ett svenskt bokningssystem med sms-påminnelser?
Ja, flera. Bokadirekt skriver att de skickar påminnelser, en partnersida beskriver sms- och mejlpåminnelser för BokaMera, och en jämförelsesajt beskriver samma sak för Timecenter. Kontrollera upplägget hos leverantören.
Fastnar du?
Det här är ett av de flöden jag bygger åt enmansföretag och små team, ofta på en eller två timmar tillsammans på skärmen. Om du har fastnat på ett steg, eller hellre vill att jag sätter upp det och lämnar över det dokumenterat, mejla mig med rubriken ”Fastnat: Bokningar till kalender”. Skriv vilka verktyg du använder och var det tog stopp, så svarar jag med vad jag tror det tar. Jag sitter i Stockholm och jobbar med hela Sverige på distans. Vill du först se om flödet alls är värt att automatisera finns Automationskollen. Ska bokningen följas av en order och en leverans kan Orderflödeskollen hjälpa dig beskriva flödet från mottagen order till leverans.