Automatisk sms-påminnelse för bokning med Zapier och 46elks

Du får automatiska påminnelser före en bokning genom att låta kalendern starta ett flöde i Zapier som skickar ett sms eller mejl en bestämd tid före starten. Själv bestämmer du när meddelandet går, vad det säger och hur kunden avbokar eller slipper fler meddelanden.

Guiden är för dig som redan tar emot bokningar och är trött på att kunder glömmer bort sin tid. Den bygger vidare på guiden om bokningar till Google Kalender, där varje bokning ger en kalenderhändelse och en rad i ett ark. Räkna med en timme att bygga och en vecka att se att det beter sig.

Kolla först om du redan har påminnelser

Ditt bokningsverktyg kanske redan gör jobbet. Bokadirekt skriver att det skickar påminnelser via sms och mejl. Google Kalenders bokningssidor skickar mejlpåminnelser på vissa betalda planer, men texten går inte att ändra. Enligt Calendlys prissida ingår automatiska påminnelser först i betalda planer. Verktygen jämförs i Calendly, Google eller Bookings. Bygg egna när verktyget saknar dem, när du vill ha dina egna ord eller när du vill ha sms med ditt eget avsändarnamn.

Det här behöver du

Bokningar som landar i Google Kalender. Bokningsformuläret ska fråga efter mobilnummer, annars finns inget att skicka till.
Ett ark där numret finns, som i guiden om bokningar.
Zapier med betald plan. Fler än två steg, filter och Formatter ingår inte i gratisplanen enligt Zapiers prissida och hjälpsidor. Se aktuell prislista.
För sms ett konto hos 46elks, en svensk leverantör som har en egen app i Zapier. Se deras prislista.

Steg för steg

Skriv meddelandet först. Se avsnittet nedan.
Skapa en Zap med Google Calendar och triggern Event Start. Är Zapier nytt för dig, bygg din första zap först. Den startar en inställd tid före att en händelse börjar. Välj kalender, ange till exempel 24 timmar i Time Before och skriv bokningssidans titel som sökord. Du ska få en provhändelse, och gästens e-post ska finnas med i den. Triggern frågar kalendern med jämna mellanrum, så tidpunkten kan glida några minuter. För en påminnelse dagen före spelar det ingen roll.
Lägg till Google Sheets och Lookup Spreadsheet Row. Sök på gästens e-post i kolumnen E-post. Du ska få tillbaka raden med mobilnumret.
Lägg till ett filter som bara går vidare om numret finns.
Rätta numrets format. 46elks vill ha nummer som +46701234567 (internationellt format, E.164). Kunder skriver 070-123 45 67. Låt Formatter eller en hjälpkolumn i arket byta inledande nolla mot +46 och ta bort mellanslag och bindestreck.
Lägg till 46elks och Send SMS. Under From anger du antingen ett avsändarnamn, som får börja med en bokstav och vara högst 11 tecken med A–Z, a–z och 0–9, eller ett nummer. Fyll i numret under To och texten under Message Text. Skicka ett test till ditt eget nummer.
Vill du ha mejl i stället lägger du Gmail och Send Email efter filtret och använder samma text.
Slå på flödet.

Har ditt bokningsverktyg ingen kalender kan du använda Delay Until i Delay by Zapier. Formatter räknar ut starttiden minus ett dygn, och flödet väntar tills dess. Längsta väntan är 30 dagar, och ändrar du flödet medan körningar väntar fortsätter de inte. En avbokad tid kan dessutom få sin påminnelse ändå. Därför föredrar jag vägen via kalendern.

Så ska meddelandet se ut

Ett bra påminnelsemeddelande säger fem saker: vem du är, vad kunden är bokad till, när, var och hur man ändrar tiden. Ta med högst en sak att komma ihåg. Skriv inte vad besöket gäller om det är känsligt, eftersom ett sms inte är en låst brevlåda. Håll det kort, för ett sms läses på en busshållplats, och långa texter kan delas upp i flera meddelanden.

Hej Anna! Påminnelse från Ditt Företag: du är bokad i morgon kl 10.00 på Storgatan 1. Behöver du ändra tiden, ring 070-000 00 00.

Samtycke, avregistrering och GDPR

IMY nämner avtal som rättslig grund när personen har eller ska ingå ett avtal med dig. En påminnelse om en bokning kunden själv gjort ryms enligt min tolkning där. Tala om i bokningsformuläret att du skickar påminnelser, och spara numret bara så länge du behöver det.

Marknadsföring är något annat. Konsumentverket skriver att reklam via e-post och sms till konsumenter kräver att personen godkänt det, med ett undantag för tidigare kunder under tre villkor. Lägg därför aldrig erbjudanden i en påminnelse. Vad som gäller för reklam-sms står i sms-marknadsföring och reglerna.

Avregistrering kräver en tanke. Enligt 46elks går det bara att ta emot svar om avsändaren är ett telefonnummer, inte ett textavsändarnamn. Skriv i texten hur man avstår, till exempel genom att ringa, och sluta skicka direkt när någon ber om det.

Det här är inte juridisk rådgivning. IMY och Konsumentverket avgör vad som gäller.

Så vet du att det fungerar

Boka en tid åt dig själv med ditt eget nummer och se att sms:et kommer vid rätt tid, med rätt text och rätt avsändare. Gör sedan två till: en med nummer i fel format, som 070-123 45 67, och en utan nummer. Den första ska ändå komma fram, eftersom steg 5 rättar formatet. Den andra ska stanna vid filtret och inte skicka något. Titta i Zapiers körhistorik efter en vecka.

Vanliga fel

Numret har fel format. 46elks förväntar sig internationellt format. Rätta det före sms-steget.
Avsändarnamnet avvisas. Det får vara högst 11 tecken. Använd inte mellanslag eller specialtecken.
Kunden får två påminnelser. Stäng av verktygets egen eller din.
Fel tid. Kontrollera tidszonen i Zapier-kontot och minns att triggern kan glida några minuter.
Kunder svarar på sms:et. Med ett avsändarnamn kommer svaret aldrig fram till dig. Säg i texten hur de ska nå dig.

När du inte ska automatisera det här

Har du få bokningar i månaden är ett eget samtal ofta bättre än ett sms. Gör verktyget du redan har jobbet, använd det. Gäller bokningen hälsa eller annat känsligt, håll texten neutral, eftersom GDPR har strängare regler för känsliga personuppgifter. Tänk också på kostnaden: varje sms kostar pengar hos sms-leverantören, och varje körning förbrukar tasks, Zapiers enhet för utförda åtgärder, i din plan. Jämför med vad en missad tid kostar dig, och skicka en påminnelse i stället för tre. Svarar kunderna på sms:et med frågor blir det kundservice. Då kan Kundservicekollen hjälpa dig skriva upp vilka svar som är tillåtna och när du tar över.

Källor

Vanliga frågor

Hur skickar jag en automatisk sms-påminnelse före en bokning?

Låt en kalendertrigger som Event Start i Zapier starta ett flöde som slår upp mobilnumret och skickar sms via en sms-leverantör, till exempel 46elks. Testa med ditt eget nummer först.

Kan Zapier skicka sms till svenska nummer?

Ja, via en sms-tjänst som 46elks, som har en egen app i Zapier med åtgärden Send SMS. Numret ska anges i internationellt format, alltså +46 följt av numret utan inledande nolla.

Måste kunden godkänna sms-påminnelser?

För en påminnelse om en bokning kunden själv gjort räcker det enligt min tolkning med avtal som grund och tydlig information. Marknadsföring kräver däremot godkännande. Osäker? Fråga IMY eller en jurist.

Hur långt före ska påminnelsen skickas?

Det finns inget rätt svar. Jag brukar börja med dagen före och väga in hur lätt kunden kan ändra sig.

Kan kunden svara på sms:et?

Bara om du skickar från ett telefonnummer i stället för ett avsändarnamn. Då kan du också bevaka svaren i Zapier med triggern Incoming SMS.

Fastnar du?

Det här är ett av de flöden jag bygger åt enmansföretag och små team, ofta på en eller två timmar tillsammans på skärmen. Om du har fastnat på ett steg, eller hellre vill att jag sätter upp det och lämnar över det dokumenterat, mejla mig med rubriken ”Fastnat: Påminnelser före bokning”. Skriv vilka verktyg du använder och var det tog stopp, så svarar jag med vad jag tror det tar. Jag sitter i Stockholm och jobbar med hela Sverige på distans. Vill du först se om flödet alls är värt att automatisera finns Automationskollen.

Automatiska påminnelser via sms och mejl före en bokning